«Завжди, в усі віки однозначність мови ділових паперів, строга її формалізованість розглядалась людьми як засіб обмеження свавілля влади. Створення зафіксованих на папері установлень і правил було також головною вимогою багатьох середньовічних повчань. Коли ж такі закони з'явились, від діловодів вимагалась абсолютна точність формулювань, досконале дотримання форми. Інакше документ втрачав би юридичну силу», — стверджував
О.В. Дунаєвський. «Стиль — особливість мови, яка проявляється у доборі та організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування», — пояснює «Словник-довідник лінгвістичних термінів» Д.Е.Розенталя.

Офіційно-діловий стиль — це такий різновид мови, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Широта сфери обслуговування, тематична різноманітність і неоднорідність ситуації вимагають різного мовного оформлення, що в свою чергу уможливлює виділення в межах стилю деяких різновидів — підстилів: законодавчого, дипломатичного, юридичного та адміністративно-канцелярського.

Функція ділового стилю полягає в тому, що дотримання відповідної форми для передачі змісту дає підстави вважати документ офіційно-діловим. Тому мові ділових паперів притаманна стилістична суворість та об'єктивність викладення. В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності, забарвленості, побутової лексики.

Оскільки юридичні документи зв'язані з правовою нормою, об'єктивність у стилі викладу підкреслюється їх стверджуючим характером. Як правило, юридичні документи укладаються для того, щоб викладена в них інформація була взята до відома чи відповідне рішення було обов'язково виконано. Офіційно-діловим стилем пишуться акти суду, прокуратури, міліції, адміністрації тощо. Такі документи повинні бути точними й лаконічними і це повинно бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів.

Офіційно-діловий стиль — стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками. Передусім необхідно зазначити, що він існує у двох формах: усній та писемній, які суттєво різняться між собою. Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;

не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;

наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);

монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;

наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;

спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Розглянемо особливості, які визначають діловий стиль:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше — усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше — це мовні одиниці, що складаються з двох слів : мати на увазі, згідно з оригіналом, відповідно до ситуації, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо.

Ускладнені — що мають більше двох слів: брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо.

Складні — мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідовність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого виступають у ролі представників певних організацій, закладів і виражають їхні інтереси — тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим прояви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

Висновки

Можна зробити такі висновки.

Офіційно-діловий стиль — це стиль, що задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових стосунків між державами, організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування. Він властивий офіційним документам (указам, законам) і діловим паперам (заявам, розпискам, дорученням), які й дали йому назву.

Цей стиль настановлює й інформує громадян і суспільство — у цьому й полягає його основна комунікативна функція. Власне, функція офіційно-ділового стилю виражається в тому, що він надає висловлюванню характер документа.

Функція ділового стилю полягає в тому, що дотримання відповідної форми для передачі змісту дає підстави вважати документ офіційно-діловим. Тому мові ділових паперів притаманна стилістична суворість та об'єктивність викладення. В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності, забарвленості,