Ділова українська мова

План

1. Призначення інструкцій і вимоги до їх структури та розробки.

Інструкція – це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) для встановлення правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, технічно-логічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомендації та ін.

Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об”єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.

Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом “загальні положення”, в якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок використання, наводяться відомості загального характеру. Текст інструкції має вказівний характер, для цього використовуються формулювання зі словами “повинен”, “слід”, “конче потрібно”, “необхідно”, “не допускається” і т. ін. Текст викладається від третьої особи або ж використовується безособова форма.

Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи.

Інструкція пишеться на бланку.

Реквізити :

Окрему групу становлять посадові інструкції працівникам.

Вони містять:

Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує. Затверджує посадову інструкціюкерівник підрозділу.

Зразок:

Інструкція

про порядок прийому,

використання приватизаційних сертифікатів

і виплати дивідентів акціонерам

Згідно з чинним законодавством та у зв”язку із введенням Кабінетом Міністрів України Декрету “Про систему приватизації державного майна” АТ “Аско” встановлює такий порядок використання приватизаційних сертифікатів і виплату дивідентів акціонерам:

Голова АТ “Аско” (підпис) І.Б. Хмара

2. Підготуйте лист-запрошення на наукову конференцію (відкриття виставки, презентацію книги).

Запрошення – це документ, який адресується особі і містить пропозиції взяти учас у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію.

Запрошення підписуєтьсяголовю колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

Зразок:

3. Підготуйте довідку, що підтверджує факт вашого навчання.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтврджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємтств.

Довідки можуть бути особисті і службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємтсва, на яких від руки заповнюютьтся тільки індивідуапльні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Довідка містить такі обов”язкові реквізити:

Зразок формуляра:

ДОВІДКА

Видана _________________________________________ в тому, що він (вона) є

Студентом ____________курсу _______________________________факультету Українського державного педагогічнорго університету імені М.П.Драгоманова.

Видано для __________________________________________________________

Декан факультету

Секретар

4. Зазначте порядок підписання, погодження та затвердження описів справ.

Для підписання, погодження та затвердження описів справ використовуються наступні облікові документи – акт і список.

Акт - це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій вчинків, пов”язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійнодіючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій.

Текст акта має дві частини:

Після слова “Підстава” вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова “Складено” перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обов”язково зазначаються їхні посади, ініціали й прізвища.

Список – це документ, який містить перелік осіб, предметів, об”єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити:

Список складається за алфавітним або хронологічним принципом.

Справи оформлені у список (у вигляді таблиці) або акт, передаються на підписання, погодження, затвердження до посадової особи вищої за званням.

Література