Розрахунки за трудові книжки та їх зберігання

При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дублікат) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством у наслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжко. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або впоноважений ним орган зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

Облік трудових книжок.

На підприємстві ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;

книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов’язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівникі розписуються в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заяву під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П – 11 (дод. 85).

Витяг з трудової книжки

Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформлення на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом (дод. 86) або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово “Копія” у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

ВИТЯГ ІЗ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Прізвище ПРЕКОТИПОЛЕ

Ім’я АНДРІЙ

По батькові ВАСИЛЬОВИЧ

Рік народження 1956

Освіта: початкова, середня, вища (підкреслити)

Професія ФІЛОЛОГ, ВИКЛАДАЧ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ТА ЛІТЕРАТУРИ

Дата заповнення трудової книжки 24 серпня 1980 року

Відомості про роботу

Література

А. Н. Діденко Сучасне діловодство: Навч. Посібник. – К.: Либідь, 1998 рік.