Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про-цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:*

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);*

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо); *

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);*

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо); *

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: *

накази; * положення; * протоколи; * розпорядження; * вказівки; * інструкції; * правила; * статути; * звіти; * ордери; * плани; * службові листи; * заяви тощо.

За видами документи поділяють на: *

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;*

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не-змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об-робленні економиться час;*

індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:*

прості, що містять інформацію з одного питання;*

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон-тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку-менти:*

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;*

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:*

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по-значкою «Терміново»;*

нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:*

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);*

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:*

звичайні,*

для службового користування (ДСК);*

таємні;*

конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:*

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: * чинні; * нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;*

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та-кі документи:*

оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;*

копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від-повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: * відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); * витяг (копія офіційного до-кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); * дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:*

документи постійного зберігання;*

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;*

документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи доку-ментації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.

1.2. Вимоги до бланків документів.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): * для службових листів; * загальний (для виготовлення наказів, прото-колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле-но два варіанти розташування реквізи-тів:*

кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх-ньому куті (додатки 1,3);*

поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх-ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:*

флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);*

центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4— 7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві-зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі-щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза-лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною мовою, а нижче — іно-земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право-руч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек-візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі-вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві-зитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку-менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе-ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем-пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38—90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж-нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому