Акт документальної перевірки повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок.

У разі відсутності первинних документів, що підтверджують факт порушення, до акта перевірки додаються пояснення посадових осіб або інших працівників платника (у межах їх компетенції), або фізичної особи, яка використовує працю найманих працівників, що перевіряється.

Титульний аркуш акта документальної перевірки друкується на бланку органу Пенсійного фонду України. Перший примірник акта в оригіналі залишається в органах Пенсійного фонду України, усі інші примірники - копії.

В акті документальної перевірки, інформативних додатках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

Усі вартісні показники відображаються у гривнях.

Склад і зміст акта документальної перевірки

Акт документальної перевірки повинен складатися з трьох частин:

І - вступна;

II - описова;

ІІІ – висновок

та інформативних додатків (у разі необхідності).

Вступна частина акта документальної перевірки (частина І) повинна містити такі дані:

дата підписання акта перевірки (число, місяць, рік підписання акта);

номер акта перевірки (порядковий номер книги реєстрації актів);

повна назва платника відповідно до установчих документів;

підстави для проведення документальної перевірки;

документальна перевірка (планова, позапланова чи зустрічна);

дата та номери посвідчень на документальну перевірку;

посади осіб, назва органу Пенсійного фонду України, прізвища, імена, по батькові осіб, які брали участь у проведенні перевірки;

період, за який проводиться перевірка;

термін проведення перевірки;

перелік нормативно-правових актів, відповідно до яких проведено перевірку;

довідкові дані, а саме: номер реєстрації та дата взяття на облік органом Пенсійного фонду України, спосіб оподаткування (загальний порядок чи спрощена система), місцезнаходження платника, код за ЄДРПОУ, номер поточного рахунку, назва банку, код банку, середньооблікова чисельність працівників, форма власності платника;

інформація про попередню документальну перевірку із зазначенням дати та номера акта перевірки, періоду перевірки (планова чи позапланова, установлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків);

в акті обов'язково зазначаються дані про наявність пільг (наявність або відсутність працюючих інвалідів);

інформація про документи і матеріали, які використані під час проведення перевірки.

Описова частина акта документальної перевірки (частина ІІ)

Результати документальної перевірки групуються за видами показників та в розрізі звітних періодів.

Перевірка даних проводиться помісячно. При перевірці даних щодо правильності нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та визначення зобов'язання платника за період до 01.01.2002 звіряються дані, зазначені у звіті за формою 4-ПФ, з даними бухгалтерського обліку, а після 01.01.2002 – дані Розрахунку зобов'язання зі сплати збору на обов'язкове державне пенсійне страхування з даними бухгалтерського обліку.

За кожним відображеним в акті фактом порушення необхідно:

висвітлити показники, які відображаються платником у Розрахунку зобов'язання зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, та фактичні показники, виявлені в ході перевірки на підставі первинних документів бухгалтерського обліку платника в розрізі періодів;

у разі виявлення розбіжностей чітко викласти зміст порушення з посиланням на нормативно-правові акти, що порушені платником, із зазначенням періоду, у якому дане порушення здійснено;

зазначити первинний документ, на підставі якого вчинено записи в бухгалтерському обліку (навести кореспонденцію рахунків операцій), та інші докази, що достовірно підтверджують наявність факту порушення;

зазначити перелік документів, що не були надані в ході здійснення перевірки;

у разі відмови платника (посадових осіб) надати перевіряючим письмові пояснення щодо причини ненадання документів, факт відмови відобразити в акті.

Не допускається відображення в акті перевірки необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень перевіряючими, які не мають підтверджених доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб платника.

Якщо документальною перевіркою не встановлено порушень за окремими показниками, в описовій частині акта робиться відповідний запис "Документальною перевіркою порушень показників Розрахунків зобов'язань зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування (указати яких) не виявлено".

В акті обов'язково зазначаються питання здійснення (або їх відсутність) операцій за додатковими ставками, зобов'язання платника (або їх відсутність) щодо відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених відповідно до пунктів “б”-“з” статті 13 Закону України “Про пенсійне забезпечення”, відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку підвищеного розміру пенсій особам льотних екіпажів повітряних суден цивільної авіації та фактичних витрат на виплату підвищеного розміру пенсій науковим працівникам державних небюджетних підприємств. Перевіряється правильність надання пільг (наявність довідок про інвалідність найманих працівників).

У частині ІІІ акта документальної перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства.

Виявлені порушення законодавства щодо сплати та цільового використання збору на обов’язкове державне пенсійне страхування відображаються у розрізі показників з розбивкою за роками в межах періоду, що перевіряється.

В акті не допускається визначення виду та розміру штрафних санкцій та адміністративних штрафів за встановлені порушення.

Відображається кількість складених примірників акта перевірки та відмітка про вручення одного примірника платнику (посадовим особам).

Інформативні додатки до акта документальної перевірки:

розрахунки донарахованих сум зобов’язань зі сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування у розрізі відповідних періодів;

пояснення платника (посадових осіб) щодо виявлених порушень, надані у ході перевірки;

інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень;

матеріали зустрічних перевірок (акти, довідки, пояснювальні записки, розрахунки та інші документи).

Усі додатки підписуються посадовими особами органу Пенсійного фонду України, які здійснили перевірку, та посадовими особами платника або фізичною особою, яка використовує працю найманих працівників.

Нормативна база

1. Закон №2181 Закон України від 21.12.2000 р. №2181-ІІІ "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами".

2. Закон №509 Закон України від 04.12.90 р. №509-ХІІ "Про державну податкову службу в Україні" (зі змінами та доповненнями).

3. Указ №817 Указ Президента України від 23.07.98 р.