Кадрова служба представляє собою самостійний підрозділ,який безпосередньо підпорядковуеться керівнику підприємства чи його заступнику по кадрах.

Управління персоналом і діяльність кадрових служб регламентують організаційні документи ,якими являються структура і штатна чисельність,штатний розклад,правила внутрішнього розпорядку,положення про кадрову службу,посадові інсрукції робітників,колективний договір.

У відповідності зі статутом підприємства розробляється його структура і визначається його штатна чисельність,які закріплюються в документі”Структура і штатна чисельність”.В цьому документі зафіксовані всі структурні підрозділи підприємства,а також посади ,які вводяться і кількість штатних одиниць по кожній з посад.

Посадовий і чисельний склад підприємства з визначенням фонду заробітної плати закріплюється у штатному розкладі.Він включає перелік посад,дані про кількість штатних одиниць,посадових окладів,надбавок і місячний фонд заробітної плати.Штатний розклад узгоджується з головним бухгалтером,затверджується керівником підприємства.

Організація роботи підприємства,внутрішньооб”єктний режим,взаємні обов”язки робітників і адміністрації,надання відпусток,відрядження робітників та інші питання викладаються у правилах внутрішнього розпорядку.Цей документ після узгодження з радою трудового колективу,візує юрист і затвердуе керівник підприємства.

На підприємствах,в структуру яких входять декілька підрозділів ,

розробляються положення про структурний підрозділ для кожного з них.У положенні визначається правовий статус,завдання,функції,права та обов”язки підрозділу.

Правове положення робітників підприємства регламентується посадовою інструкцією,яка встановлює функції,права,обов”язки і відповідальність посадових осіб.

Заключення колективного договору підприємствами передбачено діючим законодавством.Положення колективного договору направляються на захист соціально-економічних інтересів як робітників, так і власників підприємства.

Кадрова документація включае широке коло документів,які містять дані про робітників підприємства і діяльності самої кадрової служби.

К розпоряджувальним документам по особистому складу відносяться накази (розпорядження)керівника підприємства:

-про прийом,перевод та звільнення працівників;

-про заохочення;

-про зміни ,які стосуються особи робітника(зміна призвища,найменування посади,заміщення посади за штатним розкладщм та ін.)

У приказі про приймання на роботу вказуються умови прийому,якщо робітник приймається: на тимчасову роботу,по переводу,по сумісництву,з випробувальним терміном(його тривалість).Обов”язково вказується встановлений розмір оплати праці(оклад,тарифна ставка).

При переводі на іншу роботу чи посаду в наказі вказується попередня посада(робота),а також нова посада і підрозділ(місце роботи),причина переводу,умови оплати праці.

При звільнені вказується причина звільнення згідно статті КЗпП.

При наданні відпустки в наказі визначається вид відпустки,її тривалість,дата початку і закінчення.

Після тексту розпоряджувальної частини в наказі робиться помітка на письмову основу даної розпоряджувальної дії(заява,докладна чи пояснювальна записка) чи на статтю КЗпП,відповідну причині звільнення.

Проект наказу у випадках необхідності узгоджуеться з відповідними посадовими особами.Завізований проект наказу подається на підпис керівнику.

Всі накази та розпорядження після підпису рееструються у книзі регістрації наказів.

До основних документів по обліку кадрів належать:

-особова картка;

-особова справа(заводиться на керівників,спеціалістів і матеріально відповідальних осіб) .

Іншими обліковими документами являються штатно-посадова книга,алфавітна книга,книга обліку трудових книжок,книга обліку руху трудових книжок,графік відпусток,книга обліку відпусток.

На всіх робітників і службовців,прийнятих на роботу заводяться особові картки,які необхідні для аналізу складу і руху кадрів.

Особові картки заповнюються на основі опросу робітника та відповідних документів:паспорту,трудоваої книжки,документів про освіту,военого квитку.Заповнюється особова картка робітником відділу кадрів в одному екземплярі,від руки чи на друкарській машинці.Всі записи формулюються повністю,без скорочень.

Розділ 1 “Загальні дані”заносяться біографічні і облікові данв робітника:

-призвіще,ім”я,по-батькові;

-рік,місяць,число народження;

-місце народження;

-сімейний стан;

-домашня адреса;

-серія і номер паспорту,найменування організації,яка видала паспорт,і дата його видачи.

Розділ 2 особової картки “Дані про військовій облік”заповнюються на військовозобов”язаних і призивників.

Перший запис в розділі 3 проводиться при оформленні робітника на роботу у відповідності з наказом.В подальшому тут вказуються переводи на іншу роботу,зміна посади,кваліфікації,розмру посадового окладу.

В розділ 4 заносяться всі види відпусток-основного,додаткового,без збереження заробітної плати-з вказанням виду відпустки,за який період вона надається,дати початку і дати закінчення з поміткою на номер і дату наказу

про надання відпустки.

В розділі 5 “Додаткові дані”записуються дані ,які відсутні в інших облікових документах.

Особові картки на робітників апарату управління нумеруються відповідно номерам у штатно-посадовій книзі.

Після звільнення робітника його особова картка зберігається в кадровій службі 2 роки,потім передаєтьсядо архіву підприємства,де зберігається 73 роки.

Особові справи на підприємствах можуть відкриватись на всіх робтників підприємства ,але в основному їх заводять на керівників,спеціалістів,матеріально відповідальних осіб.

Склад документів ,які знаходяться в особій справі таковий:

-внутрішній опис документів;

-особовий листок по обліку кадрів;

-автобіографія;

-копії документів про освіту;

-заява про прийом на роботу чи трудовий контракт;

-копія наказу про прийом на роботу;

-доповнення до особового листка по обліку кадрів.

У внутрішньому описі вказуються порядкові номера документів справи,їх індекси,заголовки,дати.

Особовий листок по обліку кадрів містить в собі біографічні дані про робітника,його освіту,виконуювану роботу с початку трудової діяльності,сімейний стан та ін.

Особовий листок заповнюється від руки самим робітником при прийнятті на роботу.При заповненні особового листка робітник повинен давати повні відповіді,не допускаючи скорочень,виправлень,у відповідності з записами у паспорті,трудовій книжці,військовому білеті,документах про освіту.

Автобіографія складає короткий опис в хронологічній послідовності основних етапів життя і діяльності даної особи.Особливу увагу при складанні автобіографії треба приділити питанням,які не знайшли детального відображенгня в особовому листку по обліку кадрів.

При формуванні особової справи до неї поміщують завірені у встановленому порядку копії:

-документу про освіту;

-документу про затвердження в посаді;

-приказу про прийняття на роботу.

Робітники кадрових служб зобов”язані слідкувати за станом ведення особових справ і своєчасно вносити змінення в облікрві дані робітника,які відображуються в доповненні до особового листку по обліку кадрів.

2.3 Облік у відділі кадрів на підприємстві

”Кіровоградагропроект”

Кадрова служба на підприємстві “Кіровоградагропроект”представляє собою відокремлений відділ,який безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

Управління персоналом і сама діяльність кадрового відділу регламентується організаційними документами,якими являються:

-структура і штатна чисельність;

-штатний розклад;

-правила внутрішнього розпорядку;

-посадові інструкції робітників.

Структура і штатна чисельність визначається у відповідності із статутом підприємства.

Посадовий і чисельний склад підприємства з визначенням фонду заробітної плати закріплюються у штатному розкладі.До нього включаються кількість штатних одиниць по