Ґрунтуючись на преамбулі до Інструкції № 316, можна однозначно стверджувати, що вилученню підлягають тільки документи, пов'язані з фактом приховання чи заниження податків і зборів – установлений порядок застосовується при «вилученні в підприємств, установ і організацій документів, зв'язаних з нарахуванням і сплатою податків та інших обов'язкових платежів у бюджет, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподатковування, несплату податків й інших платежів».

Виходячи з цього спочатку податківцями повинний бути встановлений сам факт приховування (заниження) об'єктів оподатковування й інших платежів, а також конкретний перелік документів, що свідчать про такий факт. Варто мати на увазі, що таке правило може не поширюватися на дії податкової міліції. Справа в тім, що цей підрозділ податкових органів має більш широкі повноваження, оскільки на нього поширюється, зокрема пункт 24 статті 11 Закону «Про міліцію» від 20 грудня 1990 р. № 256-12, зі змінами і доповненнями, з якого випливає, що працівник податкової міліції вправі вимагати і при необхідності вилучити документи. Саме такий порядок вимоги і вилучення передбачений Кримінально-процесуальним кодексом України у відношенні злочинів, зазначених у ст. 80 (1), ст. 148 (2) Кримінального кодексу України. Такі факти можуть бути встановлені, як правило, при перевірці.

Варто звернути увагу на те, що вилученню підлягають тільки документи власне підприємства, ведення яких передбачене чинним законодавством. Інші документи, що не належать підприємству, відповідно до Інструкції № 316 не можуть підлягати вилученню. Не можуть вилучатися й особисті документи співробітників підприємства. Не підлягають вилученню документи, які містять відомості, що складають державну таємницю.

Таким чином, для вилучення документів, на нашу думку, необхідна наявність фактів заниження (приховування) об'єктів оподатковування і конкретного переліку документів, що вилучаються. У цьому випадку податківці мають повне право вилучати документи.

Інструкцією № 316 установлено, які документи можуть вилучатися:

Якщо під час перевірки установлений факт приховування (заниження) об'єктів оподатковування, несплати податків та інших платежів, то вилучення документів у підприємств проводиться на підставі письмово мотивованої постанови про здійснення вилучення документів органом державної податкової служби, що оформляється за установленою формою відповідно додатку 1 до Інструкції № 316.

Особливу увагу необхідно звернути на те, що вилучення документів може бути зроблено тільки при залишенні копій цих документів на підприємстві. Ця норма чітко встановлена як у пункті 1 Інструкції № 316, так і в пункті 6 статті 11 Закону № 509. Причому обов'язок по копіюванню документів покладено не на працівників підприємства, а на посадову особу податкової служби, що вилучає документи.

Цікавий той момент, що у випадках непридатності документів для подальшого перегляду чи у випадку недооформлення томів документів (непідшиті, непронумеровані, непідписані і т.п.) у присутності посадової особи органа державної податкової служби ці документи дооформлюются посадовими особами підприємства відповідно до вимог по оформленню документів і документообігу в бухгалтерському і податковому обліку. При цьому чинне законодавство не обмежує цю процедуру в часі.

У пункті 4 Інструкції № 316 прямо зазначено, що «вилучення документів здійснюється в присутності посадових осіб підприємства, у яких вилучають документи». Таким чином, при проведенні вилучення документів необхідна присутність саме таких посадових осіб підприємства. Найбільш істотна ця умова є для підприємств, де бухгалтерський облік ведеться декількома фахівцями: облік заробітної плати – одним, облік матеріалів – іншим і т.д., адже процедура передбачає їхню присутність. У таких випадках присутність керівників підприємства не обов'язкове, але бажане.

Вилучення документів супроводжується протоколом, у якому крім найменування органа державної податкової служби, прізвищ осіб, що є присутнім при вилученні, і особи , що вилучає документи і ін., указуються заяви і зауваження присутніх осіб, що є істотним аргументом у суперечці з податковими органами у випадку виникнення конфліктної ситуації.

Крім цього посадова особа органу державної податкової служби складає опис вилучених документів, де вказується назва вилученого документа, дата, номер, назва справи, з якої вилучений цей документ, кількість аркушів документа.

У деяких випадках посадові особи податкових органів можуть звертатися по допомогу до податкової міліції. Це передбачено пунктами 6 і 8 Інструкції № 316 – у випадку протидії вилученню документів, коли існує реальна погроза знищення, приховування документів (такі дії з боку суб'єкта підприємницької діяльності не зможуть дати ніякого позитивного результату, а скоріше тільки додадуть підприємству неприємностей).

А як бути в тому випадку, якщо на підприємстві окремі документи загублені і не можуть бути надані для вилучення?

У такому випадку посадові особи підприємства під час перевірки можуть заявити про пропажу (утрату, знищення і т.п.) документів. Далі за пропозицією посадової особи органа державної податкової служби, що здійснює вилучення документів, керівник підприємства письмовим наказом (чи усним розпорядженням) призначає комісію по розслідуванню причин втрати чи знищення документів. Проведену комісією роботу оформляють актом, що затверджується керівником підприємства.

Копія акта повинна бути пред'явлена посадовій особі органа державної податкової служби, що здійснює вилучення документів. У разі потреби для участі в роботі комісії посадова особа органа державної податкової служби, що здійснює вилучення документів, може запросити представників правоохоронних