Для реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції встановлено реєстраційні індекси:

“1” – кримінальні справи, перша інстанція;

“1-н” – справи неповнолітніх, щодо яких застосовуються примусові заходи виховного характеру;

“11” – кримінальні справи, касаційна інстанція;

“2” – цивільні справи, перша інстанція;

“22” – справи про адміністративні правопорушення, а також кримінальні справи, закриті провадженням у стадії попереднього слідства чи дізнання на підставі ст. 51 КК України та ст. 7-2 КПК України, що надійшли до суду для застосування заходів адміністративного стягнення;

“4-к” – президія, скарги порядком нагляду у кримінальних справах;

“44-к” – президія, кримінальні справи порядком нагляду;

“4-ц” – президія, скарги порядком нагляду у цивільних справах;

“44-ц” – президія, цивільні справи порядком нагляду;

“5” - справи про умовно-дострокове звільнення від покарання; заміна покарання більш м’яким; скорочення або зняття іспитового строку; скасування відстрочки виконання вироку або звільнення від покарання після закінчення відстрочки; звільнення від покарання в зв’язку із хворобою; зняття судимості; зміна умов утримання осіб, засуджених до позбавлення волі; заміна виправних робіт штрафом, громадською доганою, позбавленням волі; включення часу відбування виправних робіт і часу роботи в колоніях-поселеннях у трудовий стаж; направлення в ЛТП алкоголіків і наркоманів; встановлення адміністративного нагляду та інші справи;

“6” – судові виконавці;

“7” – бухгалтерія;

“8” – листування за заявами, пропозиціями, скаргами на роботу суду.

Номер судової справи та інших матеріалів складається з індексу, порядкового номера із зазначенням року згідно з номером обліково-статистичної картки або реєстраційного журналу. Наприклад, 1-20-1995 р. (кримінальна справа, перша інстанція), 22-25-1995 р. (справа про адміністративне правопорушення). Цей номер зазначається на обгортці справи або матеріалу і в алфавітному покажчику. За цим номером ведеться і все листування по справі.

Кримінальні справи публічного і приватного обвинувачення та цивільні справи підшиваються в обкладинку (форма №12).

Для кримінальних справ, що надійшли з органів попереднього слідства, може бути використана та обкладинка, в якій справа надійшла. При цьому на обкладинці необхідно зазначити реквізити (штамп та найменування суду, порядковий номер справи, коли розпочато провадження в даному суді тощо).

Якщо кримінальну справу, що надійшла з органу попереднього слідства, підшито в нову обкладинку, тоді повинна бути збережена і стара обкладинка, в якій справа надійшла. На новій обкладинці також заповнюються всі реквізити. На обкладинках справ, по яких обвинувачені знаходяться під вартою, ставиться штамп “під вартою”.

На внутрішньому боці обкладинки кримінальної і цивільної справи міститься довідковий лист (форма №12), де зазначаються всі дії по справі (надіслання повісток, копії обвинувального висновку, позовної заяви, вироку, рішення, по виконанню судового вироку, рішення тощо).

По кримінальних справах, що розглядаються касаційною і наглядною інстанціями, обкладинки не замінюються.

Інші справи та матеріали підшиваються в обкладинки відповідної форми (форма №13).

Дата надходження справи, що зазначається на обкладинці, в обліково-статистичній картці або реєстраційному журналі повинна відповідати даті фактичного надходження справи до суду.

По справах і позовних заявах, що надійшли до суду поштою, ця дата зазначається відповідно до штампу, який проставлено канцелярією в день прийому заяви; по справах і позовних заявах, прийнятих суддею на прийомі, дата надходження справи зазначається відповідно до резолюції, вчиненої суддею під час прийому.

Кримінальні, цивільні та інші справи, що надійшли з вищої судової інстанції після скасування вироку, рішення або ухвали, а також справи, що надійшли після додаткового рослідування, реєструються як такі, що надійшли вперше, і їм дається новий номер.

До алфавітного покажчика зазначені справи заносяться вдруге, а до попереднього запису додається новий номер.

Відповідно до ст. 139 ЦПК України, коли позовну заяву подано без додержання вимог, викладених у ст. 137 і 138 ЦПК України, суддя постановляє ухвалу про залишення заяви без руху і надає заявникові строк для виправлення недоліків.

Протягом встановленого суддею строку матеріали зберігаються в наряді № 1.12. Коли заявник у призначений строк виконає вказівки судді, заява вважається поданою в день її першого подання, якщо у визначений строк заявник не виконає цих вказівок, заява вважається неподаною і повертається заявникові, про що суддя постановляє мотивовану ухвалу.

Зазначена ухвала судді підшивається в наряд, а копія надсилається заявникові, відповідний запис робиться в обліково-статистичній картці.

Матеріали про роз’яснення рішень, з інших питань, пов’язаних з виконанням вироків і рішень по скаргах на дії судових виконавців, про видачу дублікатів виконавчих листів окремо не реєструються, а приєднуються до відповідних судових справ чи виконавчих проваджень.

Матеріали про розшук боржників (в стадії виконання рішень) зберігаються в наряді № 1.15. В наряді необхідно вести список матеріалів із зазначенням прізвища особи, яка розшукується, дати винесення ухвали та дати надіслання її на виконання.

Скарги потерпілих (ст. 27 КПК України), за якими відмовлено в порушенні кримінальної справи, а також позовні заяви, в прийнятті яких відмовлено (ст. 136 ЦПК України) відповідно реєструються.

Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи і копія ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви надсилаються заявникам з належними їм матеріалами і документами. Оригінал постанови, ухвали зберігається в наряді № 1.12.

При відмові в прийнятті позовної заяви суддя розписується на марках або квитанції про сплачене мито і виносить ухвалу про повернення заявникові мита (ст. 69 ЦПК України). Копія ухвали видається заявникові, а також надсилається фінансовому органу, оригінал зберігається в наряді № 1.12.

Заяви і матеріали, які вирішено передати на розгляд товариських судів або громадськості, реєструються в спеціальному журналі.

Для реєстрації документів може використовуватися обчислювальна техніка. Запис здійснюється з обліково-статистичних карток, побудованих на базі обов’язкових реквізитів реєстрації.

При автоматизованій реєстрації