Коли підсудний тримається під вартою, разом з документами начальникові місця попереднього ув’язнення надсилається розпорядження про доставку підсудного в суд (форма № 15).

У випадку оголошення перерви секретар судового засідання готує лист на адресу адміністрації місця попереднього ув’язнення про дальше утримання підсудного під вартою та одночасно повідомляє про доставку на визначену дату суду (форма № 19).

Коли при вирішенні питання про віддання до суду по справах публічного та приватного обвинувачення змінено обвинувальний висновок, кваліфікацію злочину або список осіб, які мають бути викликані до суду, підсудному вручається і копія ухвали суду чи постанови судді.

Підсудному, який не володіє українською мовою, зазначені документи вручаються перекладеними на його рідну мову або мову, якою він володіє. Якщо підсудний неповнолітній, копія обвинувального висновку вручається йому і його законному представникові.

Копія обвинувального висновку та інші зазначені документи вручаються підсудному під розписку в строки, передбачені ст. 254 КПК України. Всі зазначені документи мають бути вручені підсудному не пізніше ніж за три доби до розгляду справи.

У цивільних справах відповідачеві разом з повісткою надсилається копія позовної заяви, за необхідності і копії документів, доданих до неї позивачем.

Особи, які беруть участь у розгляді справи, сповіщаються про дії суду відповідно до вимог ст. 90, 91, 93, 94 ЦПК України.

Судові повістки (форма № 14) повинні бути виписані секретарем судового засідання та вручені сторонам не пізніше ніж за п’ять діб до судового засідання (ст. 91 ЦПК України).

Про виклик до суду громадян України або іноземних громадян, що проживають за кордоном, надсилаються спеціальні повідомлення, звичайною повісткою користуватися не слід (форми № 17, 18).

Всі документи, що направляються, повинні бути віддруковані, акуратно оформлені з проставленням печатки, текст викладено чітко і зрозуміло. Судами ці документи направляються в управління юстиції.

Напередодні розгляду справи секретар судового засідання складає список справ (форма № 36), призначених до розгляду на день судового засідання та заносить ці справи до журналу судових засідань (форма № 37). В день судового засідання список справ вивішується на спеціально відведеному місці.

Секретар судового засідання завчасно перевіряє відомості про вручення повісток, копій обвинувальних висновків та інших матеріалів і за відсутності даних про їх вручення негайно доповідає судді для вжиття відповідних заходів.

Перед початком розгляду справи секретар судового засідання повинен перевірити, чи всі особи, яких викликано, з’явились в судове засідання, хто з них не з’явився і з яких причин, чи доставлені підсудні, які перебувають під вартою. Про все це секретар судового засідання доповідає судді.

По справах, що розглядаються касаційною інстанцією, учасникам процесу, заінтересованим особам судом першої інстанції, який вирішив справу, надсилається повідомлення про час і місце розгляду справи.

Якщо слухання справи в день, визначений судом першої інстанції, не відбулося і перенесено на інший день, повістки надсилаються касаційною інстанцією не пізніше наступного дня після винесення ухвали про відкладення справи.

Секретар колегії також перевіряє, чи повідомлені заінтересовані особи судом першої інстанції про час і місце розгляду справи касаційною інстанцією, чи надіслано їм копії касаційної скарги, подання (форми № 29, 30).

У разі розгляду справ за протестами судом наглядної інстанції, секретар цієї інстанції надсилає копії протесту особам, які беруть участь у справі, а за необхідності повідомляє зазначених осіб про час і місце розгляду справи (форма № 30).