Відділ реєстрації актів громадського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції проводять реєстрацію народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, зміни прізвища, імені, по батькові, приймають і розглядають заяви громадян про внесення змін, доповнень, поновлення, а також анулювання записів актів громадського стану та у встановленому порядку зберігають актові книги. Основними завданнями цих відділів є:

засвідчення від імені держави юридичних фактів одруження;

реалізації державної політики щодо розвитку та зміцнення сім’ї;

пропаганда здорового способу життя;

культурно-освітня робота серед молоді та молодого подружжя;

встановлення міжнародних контактів та співробітництво з аналогічними службами за кордоном;

забезпечення повної, своєчасної і правильної реєстрації актів громадянського стану;

внесення до актових записів необхідних змін, доповнень та виправлень;

поновлення втрачених та анулювання повторно складених актових записів;

видача громадянам свідоцтв про реєстрацію;

збереження архівного фонду.

До працівників відділів реєстрації актів громадського стану пред'являються відповідні вимоги. Керівником і фахівцем відділу реєстрації актів громадського стану може бути призначений громадянин України, що має вище юридичне утворення і рекомендований кваліфікаційною комісією для роботи в органах реєстрації актів громадського стану. Відповідно до Положення про кваліфікаційну комісію органів реєстрації актів громадського стану такі комісії створюються і діють при Головному управлінні юстиції в АРК, управліннях юстиції обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій.

Реєстрація актів громадського стану і ведення діловодства в органах реєстрації актів громадського стану здійснюються в порядку, визначеному Мін'юстом України.

Відділ очолює начальник, що його призначає відповідне управління юстиції, а в деяких випадках безпосередньо Мін’юст (наприклад, стосовно начальника Центрального відділу реєстрації шлюбів міста Києва).

Крім зазначених органів, у систему юстиції України входять також державні підприємства „Укрспец’юст” та „Інформаційний центр”, установи та організації, що належать до сфери управління Мін’юсту (наприклад, науково-дослідні інститути, центр правової реформи і законопроектних робіт, координаційна рада з проблем судової експертизи, центральна експертно-кваліфікаційна комісія).

Організація нотаріальної служби

Нотаріат в Україні - це система органів і посадових осіб, на які покладені обов'язки засвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, і здійснювати інші нотаріальні дії з метою надання їм юридичної вірогідності. Закон України „Про нотаріат”, ст.1

Головними задачами нотаріальної служби є: охорона прав і законних інтересів громадян, юридичних осіб і держави, їхньої власності шляхом здійснення визначених нотаріальних дій; профілактика правопорушень; зміцнення законності.

Правове регулювання нотаріату в Україні, видів і порядку вчинення нотаріальних дій здійснюється Законом України "Про нотаріат" від 2 вересня 1993р. Відповідно до цього Закону здійснення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, що працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) чи займаються приватною нотаріальною практикою (частки нотаріуси).

Закон надав державному і приватному нотаріусам право завіряти угоди; видавати свідчення про право власності на частину в загальному майні; видавати свідчення про придбання житлових будинків на публічних торгах; видавати дублікати документів, що зберігаються в справах нотаріальної контори; засвідчувати правильність перекладу документів з однієї мови на іншій; завіряти факт, що громадянин є живим; завіряти факт перебування громадянина у визначеному місці і робити інші нотаріальні дії.

Державні нотаріуси мають більші повноваження, ніж приватні. Виключно державними нотаріусами здійснюється:

1) накладання і зняття заборони відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна;

2) видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного із подружжя;

3) видачі свідоцтва про право на спадщину;

4) вжиття заходів до охорони спадкового майна;

5) посвідчення договорів довічного утримання;

6) засвідчення справжності підпису на документах, призначених для дії за кордоном, та посвідчення доручень для цієї мети, а також засвідчення справжності підпису батьків або опікуна (піклувальника) на згоді про усиновлення дитини.

Крім того, державні нотаріуси надають населенню додаткові послуги правового характеру, що не зв'язані з чиненими нотаріальними діями, а також послуги технічного характеру. Порядок здійснення цих послуг урегульований відповідним Положенням, затвердженим наказом Мін'юсту України від 4 січня 1998 р.

У населених пунктах, де немає державного чи частки нотаріуса, визначені нотаріальні дії здійснюють посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних і міських рад. Вичерпний перелік нотаріальних дій, що відбуваються цими посадовими особами, закріплений Інструкцією про порядок здійснення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад, затвердженої наказом Мін'юсту України від 25 серпня 1994 р.

За кордоном виконання нотаріальних дій покладено на консульські установи України. Їхнього повноваження по здійсненню нотаріальних дій закріплені в Законі України "Про нотаріат".

Управління державними нотаріальними конторами полягає у визначенні мережі і дислокації нотаріальних контор, організації їхньої роботи і здійсненні заходів щодо її удосконалювання, підбору і розміщенню працівників державних нотаріальних контор, підвищенню їхньої кваліфікації. Відкриває і ліквідує державні нотаріальні контори Мін'юст України, а затверджують їхні штати відповідні керування юстиції. Органи юстиції також роблять визначений організуючий вплив на діяльність приватних нотаріусів - видають і анулюють реєстраційні посвідчення, сприяють виділенню їм приміщень, наданню пільг по стягненню орендної плати.

Мін'юст України розробляє і видає правові акти, рекомендації і роз'яснення з питань організаційного і методичного забезпечення діяльності нотаріусів. Так, Мін'юстом України затверджені обов'язкові для всіх нотаріусів Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція про порядок здійснення нотаріальних дій нотаріусами України і ряд інших відомчих актів, що регулюють їхню діяльність.

Органи юстиції