Оформлення проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців у суді, рішення про проведення конкурсу приймається головою суду за наявності вакантної посади державного службовця апарату суду. Дані про вакансії посад державних службовців підлягають публікації та поширенню через засоби масової інформації не пізніш як за один місяць до проведення конкурсу.

На виконання наказу Головного управління державної служби України від 10 травня 2002 року №30/84 “Про затвердження Загального порядку проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців” наказом повинен бути затверджений порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців апарату відповідного суду та перелік питань на перевірку знань законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень працівників апарату суду.

Оформлення обчислення стажу державної служби: на кожного державного службовця апарату суду працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства, готується розрахунок стажу державної служби, який підписується керівником апарату суду, працівником, відповідальним за ведення кадрового діловодства, та скріплюється печаткою канцелярії суду.

Під час обчислення стажу державної служби слід керуватись постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.94 №213 “Про порядок обчислення стажу державної служби” зі змінами та доповненнями, роз’ясненнями Головного управління державної служби України та Державної судової адміністрації України.

Оформлення службових відряджень в місцевих та апеляційних судах оформлюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 №59.

Порядок підготовки та видачі довідок: довідки з місця роботи видаються працівникам апарату суду та суддями за підписом голови суду, який скріплюється гербовою печаткою суду.

Складання графіка надання відпусток: з метою визначення черговості подання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату місцевих та апеляційних судів складаються графіки надання відпусток. Проекти графіків надання відпусток готуються працівником апарату суду, відповідальним за ведення кадрового діловодства, підписуються керівником апарату суду та затверджуються головою суду з урахуванням вимог статті 79 КЗпП України.

Оформлення клопотання про продовження терміну перебування на державній службі: вимоги до оформлення державними органами, в яких працюють державні службовці, подання Начальнику Головного управління державної служби України для розгляду та прийняття відповідного рішення встановлені Порядком погодження продовження терміну перебування на державній службі, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 грудня 2003 року №2020.

Присвоєння рангів державних службовців: ранги державним службовцям апарату суду присвоюються відповідно до Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.96 №658.

Підготовка проектів наказів: усі накази кадрового характеру видаються головою відповідного суду.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 №41, номенклатурні справи наказів формуються за термінами зберігання та напрямками діяльності. Усі накази суду реєструються у відповідних журналах залежно від тематики наказів та строків зберігання.

З вище сказаного можна зробити висновок про те, що відділ кадрів є основним відділом роботи в Державній судовій адміністрації, на якій покладено багато обов’язків.

Не менш важливим є інструкція з діловодства в місцевому загальному суді.

Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді була затверджена Наказом Державної судової адміністрації України 27 червня 2006р. Інструкція має важливе значення – вона встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міськрайонних судах, військових судах гарнізонів, а також регламентує в судах порядок роботи з документами.

У порівнянні з Тимчасовою інструкцією ведення діловодства нова, затверджена інструкція більш ефективно визначає порядок документообігу в судах та розподіл посадових обов’язків працівників апарату суду.

Також положення Інструкції поширюються і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної комп’ютерної та електронної техніки.

При проходженні практики приділяла увагу вивченню та ознайомленню порядку розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду професійного судді, переведення судді до іншого суду, звільнення з посади судді.

Перше призначення на посаду професійного судді, строком на п’ять років здійснюється Президентом України на підставі рекомендації відповідної класифікаційної комісії суддів за поданням Вищої ради юстиції і відповідно до частини першої статті 61 Закону України “Про судоустрій України”, частини першої статті 29 Закону України “Про Вищу раду юстиції” та пункту 14 Положення про порядок розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення на посаду професійного судді вперше, затвердженого Указом Президента України від 30.06.04 №697.

Суддям спеціалізованих судів, крім осіб, зазначених у частині третій статті 127 Конституції України, частині другій статті 59 Закону України “Про судоустрій України”, можуть бути також особи, які мають фахову підготовку з питань юрисдикції цих судів. У цьому разі на посаду судді спеціалізованого суду може бути рекомендований відповідною кваліфікаційною комісією суддів громадян України, не молодший тридцяти років, який проживає в Україні не менше десять років, володіє державною мовою, має вищу освіту в галузі знань, що охоплюється межами юрисдикції відповідного спеціалізованого суду, та стаж роботи за спеціальністю не менше п’яти років. Ці судді здійснюють правосуддя лише у складі колегій суддів.

Не можуть бути рекомендовані на посаду професійного судді громадяни:

визнані судом обмежено дієздатними або недієздатними;

які мають хронічні психічні чи інші захворювання, що перешкоджають виконанню обов’язків судді;

щодо яких проводиться дізнання, досудове слідство чи судовий розгляд кримінальної справи або які мають не зняту чи непогашену судимість.

Підготовка матеріалів щодо призначення на посаду