На архіваріуса покладається:

а) ведення архіву;

б) видача копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві;

в) складання графіка передачі справ до архіву канцелярією суду, судовими колегіями;

г) облік і зберігання архівних справ;

д) виконання іншої роботи за дорученням голови суду, завідувача канцелярією.

1.2 Приймання, розгляд і реєстрації кореспонденції

Приймання всіх судових справ і кореспонденції, що надійшли до суду, відправка справ та інших документів на призначенням покладається на експедицію суду або діловода.

Працівник експедиції або діловод розкриває пакети, перевіряє наявність усіх документів, зазначених в опису, і ставить на першій сторінці обгортки справи, листа чи іншого документа штамп, в якому зазначається дата надходження матеріалу до суду та умовне по-значення (індекс) підрозділу, до якою має бути передана справа.

Кореспонденція на ім'я працівників суду з відміткою "Особисто" не розкривається і передасться адресату.

Якщо буде встановлено, що якоюсь документа або додатка до нього не вистачає, про це негайно доповідається завідувачу канцелярією; про відсутність документа або додатка складається акт, один примірник якою надсилається відправнику, другий приєднується до справи або матеріалу.

Конверти, в яких надійшли позовні заяви, касаційні та окремі скарги, подання і протести, інші документи по судових справах, обов'язково приєднуються до листування.

Справи та інша кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою.

Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до суду:

а) судові повістки, що повернулися до суду через відсутність адресата;

б) розписки про одержання судових повісток, копій обвинувальних висновків, копій позовних заяв тощо;

в) особиста кореспонденція, яка передається адресатові. Завідувач канцелярією переглядає всю кореспонденцію в день її надходження та передає голові суду, суддям, іншим працівникам.

Кримінальні справи, що надійшли від органів слідства, кримінальні і цивільні справи, повернуті з скасованими або зміненими вироками і рішеннями, скарги особливого контролю і скарги на дії працівників суду передаються голові суду.

Справи про адміністративні правопорушення, розглядаються суддями після їх реєстрації в канцелярії суду.

Позовні заяви і матеріали, що прийняли судді безпосередньо від громадян, у той же день мають бути передані до канцелярії суду для реєстрації і оформлення.

Все листування, що стосується окремих судових справ та матеріалів, зареєстрованих у відповідних картках і журналах, ведеться за номером справи, матеріалу або наряду.

Інше листування ведеться за тим номером, який має матеріал по журналу реєстрації вхідної кореспонденції.

Лист та інші матеріали, що надсилаються за ініціативою суду і не мають номера по справі, відправляються за помором наряду, в якому повинен бути зафіксований цей матеріал.

Судові справи та інше листування, що надсилаються з розсильним, записуються в розносну книгу і здаються за призна-ченням під розписку в цій книзі.

Судові справи надсилаються за призначенням рекомен-дованими бандеролями, а позовні матеріали і виконавчі документи рекомендованими листами.

На рекомендовані бандеролі і листи складається окремо опис на бандеролі та опис на листи. Опис підшивається в наряд.

Описи документів, що надсилаються простою поштою, підшиваються в хронологічному порядку в той же наряд.

Реєстрація і облік справ та матеріалів, що надійшли до суду

Справи щодо неповнолітніх, у тому числі закриті про-вадженням, до яких застосовуються примусові заходи виховного характеру, реєструються в обліково-статистичних картках та алфавітному покажчику тощо.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках окремо за формами реєстрації.

В обліково-статистичних картках, відповідно до руху справи, повинні заповнюватись всі реквізит, передбачені формами.

Після закінчення календарного року обліково-статистичні картки на справи, що не розглянуті по суті, вилучаються і переставляються в картотеку наступного року із зазначенням на них нового порядкового номера, наприклад:

Номер судової справи та інших матеріалів складається з індексу, порядкового номера із зазначенням року згідно з номером обліково-статистичної картки або реєстраційного журналу.

Цей номер зазначається на обгортці справи або матеріалу і в алфавітному покажчику. За цим номером ведеться і все листування по справі.

Для кримінальних справ, що надійшли з органів слідства, може бути використана та обкладинка, в якій справа надійшла. При цьому на обкладинці потрібно заповнити необхідні реквізити (штамп та найменування суду, порядковий номер справи, коли розпочато провадження в даному суді тощо).

Якщо кримінальну справу, що надійшла з органу попереднього слідства, підшито в нову обкладинку, тоді повинна бути збережена І стара обкладинка, в якій справа надійшла. На новій обкладинці також заповнюються всі реквізити. На обкладинках справ, по яких обвинувачені знаходиться під вартою, ставиться штамп "під вартою".

На внутрішньому боці обкладинки кримінальної і цивільної справи міститься довідковий лист, де зазначаються всі дії по справі (надіслання повісток, копії обвинувального висновку, позовної заяви, вироку, рішення, по виконанню судового вироку, рішення тощо).

Кримінальні, цивільні та інші справи, що надійшли з вищої судової інстанції після скасування вироку, рішення або ухвали, а також справи, що надійшли після додаткового розслідування, реєструються як такі, що надійшли вперше, і їм дається новий номер.

До алфавітного покажчика зазначені справи заносяться вдруге, а до попереднього запису додається новий номер.

Відповідно до ст. 139 ЦПК України, коли позовну заяву подано без додержання вимог, викладених у ст. 137 і 138 ЦПК України, суддя постановляє ухвалу про залишення заяви без руху і надає заявникові строк для виправлення недоліків.

Протягом встановленого суддею строку матеріали зберігаються в наряді. Коли заявник у призначений строк виконає вказівки судді, заява вважається поданою в день її першого подання, якщо у визначений строк заявник не виконає цих вказівок, заява вважається неподаною і повертається заявникові, про що суддя постановляє мотивовану