Зазначена ухвала судді підшивається в наряд, а копія надсилається заявникові, відповідний запис робиться в обліково-статистичній картці.

Скарги потерпілих, за якими відмовлено в порушенні кримінальної справи, а також позовні заяви, в прийнятті яких відмовлено відповідно реєструються.

Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи і копія ухвали про відмову в прийнятті позовної заяви надсилаються заявникам з належними їм матеріалами і документами.

При відмові в прийнятті позовної заяви суддя розписується на марках або квитанції про сплачене мито і виносить ухвалу про повернення заявникові мита. Копія ухвали видається заявникові, а також надсилається фінансовому органу, Для реєстрації документів може використовуватися обчислювальна техніка. Запис здійснюється з обліково-статистичних карток, побудованих на базі обов'язкових реквізитів реєстрації.

1.3 Прийом відвідувачів. Реєстрація і облік пропозицій, заяв і скарг на роботу суду

Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні суду на видному місці.

Видача довідок і документів канцелярією суду повинна проводи-тись протягом усього робочого дня.

В суді має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян зі справами та для складання заяв, скарг тощо.

Всі пропозиції, заяви і скарги (крім тих, що підлягають розгляду в порядку, встановленому кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним законодавством) реєструються в обліково-статистичних картках. На кожну заяву і скаргу заводиться окреме провадження, де зазначається номер відповідно до обліково-статистичної картки. У цьому провадженні містяться всі матеріали перевірки за скаргою або заявою, копія відповіді заявникові. У разі надходження повторної скарги, вона приєднується до провадження зі попередньою скаргою, а в обліково-статистичній картці зазначається, за яким номером об'єднано провадження.

Контроль за вирішенням пропозицій, заяв, скарг здійснюється шляхом завчасного перегляду картотеки або спеціально обладнаних стендів завідувачем канцелярією.

Після реєстрації пропозиції, заяви і скарги в той же день передаються на розгляд голови суду, який встановлює строк їх вирішення і дає конкретні вказівки виконавцям.

Відповідно до резолюції голови суду, завідувач канцелярією передає заяву або скаргу виконавцеві під розписку в обліково-статистичній картці не пізніше ніж на другий день. Завідувач канцелярією систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує при необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, по яких закінчується встановлений строк.

Пропозиції, заяви і скарга після їх вирішення знімаються з контролю тільки за резолюцією голови суду. Про наслідки вирішення скарги, заяви зазначається в обліково-статистичній картці. Закінчені провадження зберігаються в канцелярії суду до закінчення року, після чого здаються до архіву.

1.4 Підготовка справ до судового розгляду

Справи до розгляду призначаються в межах установлених законом строків, відповідно до графіка проведення судових засідань графіка днів, визначених для доставки осіб, що перебувають під вартою при цьому вказується не тільки дата, а й година розгляду справи.

По справах, які призначено до розгляду в судовому засіданні по першій інстанції, секретар судового засідання забезпечує виготовлення і надіслання повісток про виклик в судове засідання підсудних, потерпілих, позивачів, відповідачів, третіх осіб, свідків, експертів, перекладачів, сповіщає про день і годину розгляду справи прокурора, адвоката.

Допитані і недопитані свідки повинні перебувати в різних примі-щеннях, або хоча б і в одному, але щоб вони не могли спілкуватися.

У необхідних випадках зазначені особи можуть бути викликані в судове засідання телефонограмою або телеграмою.

Якщо підсудний призовник, тоді районний військовий комісаріат за місцем проживання призовника сповіщається про розгляд кримі-нальної справи.

У випадках відмови в порушенні кримінальної справи або закриття провадженням справи про адміністративне правопорушення після закінчення строку на оскарження разом з документами надсилається до товариського-суду.

Про надіслання матеріалів секретар суду зазначає в обліково-статистичній картці (журналі).

По справах про умовно-дострокове звільнення від покарання, заміну покарання більш м'яким, тощо, органу, що відає виконанням покарання, та органу, який порушив клопотання, надсилаються повідомлення про час і місце розгляду справи. Повістки про виклик підсудних та інших осіб по всіх судових справах складаються за відповідною формою.

Повістки повинні бути виготовлені і надіслані не пізніше ніж на другий день після призначення справи до розгляду незалежно від того, на який строк вона призначена. Як виняток, повістку можна видати на руки стороні або її представникові за їх згодою для вручення відповідним особам.

У тих випадках, коли надіслану повістку не вручено адресату і вона повернулась до суду, секретар судового засідання негайно повинен з'ясувати причини невручення, доповісти про це судді та за його вказівкою вжити заходів до вручення повістки. Другий примірник повістки (розписка) підшивається до справи.

Підсудному, який не перебуває під вартою, копія обви-нувального висновку разом з повідомленням про виклик його в судове засідання вручається через розсильного або рекомендованим відправ-ленням із зворотною розпискою про їх одержання.

Копія обвинувального висновку підсудному, який перебуває під вартою, разом з повідомленням надсилається адміністрації місця по-переднього ув'язнення для вручення йому під розписку, що повинна бути повернута до суду. Коли підсудний тримається під вартою, разом з документами начальникові місця попереднього ув'язнення надсилається розпоряд-ження про доставку підсудного в суд.

У випадку оголошення перерви секретар судового засідання готує лист на адресу адміністрації місця попереднього ув'язнення про дальше утримання підсудного під вартою та одночасно повідомляє про доставку його на визначену дату суду.

Коли при вирішенні питання про віддання до суду по справах публічного та приватного обвинувачення змінено обвинувальний ви-сновок, кваліфікацію злочину або список осіб, які мають бути викли-кані до суду, підсудному вручається і копія ухвали суду чи постанови судді.

Підсудному, який не володіє українською мовою, зазначені доку-менти вручаються перекладеними на його рідну мову або мову, якою він