Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. У певних випадках дотримання письмової форми є обов’язковим: при організованому наборі працівників; при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами й умовами підвищеного ризику для здоров’я; при укладенні контракту; у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; при укладенні трудового договору з неповнолітніми, при укладенні трудового договору з фізичною особою і в інших випадках, передбачених законодавством.
У письмовій формі також укладається трудовий договір з працівниками, діяльність яких пов’язана з державною таємницею (постанова Кабінету Міністрів України від 16 листопада 1994 р. №779 «Про встановлення письмової форми трудових договорів з працівниками, діяльність яких пов’язана з державною таємницею» // ЗП України. - 1995. - №2. - Ст. 30;

Типова форма трудового договору з працівником, діяльність якого пов’язана з державною таємницею, затверджена наказом Держкомсекретів України від 8 грудня 1994 р. №44 // Бюлетень нормативних актів міністерств і відомств України. - 1995. - №3-4; «Про участь в оплачуваних громадських роботах» (Додаток 4 до Положення про порядок організації і проведення оплачуваних громадських робіт, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1998 р. №578) // Людина і праця: Інформаційний бюлетень Міністерства праці та соціальної політики України. - 1998. - №7. - С. 15); з працівниками релігійних організацій (ст. 25 Закону «Про свободу совісті і релігійні організації» // Відомості Верховної Ради України. - 1991. - №25. - Ст. 283).

Трудовий договір, що містить зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці, також укладається в письмовій формі. Потрібно відмітити, що письмова форма трудового договору в сучасних умовах економічної нестабільності є найбільш оптимальною. Особливо її значення збільшується зі зростанням договірного регулювання праці, з розширенням прав підприємств як в регулюванні власне трудових відносин, так і відносин щодо додаткового соціального забезпечення працівників. Корисним у цьому питанні є зарубіжний досвід. Так, наприклад, за законодавством Великобританії роботодавець зобов’язаний не пізніше 13 тижнів від початку роботи надати працівникові письмовий текст трудового договору з вказівкою його сторін, дати початку договору, основних його умов (Киселев Й.Я. Цит. раб. - С. 80).

Переглянута Європейська соціальна хартія вимагає від роботодавця протягом 2 місяців надати працівникові основні умови трудового договору в письмовій формі. Доцільно подібну норму встановити й у КЗпП України.
Письмова форма передбачає детальний виклад обов’язків як працівника, так і роботодавця щодо забезпечення трудового договору. Сюди можуть включатися, крім умов, встановлених за угодою сторін, також і умови, передбачені законодавством.

Письмовий трудовий договір складається в двох примірниках і підписується сторонами. Він може бути завірений печаткою підприємства. Письмову форму трудового договору не слід плутати з процедурою його оформлення. Ті обставини, що працівник пише заяву про прийом на роботу, власник видає наказ про прийом на роботу і т. ін., не означають письмової форми трудового договору. Це вже етапи оформлення укладеного трудового договору.

Правильне оформлення трудового договору потрібно визначити як внесення власником або уповноваженим ним органом у відповідні документи, що мають правове значення для працівника, точних відомостей про нього і його роботу відповідно до чинного законодавства і досягнутої угоди, а також у встановлені терміни. Виділяються наступні етапи оформлення трудового договору:
1) подача працівником заяви про прийом на роботу з представленням всіх необхідних документів;

2) візи певних посадових осіб і резолюція власника або посадової особи, що має право прийому на роботу;

3) видання власником або уповноваженим ним органом наказу про зарахування працівника на роботу на основі досягнутої угоди;

4) пред’явлення наказу працівнику під розписку;

5) внесення в трудову книжку запису про прийом на роботу, що містить всі необхідні елементи оформлення трудової книжки працівникам, що поступають на роботу уперше, видача робітникам, а також службовцям, праця яких оплачується відрядно, розрахункових книжок;

6) ознайомлення власником або уповноваженим ним органом працівника з записом у трудовій книжці під розписку в особистій картці (типова відомча форма №П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. №277).

Потрібно відрізняти від письмової форми трудового договору контракт, який завжди укладається в письмовій формі. Контракт - особливий вид трудового договору й укладається за спеціальними правилами.

3. Трудові книжки

Трудова книжка - це дукумент установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди заохочування кожного працівника.

Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному заповненню їх, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положення.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласнками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

трудові книжки раніше встановленого зразка обмінові не підлягають

влаштовуючись на роботу, особа забов’язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку

особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну