України, Конституційним Договором між Верховною Радою України та Президентом України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, дикретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу державної виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення правової роботи юридична служба керується рекомендаціями Мінестерства Юстиції.
4. РЕЄСТРАЦІЯ ТА ОБЛІК ПРЕТЕНЗІЙ НА ПІДПРИЄМСТВІ.
4.1. Для контролю за рухом і своєчасним розглядом претензій, кращої організації аналізу і узагальнення матеріалів претензійної роботи всі документи, які пред’являються підприємством і до нього, повинні реєструватися юридичною службою:*
претензійні матеріали, одержані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються – у книзі вихідної кореспонденції.*
Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до претензійних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасної їх відправки.*
При реєстрації претензій перевіряється наявність всіх документів- зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів, зазначених в додатку, працівниками канцелярії складається акт за підписом не менше 3-х осіб.*
Канцелярія після реєстрації претензії і резолюції керівника- підприємства або його заступника в той же день передає ці документи в юридичну службу (при її відсутності - структурному підрозділу, якому доручено перевірку претензії або підготовку відзиву на позовну заяву), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відзив на позовну заяву.*
Претензійні матеріали підприємства і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках (незакінчені, претензії, закінчені претензії).*
Закінчені претензійні матеріали зберігаються юридичною службою на протязі трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.
4.2. Юридична служба аналізує претензійну роботу за кожний квартал, рік. Пояснювальні записки до цифрових даних з аналізом причин і умов, які сприяють виникненню претензій до підприємства, акціонерного товариства, а також втрати та суму, в стягненні яких підприємству, товариству було відмовлено, здійснюються у повному порядку.
З кожного виду претензій встановлюється: порушення виконання господарських договорів, які найбільше допускаються, та які служби, структурні підрозділи у цьому винні; причини цих порушень, а також найбільш характерні претензії на великі суми і причини їх виникнення. Вносяться також пропозиції про заходи щодо усунення причин та умов, які сприяють виникненню збитків і невиробничих втрат.
У пояснювальній записці вказується також, які заходи зроблені із окремих претензій для усунення порушень, хто притягнутий до дисциплінарної чи матеріальної відповідальності, сума збитків, які стягнуті з винних осіб за невиробничі втрати та збитки. У необхідних випадках до звіту додається проект наказу та рішення, які узгоджені з відповідними службами, про проведення необхідних заходів.
Висновки аналізу претензійної роботи подають керівнику підприємства, товариства або його заступнику.
Витяг зі звіту, що стосується претензії, комплектність, із справ, які пов’язані з нещасними випадками, передаються головному інженеру, головному агроному, а у деяких випадках головному технологу, інженеру з техніки безпеки. Копія повинна передаватися головному бухгалтеру або начальнику фінансового відділу (де вони є).
Керівництво підприємства, товариства розглядає аналіз претензійної роботи, як правило, одночасно з розглядом підсумків фінансово-господарської діяльності підприємства і його структурних підрозділів та служб.
При розгляді конкретних претензій до підприємства, товариства, а також матеріалів про причини збитків, які допущені в результаті порушень (збитків, які можна стягнути), юридична служба:*
вимагає пояснювальні записки у осіб, які відповідальні за дану ділянку роботи (необхідності перевіряє безпосередньо на місці обгрунтованість і повноту пояснення);*
подає, залежно від порушення, керівництву підприємства, товариства або керівнику структурного підрозділу, служби пропозиції щодо усунення виявлених порушень і про притягнення до відповідальності відповідно до чинного трудового законодавства, положення, статуту винних осіб.
При цьому додаються: доповідна записка, письмове пояснення винних осіб, проект наказу або рішення, а в необхідних випадках - копії конкретних претензій матеріалів.
Юридична служба здійснює контроль за виконанням службами підприємства, товариства пропозицій, які передбачені в заходах щодо усунення причин і умов, які сприяють виникненню збитків, а також пропозицій про притягнення до відповідальності винних осіб.
В разі невиконання своєчасно переданого в бухгалтерію (фінансовий відділ) рішення по претензії, які визнані обгрунтованими, про перерахування суми і сплати державного мита по справі і санкцій за затримання сплати грошових сум, юридична служба в цьому разі ставить питання про віднесення сум державного мита і сплачених санкцій за рахунок працівників, членів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, які винні у несвоєчасному перерахуванні сум.
Коли йде мова про необхідність відвантаження товарно-матеріальних цінностей по претензії або рішенню господарського суду (претензійного суду) збитки від затримки виконання відносяться за рахунок осіб, які винні в цьому.
Юридична служба проводить, в разі необхідності, інструктаж керівників, інших працівників підприємства, товариства з правових питань матеріально-технічного забезпечення, збуту продукції, транспортного обслуговування, технічного контролю і інших. Інструктаж може включатися у план навчання працівників, членів підприємств, акціонерних товариств і проводиться за програмами, які розробляє юридична служба із зацікавленими структурними підрозділами, службами.
Програми можуть передбачати вивчення:
1. закону про поставки продукції для державних потреб;
2. держстандартів, технічних умов;
3. інструкцій П - 6; П - 7;
4. господарського - процесуального кодексу;
5. порядок укладання господарських договорів, контрактів на закупку сільськогосподарської продукції, та суттєві умови, порядок внесення змін і доповнень в них;
6. постанов Господарської наглядової колегії;
7. рішень Вищого господарського суду України;
8. роз’яснень президії Вищого господарського суду України;
9. норм і правил матеріальної відповідальності по перевезенню