При укладанні договорів про повну індивідуальну та колективну (бригадну) матеріальну відповідальність юридичній службі слід звертати увагу правління, адміністрації і керівників структурних підрозділів на своєчасність їх укладання. У разі несвоєчасного укладання такого договору матеріальна відповідальність за шкоду, яка вчинена працівником, членом акціонерного товариства, покладається на керівника, який не вжив заходів щодо укладання такого договору.

Категорія працівників з якими можуть укладатись письмові договори про повну матеріальну відповідальність та характер робіт визначено Переліком посад і робіт, які заміщуються або виконуються працівником, наприклад, колективна (бригадна) матеріальна відповідальність може запроваджуватись при виконанні таких робіт:

- роботи, пов'язані з виконанням касових операцій;

- роботи, пов'язані з прийманням від населення всіх видів платежів та виплатою грошей не через касу;

- роботи, пов'язані з прийманням на зберігання, обробкою, зберіганням, видачею матеріальних цінностей на складах, базах (нафтобазах), автозаправних станціях, в автогосподарствах, холодильниках, харчоблоках, сховищах, на заготівельних (приймальних) пунктах, товарних і товарно-перевалочних дільницях, у камерах схову, коморах і роздягальнях, з екіпіровкою пасажирських суден, вагонів та літаків;

- роботи, пов'язані з прийманням від населення предметів культурно-побутового призначання та інших матеріальних цінностей на схов, у ремонт і для виконання інших операцій, пов'язаних із виготовленням, відновленням або поліпшенням якості цих предметів (цінностей), їхнім сховом та виконанням інших операцій з ними, видачею напрокат населенню предметів культурно-побутового призначення;

- роботи, пов'язані з продажем (видачею) товарів (продукції), їх підготовкою до продажу незалежно від форм торгівлі та профілю підприємства (організації);

- роботи, пов'язані з прийманням та обробкою для доставки (супроводження) вантажу, багажу, поштових відправлень та інших матеріальних грошових цінностей, їхньою доставкою (супроводженням), видачею (здачею);

- роботи, пов'язані з виготовленням (складанням, монтажем, регулюванням) та ремонтом машин, механізмів, електронної техніки та радіоапаратури, електромеханічних і радіотехнічних приладів, систем, а також виготовленням їх деталей та запасних частин;

- роботи, що виконуються майстернями побутового обслуговування, ательє тощо;

- роботи з виконання операцій, пов'язаних із закупівлею, продажем, обміном, перевезенням, доставкою, пересиланням, зберіганням, сортуванням, пакуванням, обробкою або використанням у процесі виробництва дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, ювелірних, побутових та промислових виробів й матеріалів, виготовлених з використанням дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, відходів та брухту, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінні каміння синтетичного корунду та виробів з нього, а також валютних операцій;

- роботи, пов'язані з прийманням у цехах, зберіганням, обробкою та передачею на виробництво скляної тари;

- роботи, пов'язані з прийманням, виготовленням, транспортуванням, відбиранням, рахуванням, упаковкою, зберіганням та видачею грошових знаків, цінних паперів, їх напівфабрикатів;

- роботи, пов'язані з виготовленням та зберіганням усіх видів квитків, талонів, абонементів (включаючи абонементи і талони на видачу їжі підприємствам громадського харчування) та інших знаків для розрахунків населення за послуги;

- роботи, пов'язані з вирощуванням, годівлею, утриманням і розведенням сільськогосподарських тварин;

- роботи, пов'язані з виробництвом сільськогосподарської продукції та її переробкою;

- роботи, пов'язані з переробкою сировини, виготовленням або комплектуванням готових виробів.

Юридична служба розробляє заходи щодо додержання на підприємствах різних форм власності і господарювання встановленого законодавством порядку приймання продукції виробничого призначення, товарів народного споживання, сировини сільськогосподарської продукції; організує вивчення відповідними працівниками нормативних актів, які регулюють ці питання; надає необхідну допомогу при складанні актів приймання продукції.

Юридична служба повинна давати правову оцінку матеріалам ревізій, інвентаризацій та окремих перевірок з тим, щоб висновки і пропозиції не суперечили діючому законодавству, коло осіб, винних у допущених порушеннях, правильно було визначено тощо.

Юридична служба повинна роз'яснювати такі питання, як надання консультацій працівникам, проведення лекцій, бесід з питань зберігання власності.

На юридичну службу покладається правове оформлення в правоохоронні органи матеріалів про крадіжки, нестачі, корисні зловживання, розтрати, випуск неякісної, нестандартної продукції.

Ступінь участі юридичної служби визначається рішенням правління, наказом керівника підприємства.

У листі, який направляється в правоохоронні органи, необхідно конкретно вказати правопорушення, на яку суму заподіяна шкода, можливі свідки (прізвище, ім'я та по батькові, адреса).

У підтвердженнях розміру шкоди до листа необхідно додати: акт ревізії, інвентаризації, переоцінки, знищення або здачу продукції на переробку, дефектні відомості, накладні, розрахунки бухгалтерії про розмір збитків, договір з матеріально відповідальним працівником, довідку про період роботи, пояснення, документи про відшкодування збитків у добровільному порядку.

Для притягнення винних працівників до відповідальності, повного і своєчасного покриття шкоди, яка заподіяна підприємству їх неправомірними діями, юридичній службі рекомендується підтримувати постійний діловий контакт з органами внутрішніх справ, судами, прокуратурою.

Юридична служба повинна надавати правову допомогу бухгалтерії, фінансовому відділу в роботі по відшкодуванню збитків, які заподіяні працівником, членом акціонерного товариства колективного сільськогосподарського підприємства, забезпечити додержання передбачених чинним законодавством порядку і гарантій при покладенні на винних обов'язків відшкодувати збитки.

Робота по відшкодуванню збитків повинна починатись зразу ж після їх виявлення. Наприклад, юридичній службі рекомендується роз'яснити винним працівникам, членам акціонерних товариств, колективних сільськогосподарських підприємств, що відповідно до чинного законодавства, передбачено добровільне відшкодування збитків в натурі або в грошах.

Юридичній службі необхідно знати, чи є документи, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника, чи додержаний встановлений чинним законодавством порядок і строки притягнення працівника, члена акціонерного товариства, колективного сільськогосподарського підприємства, чи правильно вибраний вид відповідальності.

Згідно із ст. 134 КЗпП України повну матеріальну відповідальність працівники несуть у випадках, коли:

- між працівником і підприємством, установою, організацією відповідно до ст. 1351 Кодексу укладено письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за забезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей;

- майно та інші цінності були одержані