Юридична служба повинна постійно працювати над підвищенням свого професійного рівня. Це допоможе їм належно виконувати обов’язки. Крім придбання юридичної літератури, журналів, газет, юридична служба повинна вести довідкову картотеку, в якій реєстраційні картки повинні розміщатись у певному порядку. Картки повинні розкривати склад і зміст законів, нормативних актів і т.д., забезпечити оперативний пошук їх і отримання необхідної інформації з питання, яке виникло. Кількість і вид картотек визначає сама юридична служба з врахуванням специфіки підприємства.

Картотека зберігається в кабінеті юридичної служби. Картки розміщають у картотеку зразу ж після внесення в них обліково-довідкових даних. Їх систематизують у картотеці за предметно-запитальною, структурною та іншими ознаками.

Предметно-запитувальна ознака є найважливішою при організації картотек.

Картки в цьому випадку, розміщають відповідно до змісту документів або галузі народного господарства, до якої відносяться. документи. Рубриками картотек можуть бути найменування галузей народного господарства (промисловість, сільське господарство, транспорт), галузі промисловості (легка), види діяльності (постачання, збут) тощо.

За останні роки на службу законодавства стає інформатика. Абоненти мають можливість одержувати інформаційні матеріали за допомогою комп’ютерної мережі, електронної пошти, на дискетах.

4. Участь юридичної служби в організації і здійсненні договірної роботи.

Юридична служба організації разом з іншими структурними підрозділами повинна організувати роботу по укладанню договорів, брати участь у підготовці проектів договорів, візувати їх. Юридична служба бере участь в організації виконання договірних обов'язків в організації і контролює їх виконання.

Ступінь участі юридичної служби, порядок проходження документів встановлюються наказом по організації або спеціальним стандартом залежно від кількості договорів і структурних підрозділів, в компетенцію яких входить підготовка проектів договорів. В разі відсутності таких правових документів необхідно внести пропозиції керівнику організації щодо його розробки.

В процесі укладання договорів юридична служба надає постійну методичну допомогу структурним підрозділам і особам, які виконують договірну роботу, дають роз'яснення та консультації з питань застосування законодавства.

Юридична служба повинна візувати договірні документи лише за наявністю віз всіх зацікавлених підрозділів і за умови, що ці документи складені правильно по суті та по формі. При візуванні договору слід звернути увагу на відображення в ньому всіх суттєвих умов, необхідних для належного виконання обов'язків за договором, повноту і чіткість викладеного тексту договору. Обов'язки у договорі слід формулювати так, щоб вони забезпечували чітку і повну регламентацію взаємовідносин сторін. Наявність у договорі неясних або неточно визначених умов може призвести до непорозуміння в результаті різного тлумачення сторонами своїх обов'язків. В той же час не слід включати в текст договору пункти, які повторюють текст законів, нормативних актів.

Тільки після того, як проект договору буде завізований юридичною службою, він передається керівнику організації на підпис.

Юридична служба повинна перевіряти відповідність чинному законодавству рішень загальних зборів членів акціонерних товариств, колективних сільськогосподарських підприємств та їх правлінь, а також наказів, положень, договорів, контрактів й інших документів правового характеру з питань забезпечення зберігання власності.

З метою підвищення ефективності використання правових заходів у справі забезпечення зберігання власності юридичній службі разом з іншими зацікавленими структурними підрозділами необхідно брати участь у розробці документів (рішень, наказів, інструкцій тощо) для того щоб в них були передбачені різні форми і методи використання правових заходів, особливо з таких питань:*

організація роботи відповідних підрозділів з приймання продукції

виробничого призначення, товарів народного споживання, сировини,

сільськогосподарської продукції;*

організація роботи по зберіганню та обліку товарно-матеріальних

цінностей;*

проведення комісійних (контрольних) відвантажень продукції;*

організація роботи структурних підрозділів з попередження крадіжок, нестач, псування продукції і втрат від безгосподарності;*

проведення службових перевірок, оформлення документів при виявленні

нестач (лишків), крадіжок, псування товарно-матеріальних цінностей і

передача їх відповідним правоохоронним органам.

Юридичній службі в деяких випадках необхідно брати участь у роботі по укладанню договору про охорону об’єктів з державною службою охорони.

При підготовці господарських договорів доцільно передбачити в них умови, які б регламентували обов’язки сторін по удосконаленню порядку відвантаження і приймання продукції, а також інші вимоги по забезпеченню зберігання товарно-матеріальних цінностей при поставках, перевезеннях, зберіганні і з врахуванням специфіки конкретної продукції.

Беручи участь у розробці колективних договорів, правил трудового розпорядку колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, а також інших документів, юридичній службі необхідно звертати увагу на те, щоб в них передбачались правові норми і заходи впливу, які направлені на забезпечення зберігання власності, раціональне використання фінансових, сировинних, топливно-енергетичних та інших товарно-матеріальних цінностей.

5. Розробка заходів щодо попередження крадіжок, нестач та втрат від безгосподарності.

Юридична служба разом з іншими структурними підрозділами за дорученням керівника підприємства бере участь у перевірках щодо додержання законодавства про зберігання власності. За результатами перевірок бере участь у підготовці довідок (службових записок) керівництву підприємства про виявлені недоліки в застосуванні чинного законодавства з конкретними пропозиціями щодо усунення їх, у необхідних випадках ставить питання про притягнення винних осіб до відповідальності за допущені порушення.

Юридичній службі необхідно роз'яснювати керівникам та працівникам кадрових служб правильне застосування законодавства про працю з питань приймання призначення і переміщення (переведення) матеріально відповідальних осіб.

При візуванні рішень, наказів про приймання на роботу (призначення) необхідно звертати увагу на те, що діючим законодавством заборонено приймати (призначати) на матеріально відповідальні посади осіб, які були притягнені до кримінальної відповідальності за крадіжки, хабарництво та інші корисні злочини, якщо судимість не знята або не погашена, а також позбавлених права на строк, визначений вироком суду, займати такі посади.

Слід мати на увазі, що зміна матеріально-відповідальних осіб при переведенні на іншу роботу чи звільненні повинна проводитись при обов'язковому документальному оформленні, інвентаризації і передачі товарно-матеріальних цінностей, які за ним значаться.

На підприємствах з