5. Оформлення повноважень на участь у прийманні. Акт приймання.

Представник відправника (виготовлювача) повинний мати посвідчення на право участі в прийманні продукції в одержувача. Відправник (виготовлювач) може уповноважити на участь у прийманні продукції підприємство, що знаходиться в місці одержання продукції. У цьому випадку посвідчення представнику видається підприємством, що виділило його. У посвідченні повинна бути зроблене посилання на документ, яким відправник уповноважили дане підприємство брати участь у прийманні продукції.

Повідомлення про виклик представника відправника (виготовлювача) повинне бути спрямоване (передано) йому по телеграфу (телефону) не пізніше 24 годин, а у відношенні швидкопсувної продукції негайно після виявлення нестачі, якщо інші терміни не встановлені Основними й Особливими умовами постачання, іншими обов'язковими для сторін чи правилами договором. У повідомленні повинне бути зазначено:

а) найменування продукції, дата і номер фактури чи номер транспортного документа, якщо до моменту виклику рахунок не отриманий;

б) кількість відсутньої продукції і характер нестачі (кількість окремих місць, нестача в ушкодженій тарі і т.п.);

в) стан пломб;

г) вартість відсутньої продукції;

д) час, на яке призначена приймання продукції по кількості.

При неявці представника відправника (виготовлювача) по виклику одержувача, а також у випадках, коли виклик представника іногороднього відправника (виготовлювача) не є обов'язковим, приймання продукції по кількості і складання акта про нестачу виробляється:

а) за участю представника іншого підприємства (організації), виділеного чи керівником заступником керівника цього підприємства (організації);

б) за участю представника громадськості підприємства-одержувача, призначеного чи керівником заступником керівника підприємства з числа облич, затверджених рішенням заводського, фабричного чи місцевого комітету профспілки цього підприємства;

в) односторонньо підприємством-одержувачем, якщо відправник (виготовлювач) дав згоду на однобічне приймання продукції.

Керівники чи заступники керівників підприємств і організацій на прохання підприємств-одержувачів виділяють їм представників для участі в прийманні продукції по кількості.

Як представників для участі в прийманні продукції повинні виділятися особи, компетентні в питаннях визначення кількості підлягаючій прийманню продукції. Матеріально-відповідальні і підлеглі їм особи, а також особи, зв'язані з обліком, збереженням, прийманням і відпусткою матеріальних цінностей, як представників громадськості підприємства-одержувача виділятися не повинні. Зокрема, не можуть виділятися як представників громадськості підприємства-одержувача керівники підприємств і їхніх заступників (і в тих випадках, коли вони не є матеріально відповідальними особами, працівники відділу технічного контролю, бухгалтери, товарознавці, зв'язані з обліком, збереженням, відпусткою і прийманням матеріальних цінностей, працівники юридичної служби цих підприємств.

Представник громадськості чи одержувача представник іншого підприємства може брати участь у прийманні продукції в даного підприємства-одержувача не більш двох разів на місяць. Термін повноважень представників громадськості підприємства-одержувача, виділених фабричним, заводської, місцевим комітетом профспілки для приймання продукції по кількості, може бути встановлений на термін повноважень даного комітету профспілки.

Представнику, виділеному для участі в прийманні продукції по кількості, видається належно оформлене і завірене печаткою підприємства, разове посвідчення за підписом керівника підприємства (організації) чи його заступника. У посвідченні на право участі в прийманні продукції по кількості повинне бути зазначено: дата видачі посвідчення і його номер; прізвище, ім'я і по батькові, місце роботи і посада особи, якому видане посвідчення; на участь у прийманні якої саме продукції уповноважений представник. Якщо для участі в прийманні продукції виділяється представник громадськості, то в посвідченні вказується також дата і номер рішення заводського, фабричного чи місцевого комітету, яким підприємству виділений даний представник. Посвідчення видається на право участі в прийманні конкретної партії продукції. Видача посвідчення на який-небудь період (декаду, місяць і ін.) не допускається.

Для приймання продукції у вихідні чи святкові дні посвідчення може бути видане в останній передвихідний чи передсвятковий день на щодня окремо без указівки конкретної партії продукції.

Посвідчення, видане з порушенням правил Інструкції П-6, є недійсним.

Особи, що залучаються підприємством-одержувачем для участі в прийманні продукції, повинні бути ознайомлені Інструкцією П-6. Вони зобов'язані строго дотримувати вимоги цієї Інструкції і приймати всі залежні від них міри до виявлення причин і місця виникнення нестачі продукції.

Особи, що здійснюють приймання продукції по кількості, вправі засвідчувати своїм підписом тільки ті факти, що були встановлені з їх участю.

Запис в акті даних, не встановлених безпосередньо учасниками приймання, забороняється. За підписання акта приймання продукції по кількості, що містить не відповідної дійсності дані, особи, що приймали участь у прийманні продукції по кількості, несуть установлену законом відповідальність.

Представники інших підприємств і організацій, виділені для участі в прийманні продукції, не вправі одержувати в підприємства-одержувача винагороду за участь у прийманні продукції.

Приймання продукції, як правило, повинна вестися без перерви. Якщо в зв'язку з тривалістю чи перевірки по яких-небудь інших поважних причинах робота з приймання була перервана, одержувач зобов'язаний забезпечити схоронність продукції і можливість найшвидшого закінчення приймання її. Про перерву в роботі з приймання продукції, його причинах і умовах збереження продукції під час перерви робиться запис в акті, складеному відповідно до Інструкції П-6.

Якщо при прийманні продукції за участю представника, буде виявлена нестача продукції проти даних, зазначених у транспортних і супровідних документах (рахунку-фактурі, специфікації, опису, у пакувальних ярликах і ін.),