Особи, які не є громадянами України та на законних підставах тимчасово перебувають на території України і під час такого перебування в країні їх громадянської належності чи постійного проживання виникли умови, внаслідок яких вони не можуть повернутися до країни свого походження і мають намір набути в Україні статусу біженця, повинні звернутися до відповідного органу міграційної служби із заявами про надання їм статусу біженця до закінчення строку дії дозволу на перебування в Україні.

Орган міграційної служби може прийняти рішення про відмову у прийнятті заяви про надання статусу біженця в разі, якщо заявник видає себе за іншу особу або якщо заявнику раніше було відмовлено в наданні статусу біженця за відсутності умов, якщо зазначені умови не змінилися. Рішення про відмову у прийнятті заяви про надання статусу біженця може бути прийнято також у разі, якщо особі раніше було відмовлено у прийнятті заяви про надання статусу біженця або оформленні документів для вирішення питання щодо надання такого статусу через зловживання процедурою надання, крім випадків, коли заявник повідомив достовірні відомості про свою особу. Про прийняття такого рішення орган міграційної служби повідомляє особу письмово із зазначенням причин відмови.

Оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця проводиться на підставі особистої заяви іноземця чи особи без громадянства або її законного представника, поданої до органу міграційної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі за місцем тимчасового перебування заявника.

Заявник, якому виповнилося вісімнадцять років, подає заяву та заповнює анкету, де викладає основні відомості про себе та обставини, що змусили його залишити країну походження.

Відомості про дітей, які не досягли вісімнадцятирічного віку, наводяться в анкеті одного із законних представників неповнолітньої особи.

Заява про надання статусу біженця дитині, розлученій з сім'єю, подається одним з її законних представників.

Заява про надання статусу біженця недієздатній особі подається її опікуном, про що орган міграційної служби робить на заяві відповідний запис.

Якщо заявник не може особисто скласти заяву через неписьменність або через фізичні вади, заява, на його прохання, складається іншою особою, про що орган міграційної служби робить на заяві відповідний запис.

До заяви про надання статусу біженця додаються документи, які посвідчують особу заявника, а також документи та матеріали, що можуть бути доказом наявності умов для набуття ним статусу біженця.

Якщо у заявника відсутні документи, які посвідчують його особу, його прізвище, ім'я, по батькові та інші дані про нього попередньо, до встановлення особи, записуються за його вказівкою, про що зазначається в реєстраційному листку на особу та робиться відповідний запис на заяві.

До заяви додаються також по 4 фотокартки заявника та членів його сім'ї, які не досягли вісімнадцятирічного віку, відомості про яких внесено до заяви.

Відомості, що подаються заявником, є конфіденційною інформацією.

Одночасно з оформленням документів для вирішення питання щодо надання статусу біженців дітям, розлученим з сім'ями, орган міграційної служби вживає всіх можливих заходів для розшуку батьків або інших законних представників неповнолітньої особи, яка не досягла вісімнадцяти років.

Орган міграційної служби:

реєструє заяву та подані документи;

ознайомлює заявника або його законного представника під їхній власний підпис з порядком прийняття рішення за їхніми заявами, правами і обов'язками особи, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця;

проводить дактилоскопію особи, стосовно якої порушено клопотання про надання статусу біженця;

заповнює реєстраційний листок на особу, яка звернулася із заявою про надання їй статусу біженця, та членів її сім'ї, які не досягли вісімнадцятирічного віку, або на дитину, розлучену з батьками, щодо якої заяву про надання їй статусу біженця подав її законний представник;

заповнює інші необхідні документи;

оформлює особову справу;

заносить отримані відомості до централізованої інформаційної системи.

Орган міграційної служби, який прийняв до розгляду заяву іноземця чи особи без громадянства про надання їй статусу біженця, видає заявникові довідку про подання такої заяви, яка є підставою для реєстрації в органі спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань громадянства та реєстрації фізичних осіб. Протягом п'ятнадцяти робочих днів з дня реєстрації заяви орган міграційної служби проводить співбесіду із заявником, розглядає відомості, наведені в анкеті, та інші документи, вимагає додаткові відомості і приймає рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця або про відмову в оформленні документів для вирішення зазначеного питання.

Під час співбесіди заявникові, який не розуміє українську або російську мову, орган міграційної служби забезпечує перекладача, який перекладає на мову, якою заявник може спілкуватися. Заявник має право залучити перекладача за свій рахунок або за рахунок інших юридичних чи фізичних осіб. Перекладач повинен суворо дотримуватися конфіденційності з обов'язковим оформленням органом міграційної служби розписки про нерозголошення відомостей, що містяться в особовій справі заявника. Співбесіда з дитиною, розлученою з батьками, проводиться в присутності її законного представника, який подав заяву про надання статусу біженця від імені дитини, психолога або педагогічного працівника. На прохання законного представника дитини, розлученої з сім'єю, співбесіда з такою дитиною проводиться в присутності адвоката.

Рішення про оформлення або відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо надання статусу біженця приймається на підставі письмового висновку працівника, який веде справу, і оформлюється наказом керівника органу міграційної служби.

У разі прийняття рішення про оформлення