Процеси інформатизації та розвиток організаційної структури органів місцевої влади

Діяльність кожної державної установи базується на сукупності управлінських лілових процесів, шо встановлюються законодавством та іншими постановами, закріпленими в регламентуючих документах. У ці процеси залучені фінансові, матеріальні, людські, інформаційні й інші види ресурсів. Ними та організаційною структурою управління визначається порядок взаємодії окремих співробітників, функціональних служб, відділів і управлінь. Тому передусім при впровадженні інформаційної системи необхідно визначити організаційні, адміністративні, со ціальні, господарчі та інші пронеси з метою найбільш повного їх моделювання в НАС (інтегрованій інформаційній аналітичній системі).

Основними функціональними напрямами (об'єктами (управління в районних державних адміністраціях та органах місцевого самоврядування є: економічний, науково-технічна політика; соціальний захист; охорона здоров'я; екологічна політи ка та безпека; освітня політика; охорона правопорядку та військова справа тошо.

Функціональна спрямованість державного управління на рівні району відоб ражається на організаційній структурі районних державних адміністрацій. Така структура, наприклад для району у місті, на функціональному рівні передбачає управління житлово-комунальним комплексом, капітальним будівництвом та роз витком території, економічним комплексом, соціальним захистом та споживчим ринком, комунальним майном, бюджетом та фінансами, гуманітарним комплек сом, організацією і забезпеченням самого управління [1].

Ключовою особливістю процесу інформатизації державного управління с ' необхідність системного поєднання чіткої ієрархічної структури управління з ба- * гатоплановістю каналів надходження, методів узагальнення й обробки інформації, шо зумовлюється динамічним процесом соціально-скономічного розвитку, комп лексом підсистем інформаційної підтримки управління на місцевому рівні [2]. /

Сучасні типи організаційних структур управління залежно від характеру зв'язків між підрозділами розрізняються на: лінійну, лінійно-функціональну, мат ричну, дивізіональну, мережеву [3]. Враховуючи переваги та недоліки того чи іншо го типу, необхідно зазначити те, що структура управління на місцевому рівні визна чається конкретними соціально-економічними умовами та особливостями району.

Діяльність підприємства організаційно пов'язується з тими чи іншими підроз ділами районної державної адміністрації. Наприклад, одна і та ж підприємницька структура на рівні району (регіону) може бути відображена:

у відділі підприємництва при реєстрації підприємства;

у відділі комунального майна, якщо вона пов'язана орендними відносинами;*

у відділі торгівлі при отриманні дозволу на той чи інший вид торговельної діяльності та ін.

Сполучними ланками процесів в управлінні вважаються документи, шо є основним способом подання інформації, на основі якої функціонує установа, органі зація або підприємство. При цьому документи здебільшого відображають нижній рівень структурованості інформації, вони є первинним джерелом для баз даних і прикладних інформаційних систем. Циркуляція документів в установі підтверджує факги завершення тих чи інших операцій, фіксує операції в тих чи інших реєстрах, управляє процедурою контролю всіх завдань, з яких складаються процеси.

Майже кожна адміністративна, фінансова, господарча, організаційна і будь- яка інша операція супроводжується або підтверджується відповідними докумен тами. Значна частина вхідних даних для обліку отримується з базових (первин них) документів, що використовуються в установі. Слід зазначити, шо великі затра ти часу співробітники установи витрачають на так звану забезпечувальну функ цію, тобто на пошук необхідних для роботи документів, особливо в разі підготов ки таких документів іншими співробітниками, підрозділами. Ці витрати значно зростають при функціональній і територіальній розподіленості служб місцевих адміністрацій. Тому саме документообіг є базовою підсистемою, основою інтегрованої інформаційної системи. Метою нього дослідження с визначення вимог, методичних га практичних засад впровадження систем електронного документо обігу, взаємовпливу таких систем на розміток динамічності та мобільності струк тури державного управління.

Основні організашино-правові засади електронного документообігу та викори стання електронних документів встановлює Закон України "Про електронні докумен ти та електронний Документообіг". За цим законом визначаються основні поняття:

¦ Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у виг ляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

¦ Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберіган ня, використання та знищення електронних документів, які виконуються із засто суванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одер жання таких документів.

Саме процеси створення документів лежать в основі ефективного функціо нування систем документообігу Загальними вимогами до таких систем є такі [4].

¦ Масштабованість. Система документообігу повинна забезпечувати мак симально необхідну кількість користувачів, змінюючи свою потужність лише за рахунок апаратного забезпечення.

¦ Функціональність. Оскільки окремі служби адміністрації функціонально орієнтовані на виконання тих чи інших завдань, забезпечення їх діяльності ле жить в основі базових підсистем документообігу.

¦ Розподіленість. Основні етапи ведення спеціалізованих систем докумен тообігу виконуються в функціонально розподілених управліннях, відділах місце вої адміністрації, що можуть бути розподілені і територіально. Архітектурна сис тема повинна підтримувати взаємодію віддалених користувачів із забезпеченням чіткої системи ієрархічного санкціонованого доступу.

¦ Модульність. Оскільки впровадження системи документообігу виконується послідовно за певним планом, то повинно складатися з окремих модулів, що мо жуть забезпечувати обмін даними між собою. Таким чином, інтегрованість є ще однією вимогою до систем документообігу.

¦ Відкритість. Система документообігу в установі повинна функціонува ти у взаємодії з іншим прикладним програмним забезпеченням і мати відкриті інтерфейси для можливої інтеграції з іншими системами.

¦ Послідовність. Життєвий цикл документа складається з двох стадій: ста дія розробки документа, що включає його розробку, оформлення і затвердження; стадія опублікованого (затвердженого) документа, шо включає етап (стан) вико нання, етап архівного стану та його ліквідації.

Система документообігу в режимі реального часу розробки та дії докумен та повинна забезпечувати: стадії його життєвого циклу, виконання правила одно кратного введення даних в інформаційну систему через екранні форми (аналоги первинних документів), реєстрацію в реєстрах документів або облікових реєстрах