Усі документи, роботу з якими необхідно автоматизувати, розподіляються на основні види залежно від їх призначення, прив'язки до завдань і доступу до них співробітників функціональних служб. Наприклад, створюється вид документів "Розпорядження но штату установи", в який увійдуть, наприклад, "Розпоряджен ня про затвердження посадових інструкцій", "Розпорядження про зміну посадо вих інструкцій", "Розпорядження по затвердження структури управлінь і відділів". У цьому випадку поєднуючою ознакою є призначення документів. До окремого виду можна віднести "Вхідну кореспонденцію". Призначення документів може бути зовсім різним, але при цьому їх об'єднує характер інформації - це завжди інформація на матеріальному носії, що поступає ззовні. Таким же чином розподі ляються на види всі документи, шо циркулюють в установі. Ступінь загальності визначається залежно від конкретних потреб. Розподіл на види дозволить вести наскрізну нумерацію (ідентифікацію) документів у межах одного виду. Об'єднан ня документів у види виконується за критеріями, шо визначають їх спільність. Але при цьому в межах одного виду документи можуть мати значну кількість відмінностей, тому в окремому виді документи доцільно розподілити на варіанти. Саме в організації варіанта документів вказується детальний опис технології ро боти з документами, що до нього належать. Для варіанта документів визначають ся: структура і реквізити (аналітичні поля, поля сум та ін.), форма реєстраційної картки, алгоритм її заповнення, перевірки і обробки, бланки друку, перелік можли вих показників стану документа і операцій, які можливо або необхідно виконати залежно від цих ігоказників. Для визначення виду документів можливий певний перелік варіантів. Наприклад, вхідна кореспонденція може мати такі варіанти: "Роз порядження обласної державної адміністрації", "Листи відділів і управлінь обласної державної адміністрації" тощо. Формування логічної структури спеціалізованих варіантів доцільно співвіднести зі структурою вищестоящої установи або з функціо нальними напрямами діяльності її підрозділів.

Враховуючи вказане вище, для реєстрації документа він повинен бути відне сений до певного виду і конкретного варіанта, що попередньо описується в інфор маційній системі.

Важливим аспектом інформаційної системи є створення і функціонування реєстрів документів, що формуються у вигляді таблиць, упорядкованих по ключо вих полях документів за певний період, які відповідають певним критеріям. В інформаційній системі реєстри забезпечують виконання перегляду, пошук, вклю чення нових документів, редагування, видалення та ін. Надання прав доступу до реєстрів групам користувачів виконується згідно із структурно-логічною схемою функціонування (маршрутизації), стану і етапами обробки документів. Як прави ло, для одного виду документів визначається кілька реєстрів, а в одному реєстрі перебувають документи тільки одного виду.

Фактичним відображенням документа в реєстрі є електронна форма (карт ка), в яку вносяться елементи інформації в структурованому вигляді, що відпові дають кожному реальному документові. Форма і порядок заповнення реєстрацій них карток, а також, при необхідності, алгоритми розрахунку окремих реквізитів визначаються для кожного варіанта документів.

Кожний документ, шо формується в підрозділах і циркулюючий в установі, а також документи, що поступають ззовні чи передаються в інші установи, органі зації, мають певну визначену структуру, тобто набір параметрів: склад реквізитів документа та їх кількість; взаємне розташування реквізитів; правила формування значень реквізитів.

Структура документів формується за рахунок використання в ньому полів різних типів, кожне з яких відповідає окремому реквізиту (елементу) документа. В інформаційній системі в структуру додаються системні реквізити, що не реда гуються користувачем.

Ключовими полями кожного документа є його дата реєстрації і реєстрацій ний номер. Можливо вводити додаткові дату і номер документа для вхідної документації із сторонніх організацій і установ. У сукупності із системним кодом ці параметри лають можливість однозначно ідентифікувати документ. Для автори зації доступу до кожного документа в реєстрі зберігаються дані про його створен ня і останню редакцію, то включають код користувача, код і номер автоматизова ного робочого місця особи, що створила документ, і особи, шо останньою його змінювала, дата і час цієї зміни. Ця інформація повинна формуватися в системі автоматично і не є доступною для редагування.

При формуванні документів інформаційна система повинна мати комплекс аналітичних довідників, що включають дані про об'єкти і суб'єкти управління, типові схеми рішень, навчально-методичні довідкові матеріали і схеми, структу- ровану юридичну (законодавчу і нормативну) інформацію. Важливим аспектом г наявність типових форм документів (база формулярів), на основі яких може ство рюватися новий документ. Необхідність включення в документ посилань на інші документи виникає у випадку, коли документ формується на основі іншого.

В інформаційній системі по кожному документу необхідно зберігати різну кількість числових значень (суми, кількість), логічно пов'язаних з певними суб'єк тами управління. Найбільш вагомі з них зберігаються в базі даних. Текстові поля формуються для ключових назв чи фраз, що відображають суть документа і підля гають обліку в реєстрі.

Кожному реквізиту документа може бути визначене відповідне його при значення. Цей механізм дає змогу ефективно проводити вибір документів різних варіантів. Наприклад, реквізит з призначення "Організація-відправник" дозволить вибрати документи, що надійшли з заданої організації.

У процесі розробки та реалізації рішень документ проходить через можливі моменти його стану. В інформаційних системах стан документа характеризується відповідним кодом (індикаторами). Значення окремого індикатора вказує на відпо відну операцію над цим документом, наприклад документ підписано, рішення в стадії виконання і контролю.

Основне призначення документів - підтвердження, обгрунтування та супровід адміністративних, господарчих, фінансових та інших операцій, що проходять у дер жавній установі, реєстрація фактів їх виконання. Для виконання цих функцій необхід но для кожного варіанта створити операції по документу.