Мотиви для цього можуть бути різними, всі вони визначені законом. Перш за все, ознаки порушення митних правил можуть бути знайдені посадовцями митниці. По кожному такому факту негайно складається протокол.

Крім того, мотивом для закладу справи можуть послужити повідомлення і заяви російських і іноземних громадян, а також повідомлення в засобах масової інформації. До митних органів можуть бути направлені матеріали з інших правоохоронних, контролюючих і інших державних органів, що теж може служити мотивом для закладу справи.

Крім мотивів, існують підстави для закладу справи. Такими підставами є достатні дані, які указують на ознаки порушення митних правил.

Закладу справи передує перевірка фактів, висловлених в повідомленні, що вчинило. Перевіряється також особа правопорушника. Можливий, що при проведенні перевірки будуть виявлені обставини, що виключають виробництво у справі.

Закон встановлює 12 обставин, що виключають виробництво (ст. 291 ТК). Одні з них відносяться до характеристики фактичних даних, інші — до характеристики порушника. Обставинами першої групи можна назвати відсутність події або складу митного порушення. Виробництво у справі виключається, якщо правопорушення, довершене підприємством, установою або організацією, а також громадянином-підприємцем, відбулося унаслідок дії непереборної сили або якщо громадянин (фізична особа) діяв в стані крайньої необхідності або необхідної оборони.

Так само застосування стягнення за порушення митних правил усувається у зв'язку з амністією або у випадку, якщо прийнятий акт, що знімає відповідальність за конкретне порушення.

Можливий, що до моменту розгляду справи закінчилися терміни накладення стягнення за порушення.

Обставинами, що характеризують особу порушника і виключають залучення до відповідальності, є:

недосягнення обличчям 16-річного віку, з якого можливе залучення до відповідальності за порушення митних правил, або неосудний стан порушника. Якщо по тому ж факту збуджено кримінальну справу, виробництво у справі про порушення митних правил також виключається.

Якщо порушення не знайдене безпосередньо посадовцем митного органу, а є відповідна інформація, отримана при проведенні митного контролю і виробництві митного оформлення, проводиться перевірка таких повідомлень.

Перевірка може здійснюватися в ході проведення митного контролю або виробництві митного оформлення. Посадовець, перевіряючий інформацію про порушення, має право до закладу справи про порушення проводити митний контроль товарів і транспортних засобів, а також одержувати від осіб, що переміщають товари і транспортні засоби через митну межу РФ, митних брокерів і інших осіб, необхідні для перевірки документи, відомості, пояснення.

Перевірка повідомлень, заяв і іншої інформації про порушення митних правил, що готується, скоюваному або довершеному, повинна бути закінчена в строк не більше трьох діб, а у виняткових випадках — в строк не більше десяти діб.

Якщо порушення митних правил виявляється безпосередньо посадовцем митного органу, перевірка не проводиться. Протокол про порушення оформляється негайно.

2.2. Вимоги пред'являються до митних органів для забезпечення порядку перевірки відомостей про порушення митних правил.

Про кожний випадок виявлення порушення митних правил (за винятком випадків використовування спрощеної форми застосування стягнення) посадовець докладає начальнику і складає протокол про порушення митних правил формою, встановленій наказом ГТК Росії "Про затвердження нових форм протоколу і ухвали у справі про порушення митних правил" від 09.08.93 р.   313.

При виявленні ознак порушення митних правил, що є одночасне порушенням валютного законодавства, інформація про нього негайно передається в спеціалізований підрозділ митного органу по валютному контролю.

При безпосередньому виявленні ознак порушення митних правил або при отриманні матеріалів, в яких є достатні дані, вказуючі на такі ознаки, протокол оформляється негайно. В інших випадках, що вимагають попередньої перевірки інформації, що вчинила — в межах термінів, встановлених статтею 294 Митного кодексу Російської Федерації.

В окремих випадках складанню протоколу може передувати оперативна консультація із спеціалізованим підрозділом митного органу.

Копія протоколу, складеного посадовцем, вручається під розписку особі, що притягається до відповідальності за порушення митних правил.

У разі неможливості вручити копію протоколу вона висилається вказаній особі.

Посадовець, що склав протокол про порушення митних правил, представляє його для реєстрації в структурний підрозділ по боротьбі з контрабандою і порушеннями митних правил митного органу.

Перевірка повідомлень, заяв і іншої інформації про такі порушення, отримані посадовцями при виробництві митного оформлення і проведенні митного контролю, здійснюється в ході митного оформлення і митного контролю.

До проведення таких перевірок при необхідності повинні притягуватися посадовці, що є співробітниками інших структурних підрозділів митного органу.

Протокол про порушення митних правил має виняткове значення для залучення до відповідальності за порушення.

З моменту складання протоколу справа про порушення митних правил вважається заведеним і виробить в по ньому початим.

Форма протоколу про порушення митних правил. як вказано вище, встановлена ГТК РФ.

В протоколі указуються: дата і місце його складання, посада і прізвище особи, що його становить; необхідні для розгляду справи зведення про притягатися до відповідальності; місце, час здійснення і істота порушення митних правил; стаття Митного кодексу, що передбачає відповідальність за дане порушення митних правил; прізвища і адреси свідків, якщо вони є; пояснення особи, що притягається до відповідальності; відомості про товари, транспортні засоби, документи і інші вилучені предмети. В протокол включаються інші відомості, необхідні для дозволу справи.

Протокол підписується особою, його складовим і притягається до відповідальності. Якщо є свідки, вони також підписують протокол.

Обличчя, що притягається до відповідальності, має право дати пояснення і зауваження за змістом протоколу. При складанні протоколу йому роз'яснюються його права, про що в протоколі робиться відмітка.

Копія протоколу, як наголошувалося, вручається під розписку або висилається особі, що притягається до відповідальності.

Виробництво у справі про порушення митних правил повинно закінчено не пізніше ніж в місячний термін з моменту його