на зворотному боці — дата передавання для виконання; прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця, записи про продовження терміну, попередню відповідь або додаткові питання; контрольні відмітки (нага-дування, стан виконання): дата перевірки на місці, прізвище особи, яка здійснила перевірку, наслідки перевірки; дата та індекс документа, в яко-му міститься остаточне рішення; адресати, яким надіслано остаточне рі-шення, короткий виклад рішень з усіх порушених питань, характер від-повіді на пропозицію, заяву чи скаргу (позитивна чи негативна), прізви-ще посадової особи, яка прийняла рішення про зняття з контролю про-позиції, заяви чи скарги, підпис відповідального за контроль; реквізити справи, архівні реквізити.

Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг влаштовується за схожою схемою, але склад зазначених елементів може бути за потреби розширений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання та ін.).

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви чи скарги зазначається у ре-єстраційному штампі (додаток 5 до «Інструкції...»), який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа. Він складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви чи скарги, що надійшли (наприклад, Д-401). Реєстраційний індекс може бу-ти доповнено й іншими позначками, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв чи скарг.

Повторні пропозиції, заяви чи скарги отримують черговий реєстра-ційний індекс, а у реєстраційно-контрольній картці при цьому зазнача-ється номер першої пропозиції, заяви чи скарги. На верхньому полі пер-шого аркуша пропозиції, заяви чи скарги робиться позначка «повторно» і додається все попереднє листування.

Пропозиції, заяви чи скарги одного й того самого громадянина з од-ного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї ж організації (дублетні) обліковуються за реєст-раційним індексом першої пропозиції, заяви чи скарги з доданням поряд-кового номера через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2).

В організаціях ведуться картотеки у разі використання карткової форми реєстрації пропозицій, заяв чи скарг (за автоматизованої форми реєстрації формуються автоматизовані банки даних). Кількість примір-ників реєстраційно-контрольних карток визначається числом картотек, що існують в організації (вид та кількість картотек визначаються потре-бами вдалої організації обліку, довідкової роботи, контролю за виконан-ням доручень за пропозиціями, заявами, скаргами, їх аналізом).

Позначка про письмові чи усні відповіді на пропозицію, заяву чи скар-гу робиться у реєстраційно-контрольній картці та у документах справи на останньому аркуші або в окремій довідці. Письмовій відповіді надається індекс, який складається з реєстраційного індексу пропозиції, заяви чи скарги та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивають пропо-зицію, заяву чи скаргу разом з документами щодо її вирішення.

Вирішені пропозиції, заяви чи скарги з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення повертаються до посадових осіб, які ведуть діло-водство за пропозиціями, заявами чи скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Документи у справах можуть бути розташовані у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява чи скарга вкладається разом з відповідними докумен-тами і повторними пропозиціями, заявами чи скаргами у м'яку обкла-динку, яка оформлюється за встановленою формою (додаток 7). Заборо-няється формування та зберігання справ у виконавця.

Відповідальність за схоронність документів покладається на керівни-ків організацій або інших посадових осіб відповідно до їх функціональ-них обов'язків.

Термін зберігання пропозицій, заяв чи скарг, як правило, становить 5 років, але загалом цей термін визначається затвердженими керівника-ми організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утво-рюються у процесі їх діяльності. У випадках, викликаних специфікою ді-яльності організації, діюча експертна комісія цієї організації може прий-няти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне збері-гання найцінніших пропозицій громадян.

Справи можуть зберігатися постійно (понад 10 років) або тимчасово (до 10 років). Справи, що підлягають постійному зберіганню, передають-ся до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню пе-редаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Знищення документів за пропозиціями, заявами чи скаргами, строк зберігання яких закінчився, проводиться у порядку, встановленому Дер-жавним комітетом архівів.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами чи скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій мате-ріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичної довідки. В міру по-треби складаються й поточні аналітичні довідки.

3.3. Адміністративне оскарження рішень суб’єктів за зверненнями громадян.

Розгляд скарг є важливою ділянкою роботи органів внутрішніх справ, засобом забезпечення законності, подальшого зміцнення правопо-рядку, отримання необхідної для вдосконалення їх діяльності інформації, однією з форм розширення зв'язків і встановлення партнерських стосун-ків з населенням.

Діяльність органів внутрішніх справ щодо роботи зі скаргами ґрунтується на положеннях Конституції України, законів України «Про звер-нення громадян» від 2 жовтня 1996 р., «Про міліцію» від 20 грудня 1990 р., Указу Президента України «Про заходи щодо забезпечення кон-ституційних прав громадян на звернення» від 19 березня 1997 р., Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в