Посол (посланник) в усій діяльності очолюваного ним представництва спирається перш за все на своїх найближчих співробітників — членів дипломатичного персоналу. Вони, як і сам посол, мають представницький характер, тобто уповноважені виступати з питань, що входять до їхньої компетенції, від імені акредитуючої держави. Практично це реалізується у виконанні всім дипломатичним персоналом посольства чи місії функцій, передбачених ст. 3 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 р.. [11]

Крім цієї головної риси — представницького характеру — дипломатичний персонал посольств та місій має ще цілий ряд відмінних ознак. Так, його членами завжди є особи, що перебувають на дипломатичній службі відповідної держави: кадрові, або професійні, дипломати (у класичній термінології «кар'єрні дипломати») чи особи, які перейшли на дипломатичну службу в порядку нового призначення або поповнення.

З українських дипломатів, які мають один із дипломатичних рангів, комплектується дипломатичний персонал посольств України за кордоном. Очолюваний послом дипломатичний персонал українських посольств на особливо важливих напрямах дипломатичної діяльності може мати у своєму складі в порядку старшинства таких дипломатичних співробітників: радників-посланників, радників, торгового представника, військового, військово-морського та військово-повітряного аташе, перших секретарів, заступників торгпреда, других секретарів, третіх секретарів, аташе, по­мічників військового, військово-морського, військово-повітряного аташе. [38]

Всі вищезгадані особи, як правило, мають дипломатичні паспорти, які видаються їм акредитуючою державою (виняток становить Велика Британія, де видача дипломатичних паспортів не передбачена). Ця категорія співробітників заноситься до дипломатичного списку, який періодично публікується протокольним відділом МЗС країни перебування. Вони отримують також від протокольного відділу МЗС країни перебування особливі дипломатичні картки, які засвідчують їхній статус як дипломатичних агентів. [7]

Усередині дипломатичного представництва існує визначений розподіл обов'язків, а саме представництво складається із відповідних відділів.

Схематично структура посольства має такий вигляд: група з питань зовнішньої політики; група з питань внутрішньої політики; група з питань економіки; відділ преси; консульський відділ; адміністративно-господарча група; секретаріат посла.

Групами з питань зовнішньої політики, внутрішньої політики й економіки керує радник-посланник посольства.

Друга категорія співробітників дипломатичного представництва — члени адміністративно-технічного персоналу, їхня роль у дипломатичному представництві також чітко регламентується Віденською конвенцією, згідно з якою «членами адміністративно-технічного персоналу є члени персоналу представництва, які здійснюють адміністративно-технічне обслуговування представництва» (ст. І, п. «f»). До категорії адміністративно-технічного персоналу відносять референтів-перекладачів, технічних секретарів, стенографістів, бухгалтерських працівників, шифрувальників та інший канцелярський персонал. Всі ці співробітники не мають дипломатичних паспортів та рангів, проте у відрядження за кордон їх направляє міністерство закордонних справ і їм видається службовий паспорт (по суті щось середнє між дипломатичним та загальногромадянським паспортом). [11]

І, нарешті, третя категорія — члени обслуговуючого персоналу дипломатичного представництва (прибиральниці, ліфтери, водії, садівники, вахтери тощо). До них належать, як уже зазначалося, і особи, що не входять до складу персоналу представництва, а працюють за договором найму в самих співробітників посольства чи місії (хатні робітниці, доглядальниці тощо). У Віденській конвенції про них сказано: «членами обслуговуючого персоналу» є члени персоналу представництва, які виконують обов'язки по обслуговуванню представництва (ст. І, п. "g"). «Приватний домашній робітник» — особа, яка виконує обов'язки домашнього робітника у співробітника представництва і не є службовцем акредитуючої держави (ст. І, п. "h"). Обидві ці групи осіб комплектуються в основному з числа громадян країни перебування, тоді як перші дві категорії — це, як правило, громадяни акредитуючої держави. У ст. 8 Віденської конвенції зазначено:

1. Члени дипломатичного персоналу представництва в принципі мають бути громадянами акредитуючої держави;

2. Члени дипломатичного персоналу представництва не можуть призначатися з числа осіб, які є громадянами держави перебування, інакше як за згодою цієї держави, причому ця згода може бути в будь-який час анульована». [11]

Слід зауважити, що передбачений Конвенцією поділ персоналу дипломатичного представництва на три вищезгадані категорії на практиці іноді має умовний характер. Віднесення конкретних співробітників до тієї чи іншої категорії є виключно компетенцією акредитуючої держави і не регулюється нормами міжнародного права. Позиції ж акредитуючих держав з цього питання нерідко суперечать позиціям країни перебування.

Критерії розподілу дипломатичного персоналу за категоріями також бувають досить «розмитими». Так, священнослужителі представництва мають дипломатичний статус, тоді як функції священика не мають жодного стосунку як за своїм змістом, так і за формою до дипломатичної діяльності. Офіцеру безпеки, як правило, надається статус дипломата, а співробітники служби охорони належать до адміністративно-технічного чи навіть до обслуговуючого персоналу. [2]

Загалом у сучасній дипломатичній практиці за останні два-три десятиріччя спостерігається тенденція до збільшення кількості співробітників, які працюють у посольствах, консульствах та інших офіційних представництвах держав за кордоном.

Що ж до конкретної кількості членів дипломатичного персоналу в тому чи іншому представництві, то це питання також регламентується Віденською конвенцією. У ст. 11 зазначається: «1. За відсутності конкретної угоди про чисельність персоналу представництва, держава перебування може запропонувати, щоб чисельність персоналу представництва залишалася в межах, які вона вважає розумними і нормальними, враховуючи обставини та умови, існуючі в державі перебування, і потреби даного представництва». А в «Положенні про дипломатичне представництво України за кордоном», затвердженому розпорядженням Президента України від 22 жовтня 1992 р., наголошується, що «діяльність дипломатичного представництва базується на положеннях Віденської конвенції про дипломатичні зносини від 18 квітня 1961 р. ... і при необхідності кількісний склад персоналу дипломатичного представництва України в іноземній державі встановлюється двосторонньою угодою України з цією державою». [10, 19]

Щодо дефініції дипломатичного представництва України, то можемо