Щоправда, і в сучасній дипломатії зустрічається використання інституту особистих представників глав держав та урядів (не плутати з інститутом «послів з особливих доручень»). Так, у квітні 1974 р. на траурній церемонії з приводу смерті Президента Франції Ж. Помпіду Прем'єр-міністр Великобританії Г. Вільсон представляв уряд країни, а англійську королеву Єлизавету II — її чоловік — принц Філіпп. Крім того, якщо раніше в міжнародному праві, зокрема у ст. 2 Віденського регламенту від 19 березня 1815 р., передбачалося, що лише «одні посли та папські легати або нунції вважалися представниками своїх монархів» і, відповідно, тільки вони мали право на особливі імунітети та привілеї у країні перебування, то сьогодні функція представництва в ширшому значенні здійснюється, по суті, всім складом, в обсязі своїх службових обов'язків.[39]
Наступною функцією посольств та місій, яка, безперечно, найтісніше пов'язана з ідеєю дипломатії, є функція ведення переговорів з урядом країни перебування. При цьому під веденням переговорів слід розуміти як звичайні робочі контакти посольства з міністерством закордонних справ країни перебування, під час яких обговорюються ті чи інші поточні питання взаємостосунків між двома країнами, так і власне переговори, метою яких є підписання відповідного двостороннього міжнародного договору.
В першому випадку переговори веде, як правило, не сам посол, а за його дорученням відповідні співробітники з числа дипломатичного персоналу представництва. Власне переговори веде посол особисто, причому для їх ведення та прийняття тексту двостороннього договору, що є головним результатом таких переговорів (включаючи парафування договору), від посла не вимагається спеціальних повноважень —він має на це право в силу самого факту акредитації як посла в країні перебування. Проте для підписання договору, якщо це доручено зробити послу, необхідні належним чином оформлені повноваження (ст. 7 Віденської конвенції про право міжнародних договорів 1969 р.). Це стосується не тільки двосторонніх переговорів, а й тих, що проводяться в рамках багатосторонньої міжнародної конвенції, якщо послу доручено брати участь у них як представникові своєї країни. [11]
Особливого значення в наш час набув такий вид дипломатії, як переговори на найвищому рівні (summit). У доктрині міжнародного права та сучасній дипломатичній практиці вже давно є визнаним той факт, що саме ці переговори можуть бути найбільш ефективним засобом для вирішення найскладніших питань міжнародного життя. Проте, це зовсім не означає, що традиційні методи дипломатії втрачають своє значення. В дійсності дипломатичні представництва залишаються і в наш час головними, постійно діючими каналами зв'язку між державами — контрагентами. До того ж, крім звичайних, уже цитованих із ст. З Віденської конвенції функцій, дипломатичні представництва, як і інші ланки дипломатичної служби відповідних держав, проводять велику роботу з підготовки самих зустрічей та переговорів на найвищому рівні, а також щодо міжнародно-правового оформлення рішень, що на них приймаються. [27]
Щодо функції ведення переговорів, то Віденська конвенція закріплює дану функцію, так: ведення переговорів з урядом країни перебування. У межах цієї функції глава дипломатичного представництва має широкі можливості для виявлення ініціативи у справі розвитку відносин у відповідних сферах, проведення попередніх переговорів тощо. За існуючою дипломатичною практикою держав при веденні переговорів, висловлюванні поглядів і позицій, проголошенні ініціатив від імені акредитуючої держави щодо держави перебування, постійний дипломатичний представник не потребує для цього спеціальних повноважень, оскільки вони виникають з його вірчих грамот. Однак для підписання договору, якщо це доручено послу, потрібні вже належно оформлені повноваження (ст. 7 Віденської конвенції про право міжнародних договорів). [11]
Безпосередні дипломатичні переговори є найбільш поширеним у міжнародній практиці ефективним і гнучним способом вирішення будь-яких справ та спорів між державами. За допомогою цього способу держави прагнуть розв'язати конкретні питання і проблеми, що не мають спірного характеру, хоча інколи вони містять спірні елементи і навіть ознаки конфлікту. Такі переговори можуть бути двосторонні і багатосторонні, або відбуватися у формі міжнародної конференції. Безпосередні дипломатичні переговори за своїм предметом, відбуваються у двох формах: у першому випадку, як урядові (офіційні) переговори з представниками акредитуючої держави, третьої держави, міжнародних організацій з різних питань, що становлять взаємну зацікавленість сторін, особливо з питань міжнародного договору; в другому - як спосіб і метод мирного вирішення міжнародних спорів між зацікавленими сторонами. [23]
Під час безпосередніх дипломатичних переговорів сторони користуються повною свободою і самостійністю стосовно вираження свого ставлення до реального стану речей. У своїх діях вони керуються принципами суверенної рівності та компромісу. Вирішальним елементом при цьому є добра воля сторін та узгодження їх взаємного інтересу.
Сучасне мистецтво ведення переговорів вимагає спеціальної кваліфікації і досвіду, а також досконалого знання мови, якою ведуться переговори. Саме на такі аспекти потрібно звертати особливу увагу у підготовці молодих спеціалістів - міжнародників. Кінцевим підсумком при цьому є втілення обраної стратегії та елементів тактики переговорів під кутом досягнення закладеної мети. [32]
Що стосується консультацій, які мають назву "бесіди", "діалоги", "обмін думок", особливо між міністрами закордонних справ, вони часто втілюються у міжнародних угодах. У підготовці та проведенні консультацій активну участь бере глава дипломатичного представництва, розташованого у цій державі.
Останньою з виділених функцій є функція дипломатичного захисту. Дана функція дипломатичного представництва передбачає захист прав і законних інтересів акредитуючої держави, її громадян та юридичних осіб, що перебувають на території країни акредитації посольства. Дипломатичний захист здійснюється, насамперед, у тому, що посольство надає консультації своїм громадянам з усіх питань, що стосуються їхнього перебування в даній країні, робить різноманітні запити з приводу захисту інтересів своєї