Ознакою письмового доказу є й те, що закріплення людиною на предметі своїх думок здійснюється за допо-могою певних знаків. Засіб нанесення знаків повинен бути таким, щоб на предметі утворювалися матеріальні сліди цих знаків, доступні для сприйняття. Знаки наносяться певними хімічними засобами або шляхом механічної зміни поверхні предмета.

Відомості про факти можуть бути виражені або у фор-мі думки, або у вигляді певних слідів на матеріальних предметах. Лише своїм змістом письмові докази можуть підтверджувати наявність або відсутність факту, який має бути встановлений.

Письмові докази за своїм джерелом належать до до-казів особистих, внаслідок чого їм притаманний процес формування особистих доказів, на який впливають особи-сті якості людини: освіта, спеціальність, вік, спостереж-ливість, інтереси, розвиненість органів чуття, душевний стан тощо. Сукупність цих факторів і визначає об'єктив-ність та повноту одержання і закріплення відомостей. Особливість письмового доказу полягає у тому, що при закріпленні відомостей можливі всякого роду неточності, перекручення, неповнота, що нерідко виявляються при наступній перевірці документа за допомогою показань осіб, які його склали.

Важливість письмових доказів у цивільному процесі перш за все визначається значенням форми матеріально-правових відносин. Законом передбачено обов'язкову пись-мову форму низки угод і заборонено використання інших засобів доказування на підтвердження їх укладення.

У судовій практиці використовуються різні види письмових доказів, яким притаманні певні особливості, що необхідно враховувати при їх дослідженні.

Письмові докази класифікуються за такими ознака-ми: суб'єкт (джерело) формування; характер змісту; форма закріплення; засіб формування.

За суб'єктом письмові докази поділяються на офі-ційні і неофіційні. Офіційні письмові докази — це доку-менти, акти, які виходять від державних органів, установ, підприємств, службових осіб і громадських організацій. Неофіційні — це документи, які виходять від громадян.

Розмежування письмових доказів на офіційні і неофі-ційні зумовлює неоднаковий порядок їх дослідження. Дослідження офіційних документів потребує з'ясування наявності повноважень органів і службових осіб, які скла-ли документ, додержання передбаченого законом поряд-ку складання документів і перевірки істинності викладе-них у документах відомостей.

Оспорювання офіційних документів у деяких випад-ках можливе лише в установленому законом порядку.

Офіційні письмові докази — такі письмові матеріали, які виходять від державних, громадських організацій, слу-жбових осіб і складені у порядку здійснення службових, державних або громадських обов'язків. До офіційних пись-мових доказів належить велика група документів, у складі якої можна виділити певні підгрупи, у тому числі й доку-менти, що виходять від органів влади та місцевого само-врядування, службових осіб, судово-прокурорських органів, органів громадських організацій тощо.

У судовій практиці з цивільних справ часто зустріча-ються неофіційні документи. В усіх випадках особа, яка склала документ, виступає тільки як громадянин. До не-офіційних документів належать листування ділового і особистого характеру, різні записи, щоденники, рукописи, договори тощо.

Дослідження неофіційних документів допускають пе-ревірку істинності відомостей, які містяться в документі, або волевиявлення суб'єкта. Неофіційні документи ма-ють велике доказове значення для правильного вирішен-ня спору, тому що вони можуть містити позасудове ви-знання певних фактів.

За змістом письмові докази поділяються на розпо-рядчі й інформативні. Розпорядчі докази визначаються як документи, які містять виявлення волі. До розпоряд-чих потрібно віднести акти органів державної влади і державного управління, місцевого самоврядування, а також документи, в яких виявляється воля суб'єктів права, спрямована на встановлення, зміну і припинення правовідносин. Інформативні документи містять відомості про наявність або відсутність певних фактів.

Різноманітність розпорядчих документів пояснюється характером суб'єкта доказування і його функціями, що має враховуватися при дослідженні цих доказів. Розпо-рядчі документи характеризуються двома головними озна-ками: правомірністю волевиявлення і наявністю дійсної волі суб'єкта, вираженої у документі.

У судовій практиці використовуються інформативні письмові докази (довідки, звіти, акти, листи, повідомлен-ня). Істотною ознакою інформативного документа є те, що в ньому повідомляється лише про певні факти, їх наяв-ність або відсутність. У таких документах головним при дослідженні доказів є встановлення відповідності закріп-лених відомостей самим фактам дійсності. Особливо ре-тельно потрібно з'ясувати умови їх складання з ураху-ванням усіх обставин, які впливають на процес формування.

Наведений поділ документів має умовний характер, тому що в одному й тому ж документі можуть бути закріплені одночасно і волевиявлення особи, і відомості інформатив-ного характеру.

За формою письмові докази поділяються на прості та нотаріально засвідчені, або документи простої письмо-вої форми і кваліфікованої письмової форми.

Для документів простої письмової форми характер-ним є те, що вони не мають обов'язкових реквізитів. Ці документи можуть бути використані як докази з ураху-ванням вимог допустимості. Форма таких документів до-вільна і визначається їх суб'єктами.

Велику групу становлять документи кваліфікованої форми. Головна їх ознака полягає в тому, що для них уста-новлено визначену форму з наявністю необхідних рекві-зитів.

Письмові докази можуть бути класифіковані також за засобом і характером формування. За цією ознакою їх можна поділити на оригінали і копії. Оригіналами є перші примірники. Такий документ має більшу вірогідність, тому що відомості про факт закріплені у ньому безпосередньо особою, яка склала даний документ. При вирішенні спра-ви повинні бути використані в першу чергу письмові до-кази в оригіналі. Якщо подано копію, суд може витребу-вати оригінал.

Письмові докази або протоколи їх огляду, складені в порядку,