Поняття “посадова особа” можна дослідити через призму службово-правових відносин, у яких вона перебуває. Характер діяльності державного службовця завжди обумовлений видом і місцем посади у структурі державного органу. Одні державні службовці беруть участь в усіх стадіях управлінського процесу, а інші - лише в окремих. Важливим елементом для визначення ролі особи у службовій діяльності є наявність владних повноважень.

Наявність владних повноважень визначає важливу роль особи в управлінському процесі, надаючи їй реальні важелі впливу на формування органу чи його підрозділу і на скерування діяльності підлеглих по службі працівників у напрямку виконання завдань та функцій відповідно до компетенції цього органу. Як носій владних повноважень, такий службовець має право виконувати організаційно-розпорядчі дії, які супроводжуються визначенням форм та застосуванням відповідних методів управлінської діяльності, вибором моделі впливу на підлеглих і створення умов для виконання ними службово-трудових обов’язків. Саме до цієї групи службовців належать посадові особи.[3;285]

Таким чином, для посадової особи характерною ознакою є зайняття керівної посади.

Отже, посадова особа державної служби - це державний службовець, який з метою постійного чи тимчасового управління державним органом або його підрозділом, а також представництва його інтересів у зовнішніх відносинах наділений державно-владними повноваженнями і правомочний вчиняти службові юридичні значимі дії.

Щодо службових осіб, то такими особами є особи, які постійно чи тимчасово здійснюють функції представників влади, а також обіймають постійного чи тимчасового на підприємствах, установах, чи організаціях незалежно від форм власності посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків, або виконують такі обов’язки за спеціальними повноваженнями. Відповідно виокремлюються наступні ознаки службової особи:

1) здійснення функцій представника влади;

2) виконання організаційно-розпорядчих функцій згідно з посадою;

3) виконання адміністративно-господарських обов’язків згідно з посадою;

4) виконання організаційно-розпорядчих функцій або адміністративно-господарських обов’язків на підставі адміністративного акта.

Основним критерієм розмежування понять “посадова особа” в “службова особа” має стати характер владних повноважень, якими володіють ці особи. Дії службової особи породжують юридичні наслідки для фізичних і юридичних осіб, які не перебувають з ними в службово-правових відносинах. Службова особа у межах чинного законодавства наділена правом застосовувати заходи адміністративного примусу до учасників правовідносин, які порушують нормативно встановлені правила поведінки.

Досліджуючи юридичну природу поняття службової особи державної служби, необхідно виділити наступні властиві їй ознаки:

1) наявність спеціальних повноважень, які закріплені нормативно-правовими актами;

2) правомочність видавати вказівки обов’язкового характеру як фізичним, так і юридичним особам, які не перебувають у службово-трудових відносинах;

3) застосування заходів адміністративного примусу у випадках, передбачених законодавством.

Отже, можна зробити висновок, що службова особа державної служби - це фізична особа, яка постійно чи тимчасово займає в органах державної влади посаду, пов’язану з виконанням спеціальних повноважень, наданих ій у встановленому законом порядку, стосовно осіб, що не перебувають з нею у службовому підпорядкуванні, і у випадках, передбачених законодавством, має право застосовувати заходи адміністративного примусу.[3; 287]

Отже, слід визначити, що основними критеріями розмежування понять “посадова особа” і “службова особа” є:

- характер владних повноважень;

- характер правових зв’язків між учасниками;

- вид примусу, який вона має права застосовувати;

- перебування на керівній посаді або виконання повноважень керівника за спеціальними дорученнями для посадових осіб.

Державні службовці за повноваженням держави виконують відповідну роботу в управлінні процесом виробництва та організації праці спеціалістів. Громадські ж службовці здійснюють відповідні функції, якими наділені громадські організації та об’єднання громадян, а також функцій, які передали їм державні органи. Крім того, діяльність державних службовців є елементом державного управління, вона має, як правило, владний характер і забезпечується заходами державного примусу. Отже, державний службовець - це особа, яка займає посаду в державному органі та його апараті, здійснює професійну діяльність щодо практичного виконання завдань та функцій держави та отримує заробітну плату за рахунок державних коштів.[6; 26]

Основним критерієм класифікації посад державних службовців, згідно статті 25 Закону України “Про державну службу” є організаційно-правовий рівень органу, який приймає їх на роботу, обсяг і характер компетенції на конкретній посаді, роль і місце посади в структурі державного органу.[10;4]

Встановлюються такі категорії посад службовців:

Перша категорія - посади голів державних комітетів, що не є членами Уряду України, голів інших центральних органів державної виконавчої влади при Кабінеті Міністрів України, постійного представника Президента України в Республіці Крим, представників Президента України в областях, містах Києві, Севастополі, перших заступників міністрів та інші прирівняні до них посади.

Друга категорія - посади заступників керівника адміністрації Президента України, заступників керівника секретаріату Верховної Ради України, заступників керівника апарату Кабінету Міністрів України, керівника структурних підрозділів секретаріату Верховної Ради України, секретаріатів постійних комісій Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, апарату Кабінету Міністрів України, радників та помічників Президента України, Голови Верховної Ради України, Прем’єр Міністра України, заступників міністрів, заступники голів державних комітетів, які входять до складу Кабінету Міністрів України, перших заступників, першого заступника Постійного Представника Президента України в Республіці Крим, перших заступників, глав обласних, Київської, Севастопольської міських державних адміністрацій, та інші прирівняні до них посади.

Третя категорія - посади заступників керівників структурних підрозділів, завідуючих секторами, головних спеціалістів, експертів, консультантів Адміністрації Президента України, Секретаріату Верховної Ради України і апарату Кабінету Міністрів України, заступників Постійного Представника Президента України в Республіці Крим, заступників глав обласних, Київських, Севастопольських міських державних адміністрацій, представників Президента України в районах, районах міст Києва та Севастополя, начальників управлінь самостійних відділів у складі міністерств та інших центральних органів державної виконавчої влади та інші прирівняні до них посади.

Четверта категорія - посади