При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звер-нулися за вчиненням.

У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади чи хвороби або з будь-яких інших причин не може підписати угоду, заяву або інший доку-мент, підписується інший громадянин, нотаріус встановлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього. Встановлення особи здійснюється за пас-портом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо його особи.

При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах. У разі укладення угоди представником перевіряються його повноваження.

При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, пере-дбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників угод та тих осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії. Нотаріально посвідчувані угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Як-що угода, заява чи інший документ підписані за відсутністю нотаріуса, громадя-нин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним. Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його доручен-ням і в його присутності та в присутності нотаріуса угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, через які громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

У відповідності зі статтею 46 Закону "Про нотаріат" нотаріус вправі вима-гати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Їх потрібно подати в строк, вказаний нотаріусом, але він не може перевищувати одного місяця.

Нотаріус не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної державної нотаріальної контори та працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом. У зазначених випадках нотаріальні дії вчи-няються будь-якими іншими нотаріусами чи посадовими особами будь-якого ви-конавчого комітету Ради народних депутатів в межах їх компетенції.

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлен-ня, документи, текст яких неможливо прочитати вааслідок пошкодження, а також написані олівцем. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в докумен-тах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою установи, підприємства або організації чи особи, яка видала документ. При цьому виправ-лення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправ-лене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене. Не приймають-ся для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному вигляді, як наприклад документи, залиті чорнилом, потерті та iн. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнуровано, не пронумеровано і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою установи, підприємства, організації чи особи, що видала доку-менти.

Тексти нотаріально посвідчуваних угод, засвідчуваних копій документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту посвідчуваних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб – без скорочень і з зазначенням їх адреси. В необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб в установах банків.

Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. При посвідченні угод за участю іноземних гро-мадян зазначається також і їх громадянство.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, в яких прокреслення не допускаються.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений не-правильно чи неграмотно (чи складений з порушенням вимог чинного законодав-ства), нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, ви-правити його або скласти новий. На прохання заінтересованої особи документ може бути складений нотаріусом.

У випадках, коли документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом і печаткою нотаріуса.

При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи за фор-мами, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р. "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах".

Посвідчувальний напис повинен бути