У XVI ст. посаду канцлера ВКЛ по черзі займали 8 осіб: Миколай Радзивілл (був канцлером в 1492-1509 рр.); Миколай Миколайович Радзивілл (1510-1522); Ольбрехт Гаштольт (1522-1539), Ян Глібович (1546-1549); Миколай Радзивілл Чорний (1550-1565); Миколай Радзивілл Рудий (1566-1579); Остафей Волович (1579-1587) і Лев Сапега (1589-1623). Основні положення діяльності канцлера як посадовця були визначені присягою канцлера і віце-канцлера, записаною близько 1566 р. Канцлер зобов'язується не видавати ніяких пергаментів і документів в обхід господаря і без усної вказівки останнього, не видавати документів, що можуть завдати шкоди господарю і державі або що йдуть врозріз з уже даними документами. Особлива увага приділена зберіганню державної таємниці, попередженню господаря про можливу загрозу. У формулюванні присяги не вказані очевидні для всіх присутніх права канцлера. Він не тільки міг видавати документи, переписувати їх, знищувати документи, що втратили правову силу, але, перш за все, канцлер організовував діяльність всієї канцелярії, вирішував питання підбору персоналу, міг, наприклад, замінити одного писаря іншим, або призначити в канцелярію своїх особистих писарів. З приблизно 1458-1459 рр. канцлер разом з посадою одержував місце віленського воєводи, яке вимагало значно більше часу і роботи, або (у 1579-1587 рр.) місце віленського каштеляна. Потрапивши в Панську Раду, часто супроводжуючи господаря до Польщі і вирішуючи як воєвода різні державні питання, канцлер мало часу приділяв реальній роботі в канцелярії. Особливе ставлення до документів, що зберігаються в канцелярії, формував і той факт, що канцлер виявився першим, після вищого духовенства, посадовцем держави. 

Відомі заслуги в справі організації роботи канцелярії канцлера першої половини XVI ст. Миколая Радзивілла. Через його руки пройшли практично всі значущі документи того часу: земські привілеї, привілеї знаті і церкви. При М. Радзивіллі починає систематизуватися документальний матеріал, пов'язаний з міжнародною політикою, короткий виклад документів потрапляє до складу Литовської Метрики. Але невідомо чи існувала вже в цей час традиція зберігати частину державних документів в маєтку канцлера. Син Миколая Радзивілла, що став канцлером в 1510 р. і в 1516-1522 р. реорганізував апарат канцелярії, деякі документи Метрики зберігав в своєму маєтку. Про це свідчить історія 1528 р., коли маршалкова господарська Ельжбета Кесгайловичова, вдова Миколая Кесгайловича, звернулася до господарського суду з проханням підтвердити їй посаг чоловіка. Батько М. Кесгайловича, жемойтський староста Станіслав Кесгайлович, дозволив сину відписати дружині як весільний подарунок третю частину володінь М. Кесгайловича; згода старости була підтверджена привілеєм господаря, який "пропав"[12]. Привілей був вписаний у Литовську Метрику, але вдова не могла його знайти, тому що деякі книги Метрики знаходилися у Ельжбети Радзивіллівої, вдови канцлера ВКЛ Миколая Радзивілла. Король дав Е. Кесгайловичевій 12 тижнів, щоб "той привілей між справами канцелярськими знайти". Не вказано, скільки часу і якими книгами розпоряджалась Е. Радзивілліва, але факт свідчить про те, що частину державних документів канцлер ВКЛ Миколай Радзивілл (помер в 1522 р.) тримав в своєму маєтку. Можливо, такий стан речей ще не став традицією, можливо, також вплинуло й те, що писарями в державній канцелярії служили деякі особисті писарі М. Радзивілла, наприклад, Андрій Стецкович Сопотка. 

Не ясна практика в цьому питанні одного з найбільш впливових канцлерів ВКЛ воєводи віленського Ольбрехта Гаштольта. Чи брав з собою О. Гаштольт державні документи, чи тримав їх у своєму дворі – не вистачає даних для того, щоб говорити про це. Якби така можливість існувала, то можна було б говорити про певний конфлікт приватних і громадських інтересів у канцелярії за часів О. Гаштольта. У 1530 р. згадується ясно не названий писар О. Гаштольта, що "жив" у канцелярії. Довгий час у канцелярії працював особистий писар канцлера Мартін Тур. Хоча як секретар короля він згадується тільки з 1543 р., він залишився в канцелярії і після смерті О. Гаштольта. З лютого 1540 р. за вказівкою Сигізмунда Старого складалася 24-а книга записів Литовської Метрики. Значуща і проведена в 1525 р. в канцелярії ревізія. Під час ревізії були знайдені "без волі і дозволу господарського" видані писарями документи, на основі яких деякі особи незаконно отримали право на володіння землями і людьми. Писарі, що видали документи, позбулися посади, а що розбагатіли обманним шляхом – багатства. Згідно Олесю Груші, ці факти – робота особистих писарів канцлера в канцелярії,