Дуже важливо ще до початку інвентаризації отримати усі документи з надходження та витрат матеріальних цінностей. Для цього кожний документ підписується членами інвентаризаційної комісії, проставляєть-ся дата. Звіт, який складає матеріально відповідальна особа, теж підпи-сується членами комісії. Під час ревізії забороняється використовувати первинні документи без позначок ревізора.

Після цього матеріально відповідальна особа пише розписку про те, що усі первинні документи з надходжень та витрат занесені до звіту і ніяких інших документів більше не подаватиметься. Потрібно також взяти розписку про те, що на відповідальному збереженні немає матеріа-льних цінностей, які належать іншим організаціям чи стороннім особам. Якщо вони є, то з'ясувати які саме, чиї і де зберігаються.

Інвентаризацію проводять суцільним або вибірковим методом.

Під час ревізії слід брати до уваги факти проведення інвентаризації із зміною матеріально відповідальних осіб. У разі виявлення порушень, коли, наприклад, під час перебування у відпустці однієї матеріально від-повідальної особи її заміняла інша без передачі матеріальних цінностей, проводиться суцільна інвентаризація. Суцільна інвентаризація прово-диться й тоді, коли матеріальних цінностей небагато.

Якщо інвентаризація проводиться вибірково, доцільно перевіряти ко-жне п'яте найменування згідно з картотекою та оборотною відомістю.

Сипучі матеріали зважуються вибірково. Для цього виготовляється ящик об'ємом 1куб.м і відбирається 5 проб із різних місць, Загальна вага усіх проб вираховується за значенням питомої ваги матеріалу.

За проведеною таким методом інвентаризацією не виводяться її резуль-тати, а матеріали не скеровуються до слідчих органів. Така інвентаризація проводиться для того, щоб пересвідчитися, чи немає великих відхилень. У тому разі, якщо вибірковою інвентаризацією виявлено значні розбіжності між наявними і обліковими даними, проводиться суцільне переважування.

Оформляючи інвентаризаційні описи, треба точно вказувати назву цінностей, щоб вона збігалася з назвою, яка написана в обліковій картці чи оборотній відомості. Обов'язково мусить бути вказана одиниця виміру і кількість одиниць. Кожна сторінка інвентаризаційного опису має бути підписана усіма членами комісії. Якщо є виправлення, то вони обумовлюються, а потім підписуються усіма членами комісії.

Бухгалтер складає порівняльну відомість тільки за тими позиціями, де є відхилення.

Усі цінності перераховуються інвентаризаційною комісією у присут-ності матеріально відповідальної особи і заносяться до акту інвентари-зації, який складається у двох примірниках і підписується усіма членами інвентаризаційної комісії.

У тому разі, якщо будуть знайдені недоліки щодо ненадійного збері-гання матеріальних цінностей, їх необхідно вказати в акті ревізії.

Під час інвентаризації незавершеного виробництва, капітального бу-дівництва і незавершеного ремонту до складу інвентаризаційної комісії обов'язково необхідно включати технологів, інженерів-будівельників та інших фахівців.

Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що є на робочих міс-цях і не оброблялися, заносяться до окремих описів матеріальних цінно-стей.

Кількість сировини та матеріалів, що є складовими неоднорідної маси та сумішей у незавершеному виробництві, визначається за допомогою розрахунків фахівців — членів інвентаризаційної комісії згідно з галу-зевими інструкціями. Розрахунки з підписом особи, яка їх виконувала, додаються до інвентаризаційного опису.

Результати інвентаризації оформляються бухгалтерією підприємст-ва. За ними виводяться наявні лишки або нестача.

Усі факти розбіжностей заносяться до відомостей інвентаризаційних різниць. Якщо є розбіжності даних обліку фактичної наявності матеріа-льних цінностей з бухгалтерськими даними, то лишки оприбутковуються з віднесенням результатів на збільшення доходу підприємств, а недостача цінностей у межах затверджених норм втрат списується на витрати виробництва. Норми природних втрат застосовуються лише у разі вияв-лення фактичних нестач та після заліку нестач цінностей над лишками у пересортиці.

Понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування ціннос-тей відносяться на винних осіб за такими цінами, за якими вираховуєть-ся обсяг шкоди, заподіяної розкраданням, нестачею, знищенням та псуванням матеріальних цінностей.

Сума до відшкодування розраховується відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116. Згідно з цим Порядком розрахунок повинен здійснюватися за такою формулою:

Рз = {(Бв - А)-Іінф + ПДВ + Азб}-2,

де Рз — розмір збитків та нестач;

Бв — балансова вартість на момент встановлення факту розкра-дання, нестачі, знищення (псування) матеріальних ціннос-тей;

А — амортизаційні відрахування;

Іінф — загальний індекс інфляції, який розраховується на під-ставі щомісячно визначених Мінстатом індексів інфляції;

ПДВ — розмір податку на додану вартість;

Азб — розмір акцизного збору.

Понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, зокрема й го-тової продукції, у тому разі, якщо винуватців не встановлено або якщо у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки під-приємства.

Слід пам'ятати, що взаємозалік лишків і нестач внаслідок пересор-тиці можна здійснити тільки щодо матеріальних цінностей однакового найменування або схожих зовні, чи упакованих тотожною кількістю у одній тарі за умови, що лишки і нестачі виникли протягом одного і того ж періоду, що перевіряється, а також протягом того часу, коли матеріаль-ну відповідальність несла одна матеріально відповідальна особа.

За відсутності норм втрат нестача розглядається як понаднормова.

Під час ревізії необхідно проводити інвентаризацію підзвітних сум. Для цього за журналом-ордером або іншими бухгалтерськими облікови-ми регістрами аналітичного обліку треба визначити дебіторську заборго-ваність підзвітних осіб і провести інвентаризацію наявності готівки чи бухгалтерських документів щодо придбання матеріальних цінностей і здачі їх на склад.

Перевіряючи результати інвентаризації, необхідно пересвідчитися, чи оприбутковано за бухгалтерським обліком виявлені лишки, чи списано, згідно з рішенням керівника господарства, на відповідні рахунки нестачі — за рахунок винних осіб, за рахунок коштів підприємства, що залиша-ються у розпорядженні підприємства, чи за рахунок природних втрат.

Якщо рішення керівника щодо покриття нестач