При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відряджен-ня, включаючи час перебування в дорозі.

При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додат-кові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріа-лами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

На перш о початкові витрати начальникам експедицій чи заго-нів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної пла-ти, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транс-портом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання при-міщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на при-дбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцін-ного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних вит-рат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються по-свідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невико-ристаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не піз-ніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'я-заний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо за-твердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отри-мали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним зако-нодавством.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активно-му субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ-ляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналіти-чний облік шляхом використання позиційного способу записів.

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а креди-тове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з ін-шими кредиторами».

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами ре-єстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».