Схема форми бухгалтерського обліку Журнал-головна наведена далі.

Основною перевагою форми бухгалтерського обліку Журнал-головна є простота і наочність записів синтетичного обліку. Проте при використанні великої кількості синтетичних рахунків ця форма втрачає наочність записів. Окрім цього, ведення обліку у книжкових регістрах утруднює використання обчислювальної техніки при опрацюванні облікової інформації.

Проводка | Зміст запису | Сума обороту | Рах. 20 “Вироб-ничі запаси” | Рах. 30 “Каса” | Рах. 31 “Рахунки в банках” | Рах. 63 “Розрахунки з постачальниками” | і т.д.

Дата | № | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т

Сальдо на 01.12 | 92865 | 6300 | - | 1800 | - | 47500 | - | 15000

05.12 | 1 | Одержано з поточного рахунка по чеку №258 | - | - | 6532 | - | - | 6352 | - | -

09.12 | 2 | Оприбутковано матеріали п рахунку-фактурі №847 | 25000 | 25000 | - | - | - | - | - | - | 20500 | - | -

10.12 | 3 | Виписка з банку №361 | 15000 | - | - | - | - | - | 15000 | 15000 | - | - | -

11.12 | 4 | Видатковий касовий ордер №73 і виписка банку №362 | 1800 | - | - | - | 1800 | 1800 | - | - | - | - | -

15.12 | 5 | Оприбутковано матеріали по рахунку-фактурі №942 | 9754 | 9754 | - | - | - | - | - | 9754 | - | -

і т.д. | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ...

Оборот | 138906 | 30254 | - | 6352 | 1800 | 1800 | 15000 | 15000 | 30254 | ... | ...

Сальдо на 01.01.200__ р. | 107207 | 36554 | - | 6352 | - | 27942 | - | - | 3025 | ... | ...

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку ґрунтується на широкому застосуванні системи накопичувальних і групувальних облікових регістрів - журналів-ордерів і допоміжних відомостей до них.

Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправдних документів в міру їх надходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів). При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.

У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і сама назва цих регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюють в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).

За зовнішнім виглядом журнали-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по якому облічуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщених граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер.

Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовано за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет - його закінчення, тобто куди засоби надходять або де вони використані. Схематично форма журналу-ордера має такий вигляд.

Журнал-ордер №

по кредиту рахунка №_

Дата | Підстава для запису (найменування і № документа) | В дебет рахунків | Разом по кредиту

№_ | №_ | №_ | №_

Схема форми бухгалтерського обліку Журнал-головна

Записи господарських операцій в журнали-ордери здійснюють за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Це дає змогу значно скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку. Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного рахунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.

Як виняток, для посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарських операцій за шаховим принципом.

По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для