7.5. Перехід до наступного робочого кварталу.

Для переходу до наступного робочого кварталу (наприклад, при необхідності виправити проводки в попередньому періоді) слід вивести з допомогою пункта “Розрахунок підсумків” розділу “Звітність” головного меню запит розрахунку підсумків і поміняти там робочий квартал, як описано в розд.7.3. Після цього Ви можете ввійти в журнал операцій і вводити там проводки і документи за вказаний квартал.

Зауваження.

Якщо Ви працюєте з включеним автоматичним розрахунком підсумків, то Ви можете вносити виправлення в попередні квартали без необхідності перераховувати підсумки - програма сама виправить підсумки у всіх кварталах, аж до останнього розрахованого. Наприклад, якщо Ви в 3 кварталі 1994 р. помітили неправильну проводку, яка відноситься до 1 кварталу, то Ви можете переключитися на 1 квартал, виправити проводку і потім знову переключитися на 3 квартал. Ніяких перерахунків підсумків при цьому робити не треба. Навпаки, якщо режим автоматичного перерахунку підсумків був би виключений, то потрібно було б розраховувати підсумки за 1 квартал, потім за 2 квартал, і тільки потім можна було б розраховувати підсумки за 3 квартал.

7.6. Інформація, що міститься в підсумках.

При перерахунку підсумків програма підраховує і зберігає дані про залишки і обороти по кожному рахунку і субрахунку: при основному розрахунку - за кожний місяць кварталу, а при тимчасовому розрахунку - за період тимчасового розрахунку.

Якщо по рахунку або субрахунку ведеться валютний облік, програма розраховує і зберігає залишки і обороти в валюті по кожній валюті окремо, в гривнях (гривневий еквівалент) по кожній валюті окремо і сумарні (по всіх валютах) залишки і обороти (останні виражаються, як це вимагається правилами бухобліку, в гривнях).

Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік, вказані дані вираховуються і зберігаються для кожного об”єкту аналітичного обліку (субконто). Крім того, якщо по рахунку (субрахунку) ведеться кількісний облік, то програма підраховує і зберігає також кількісні залишки і обороти по кожному об”єкту аналітичного обліку (субконто).

Для деяких рахунків в підсумках можуть зберігатися також дані про обороти субконто по даному рахунку з іншими рахунками. Для цього слід в плані рахунків поставити відповідну ознаку (символ “+” в графі “Ан.”).

7.7. Використання підсумків.

При формуванні багатьох стандартних звітів програма не переглядає журнал операцій, а бере всю необхідну інформацію з підсумків, завдяки чому ці звіти виводяться практично моментально.

Вся інформація, яка зберігається в підсумках є доступною також в документах, розрахунках і звітах довільної форми з допомогою макромови. Поскільки при формуванні цих вихідних документів, а також при генерації проводок в режимі “документи і розрахунки”, програма звертається тільки до підсумків, а не до самого журналу операцій, формування вихідних документів і генерація проводок виконується досить швидко. Більше того, ця швидкість не залежить від кількості проводок в журналі операцій, так що складання балансу для кварталу в якому Ви зробили сто тисяч проводок, буде здійснено з такою ж швидкістю, як і для періоду, в якому було зроблено всього десять проводок.