Розділ 9. Звіти довільної форми
9.1. Основні можливості
Крім звітів і відомостей, описаних в розділі 8, програма дозволяє отримувати звіти довільної форми. Кожний звіт задається з допомогою текстового файла, що містить форму звіту і формули для розрахунку кожного показника. Ви можете змінювати існуючі звіти і створювати нові. Правила складання звітів і задання формул в них - практично такі ж, як для складання форм первинних документів, які друкуються при вводі типових проводок (див. розд.5).
В комплект поставки входить набір звітів, який містить практично всі документи, що вимагаються податковою інспекцією, пенсійним фондом і службою статистики: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.п. При необхідності Ви можете змінити ці звіти або створити нові. Зауважимо, що при зміні плану рахунків Вам обов'язково потрібно буде внести зміни в звіти, що поставляються разом з програмою, щоб настроїти їх на інший план рахунків.
Використання звітів включає в себе кілька аспектів:
використання готових звітів, воно обговорюється в п.9.2;
створення і редагування звітів, воно розглядається в п.9.3;
підключення нових готових звітів, ця тема розглядається в п.9.4.
9.2. Використання готових звітів
Для формування звіту слід вибрати пункт "Звіти" з групи "Звітність" головного меню.
Контроль правильності підсумків. Якщо встановлено режим автоматичного розрахунку підсумків або проводки після останнього розрахунку підсумків не змінювалися, то програма відразу виведе на екран запит зі списком звітів, що є в програмі.
Якщо Ви не встановили режим автоматичного перерахунку підсумків, а для вибраного періоду розрахунок підсумків не проводився або вихідні дані були після останнього розрахунку підсумків змінені, то програма виведе повідомлення:
Дані змінювалися! Перерахувати - Enter! Ні - Esc!
При натисненні Enter на екран виводиться запит розрахунку підсумків (мал. 8.1), а при натисненні Esc - на екран буде без перерахунку підсумків виведено список звітів (мал. 9.1). Однак, слід мати на увазі, що сформовані після відмови від перерахунку підсумків звіти можуть бути не у всьому правильними, поскільки вони будуть складені по застарілих підсумках.
Список звітів. Для вибору формованого звіту, задання режимів формування звітів і редагування форм звітів програма виводить на екран список звітів. Список включає дві графи: "Назва" і "Вихідний файл":
в графі "назва" наводиться назва звіту. Ви можете вибирати її на свій розсуд, вона використовується тільки для зручності пошуку;
в графі "Вихідний файл" знаходиться ім'я файла з формою звіту.
Список впорядковано по першій графі (назвах звітів).
Зауваження.
В поставочний комплект включено ряд звітів. Ці форми звітів є зразками. Ви можете змінювати їх у відповідності з Вашою системою обліку.
Період формування звіту (тобто період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках) відображається вверху списка звітів. Звіти можуть формуватися за рік і за біжучий квартал. Для зміни періоду використовуйте клавішу F5.
Зауваження.
В тексті форми звіту період, за який підраховуються підсумки і обороти по рахунках, можна змінити при допомозі відповідних команд.
Задання параметрів програми або констант. Перед формуванням звітів Ви можете:
натиснувши Alt F10, виправити параметри програми;
натиснувши F3, задати значення констант (див. п. 3.7).
Вибір звіту. Для вибору формованого звіту слід встановити курсор на стрічку з назвою потрібного звіту і натиснути Enter. Програма почне формування звіту, відображаючи цей процес горизонтальною полоскою-індикатором. Якщо файл форми звіту складено некоректно, то на екран і в файл виводиться протокол помилок.
Перегляд і друк звіту. Сформований звіт поміщається в тимчасовий файл і виводиться для перегляду. Ви можете переглядати його, як це описано в п. 2.9. Закінчивши перегляд, натисніть Esc. На екран буде виведено запит про друк звіту:
Друк одного екземпляра - Enter, Відмова - Esc, кількість екземплярів -
Щоб роздрукувати звіт, приведіть принтер в стан готовності і натисніть Enter. Для відміни друку натисніть Esc. Для друку кількох екземплярів, натисніть клавішу, що відповідає потрібній кількості.
Зауваження по продуктивності. При формуванні звітів програма не звертається до журналу операцій, а бере всю інформацію з підсумків. Тому час формування звіту не залежить від кількості проводок в журналі операцій.
9.3. Коректування звітів і створення нових звітів
Коректування списку звітів. Для вводу нової стрічки в список звітів натисніть клавішу Ins і задайте значення граф "Назва" і "Вихідний файл" для нового звіту. Після задання граф нової операції Ви зможете створити або редагувати файл форми звіту, натиснувши F4 (див. нижче).
Для коректування назви звіту або імені файла з формою звіту встановіть курсор на потрібну графу і натисніть клавішу *. При коректуванні Ви можете використовувати клавіши редагування (див. п. 2.12).
Для знищення стрічки зі списку звітів встановіть на неї курсор і натисніть Del. Програма виведе запит на підтвердження необхідності знищення даної стрічки. Для знищення натисніть Enter, для відміни - Esc.
Задання форми звіту. Якщо в стрічці списку звітів заповнена графа "Вихідний файл", то, встановивши курсор на цю стрічку і натиснувши клавішу F4, Ви зможете переглядати і редагувати форму звіту. Правила задання форм звітів дані в Додатку 1. Порядок редагування з допомогою вбудованого редактора викладено в п.2.10.
9.4. Підключення нових звітів
Для підключення нових готових звітів (наприклад, нових форм звітності, розроблених фірмою "1С", її ділерами або іншими користувачами), слід виконати слідуючі дії.
Перепишіть нові звіти в директорію, звідки Ви викликаєте "1С:Бухгалтерію-Проф.", тобто даєте команду 1SВ.
Запам'ятайте або запишіть, в якому файлі розміщений кожний звіт.
Запустіть "1С:Бухгалтерію-Проф." (введіть команду 1SВ).
Виберіть в розділі "Звітність" головного меню пункт "Звіти".
Для кожного звіту, що підключається:
натисніть клавішу Ins;
в пустій стрічці, яка з'явиться, вкажіть коротку назву звіту (графа "Назва") та
