При необхідності вводу курсів на інші дати необхідно виділити курсором потрібну валюту і натиснути F3 для переходу в список курсів валют. Кожна стрічка цього списку має дату встановлення курсу і курс (кількість гривень в одиниці даної валюти). Бажано вказувати курси валют на кінець кожного місяця.

Заповнивши список валют і список курсів валют, слід вказати в режимі коректування рахунків список рахунків, по яких необхідно вести валютний облік. Біля цих рахунків та субрахунків слід поставити символ "+" в графі "Вал". Цю ознаку можна вказувати, як по рахунках, так і по субрахунках. Якщо Ви вкажете ознаку валютного обліку тільки по рахунку, а по субрахунку - ні, то при підрахунку залишків по субрахунках не будуть формуватися залишки та обороти в валюті, тому ці залишки та обороти не можна буде використати в документах і звітах.

Для проводок по рахунках, для яких вказаний облік в валюті, програма запитує та зберігає суми і в валюті, і в гривнях. При розрахунку підсумків програма розраховує і зберігає залишки та обороти в валюті по кожній валюті окремо, в гривнях по кожній валюті окремо і сумарні залишки та обороти. Якщо по рахунку (субрахунку) ведеться аналітичний облік, то ці дані вираховуються і для кожного об’єкта аналітичного обліку (субконто). Збереження сум проводок і залишків і в гривнях, і в валюті дозволяє виконувати переоцінку валюти.

Як правило, валютний облік ведеться по рахунках обліку грошових коштів (50, 52), розрахунків зі сторонніми організаціями (60, 61, 62, 64, 76 і т.д.) і з підзвітними особами (71 ). При необхідності Ви можете вести валютний облік по будь-яких потрібних Вам рахунках.

3.4. Аналітичний облік

При найпростішому використанні програми "1С:Бухгалтерія-Проф." бухгалтер може обмежитися тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити різні проводки і на їх основі отримувати оборотно-сальдові відомості, карточки рахунків, головну книгу, вести касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні доручення і видавати звіти податковим органам.

Однак повністю можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє слідкувати за розрахунками з конкретними покупцями та постачальниками, враховувати кількість і рух товарів та основних засобів, виконання договорів, розрарунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Програма веде аналітичний облік в кількісному та грошовому виразі.

В цьому параграфі будуть викладені основні поняття, які відносяться до ведення аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії-Проф.", а також подані деякі рекомендації. Конкретні процедури ведення аналітичного обліку подаються в слідуючих параграфах.

Субконто. Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах і т.д. Для загальної назви групи об’єктів аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії-Проф." використовується термін "субконто". Список субконто виводиться і коректується в режимі "Види субконто" розділу "Операції" головного меню, його можна змінювати також при прегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Аналітичний облік. Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків ( функція "Рахунки" з групи функцій "Операції") вказати в графі "Вид субконто" назву виду субконто, що буде зв’язаний з даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати Вам вибрати з відповідного довідника об’єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо Ви "закріпили" до рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" вид субконто "Співробітники", то при вводі операцій по 71 рахунку програма буде пропонувати Вам вибрати зі списку співробітника, до якого відноситься проводка. Якщо потрібного співробітника в списку немає, то список можна доповнити (для цього потрібно буде перервати ввід операції).

Кожний вид субконто може бути закріплено до будь-якого числа рахунків і субрахунків (наприклад, для рахунків 60, 61, 62, 64. 76 можна ввести єдиний список субконто - "Організації").

Аналітичний облік доцільно вести по тих рахунках, для яких необхідно мати залишки і обороти по кожному об’єкту. Найчастіше аналітичний облік ведеться по слідуючих рахунках:

71 - Розрахунки з підзвітними особами

75 - Розрахунки з засновниками

76 - Розрахунки з дебіторами та кредиторами

Крім того, аналітичний облік можна використовувати і для фінансового аналізу діяльності підприємства. Наприклад, якщо вести аналітичний облік по рахунку 46 "Реалізація", де позиціями аналітики будуть напрями Вашої діяльності (виробництво, транспорт, послуги і т.д.), Ви завжди зможете точно знати, який дохід дає кожний вид діяльності. Якщо вести аналітичний облік по рахунку 20 "Основне виробництво", де список позицій буде складатися з назв продукції або її типів, то можна отримати облік затрат на виробництво, які включатимуться в собівартість продукції. З допомогою аналітичного обліку Ви можете вести облік валюти, зарплати, нараховувати амортизацію і т.д.

Багаторівневі списки. В "1С:Бухгалтерії-Проф." списки об’єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Це дозволяє організовувати довідники об’єктів аналітичного обліку більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом Ви використовуєте кілька договорів, то можна в списку "Організації" на другому рівні вказувати назви договорів. Тоді при вводі проводок по рахунках, до яких "закріплений" вид субконто "Організації", Вам буде спочатку запропоновано вибрати назву організації, а потім, якщо по цій організації є ділення на договори, - назву