У Головну книгу записують дату і номер меморіального ордера, а також суми оборотів по дебету і кредиту рахунка в розрізі кореспондуючих рахунків. Приклад запису господарських операцій на рахунку Головної книги наведено нижче.

Головна книга

рахунок 31 “Поточний рахунок”

Дебет Кредит

Дата | № меморіального ордера | Кредит рахунків | Дата | № меморіального ордера | Дебет рахунків

70 | 30 | 63 | і т.д | Разом | 30 | 63 | 64 | 60 | і т.д. | Разом

Сальдо на 01.01 | - | - | - | - | 160 000 | 05.01 | 2 | 34 400 | 50 000 | 7 500 | 10 000 | ... | 150 000

03.01 | 1 | 923 000 | 14 700 | 20 000 | ... | 184 000 | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ...

... | ... | ... | ... | ... | ...

Оборот | 995 000 | 36 200 | 50 000 | ... | 1 723 000 | Оборот | 68 800 | 90 000 | 15 000 | 30 000 | ... | 949 000

Сальдо на 01.02 | - | - | - | - | 934 000

Наведені шифри рахунків означають: 70 - "Доходи від реалізації", 30 - "Каса", 63 - "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками”, 64 - "Розрахунки за податками і платежами", 60 - "Короткострокові позики".

З наведеного прикладу видно, що кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок по кредиту і, навпаки, запис на кредиті рахунка - кореспондуючий рахунок по дебету. Тому кожний запис у Головну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз - на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця по кожному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту, визначають залишки і складають оборотну відомість. При цьому будова Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахунках не тільки простої, а й шахової форми.

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відомості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що складали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правильності облікових записів і складання балансу. Для кожного синтетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів - окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебетового обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту кореспонденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Головної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгалтерський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.

Для прикладу розглянемо будову Головної книги при журнально-ордерній формі обліку .

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгалтерського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотриманням хронологічної послідовності.

Головна книга

Рахунок “Каса”

місяць | Оборот по кредиту | Разом по дебету | Оборот по кредиту | Сальдо

з кредиту рахунка №31 по журналу-ордеру №2 | з кредиту рахунка № 37 по журналу-ордеру №7 | з кредиту рахунка №36 по журналу-ордеру №8 | і т.д. | Дебет | Кредит

На 01.01.200_р. | - | - | - | - | - | - | 5 000 | -

Січень | 128 | 4 500 | 30 000 | ... | 265 000 | 262 000 | 8 000 | -

Лютий

... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | -

Разом

Пояснення шифрів рахунків:

31 – “Розрахунки в банках”,

37 – “Розрахунки з підзвітними особами”,

36 – “Розрахунки з покупцями і замовниками