Із класифікації господарських засобів за складом і розміщенням та джерелами формування випливає також подвійний запис на бухгалтерських рахунках. Наприклад, якщо одержано від постачальника матеріали, то на рахунках треба записати суму одержаних матеріалів і суму заборгованості постачальнику за матеріали.

6. На рахунок господарських засобів збільшення (+) записується на дебеті рахунка, а зменшення (-) на кредиті рахунка.

На рахунках джерел формування господарських засобів записи мають протилежний характер: на дебеті відображається зменшення (-), а на кредиті збільшення (+).

Схематично записи на рахунках господарських засобів (активних) і на рахунках джерел формування господарських „засобів (пасивних) можна відобразити так:

Рахунки Рахунки

господарських засобів джерел формування

Дебет | Кредит | Дебет | Кредит

залишок (сальдо) (+) | залишок (сальдо) (+)

Збільшення (+) | Зменшення

(-) | Зменшення (-) | збільшення

(+)

Разом (оборот)

(+) | Разом (оборот)

(-) | Разом (оборот)

(-) | Разом

(оборот) (+)

Залишок (сальдо) (+) | залишок (сальдо) (+)

Для того, щоб визначити залишок (сальдо) на даному рахунку на кінець місяця, необхідно до початкового сальдо (+) додати оборот за місяць (+) і відняти оборот за місяць (-).

7. В бухгалтерському обліку застосовуються рахунки, які в залежності від обставин можуть мати признаки активного або пасивного рахунку, а сальдо — відповідно по дебету або кредиту. Такі рахунки називаються активно-пасивни-ми. Наприклад, рахунок "Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами".

У синтетиному обліку ці рахунки звичайно мають т. зв. розгорнуте сальдо: і по дебету, і по кредиту рахунку. Розгорнуте сальдо визначається як підсумок сальдо по окремих аналітичних рахунках до даного синтетичного рахунку.

При необхідності до окремих синтетичних рахунків з метою узагальнення на цих рахунках відповідних даних відкривають синтетичні рахунки другого порядку — субрахунки. Наприклад, до рахунку 05 "Матеріали" відкривають субрахунки 05-1 "Сировина і матеріали", 05-2 "Куповані напівфабрикати і комплектуючі вироби", 05-3 "Інші матеріали".

8. При організації і веденні бухгалтерського обліку не можна обмежитись лише узагальненим (синтетичним) обліком. Для контролю за наявністю, рухом і збереженням товарно-матеріальних цінностей, за розрахунками з постачальниками, покупцями і т. п., а також для аналізу змін в складі господарських засобів і джерел їх формування на бухгалтерських рахунках необхідно одержати також деталізовані, подрібнені дані. Наприклад, необхідно знати, які конкретно матеріали має підприємство за кількістю і вартістю, кому і скільки воно в'инно грошей, хто і скільки винен підприємству і т. п.

В зв'язку з цим, поряд з обліком на синтетичних рахунках, застосовують рахунки, що деталізують, конкретизують облік окремих видів господарських засобів, джерел їх формування та господарських процесів. Деталізовані бухгалтерські рахунки називаються аналітичними, а облік, який ведуть на цих рахунках, називається аналітичним обліком. Наприклад, облік окремих видів готової продукції, облік затрат на виробництво за статтями видатків і т. д.

Записи на аналітичних рахунках за своїм змістом такі ж, як на синтетичних рахунках, але на рахунках матеріальних цінностей роблять їх як в грошовому, так і натуральному (кількісному) вимірі. Записи, на аналітичних рахунках здійснюються на підставі документів, що були підставою для записів на синтетичних рахунках, але з більшою деталізацією.

Особливість записів на аналітичних рахунках в тому, що загальні суми записів за місяць по дебету і кредиту всіх аналітичних рахунків до даного синтетичного рахунка повинні дорівнювати відповідним сумам записів на синтетичному рахунку.

Узагальнення даних аналітичного обліку за місяць здійснюють за допомогою оборотних відомостей по аналітичних рахунках до окремих синтетичних рахунків. Суми початкового сальдо, оборотів і кінцевого сальдо в оборотній відомості по аналітичних рахунках повинні дорівнювати відповідним сумам на синтетичному рахунку.

9. У місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей облік їх ведуть також матеріально відповідальні особи, в підзвіті яких ці цінності знаходяться. Складський облік товарно-матеріальних цінностей ведеться за їх видами (назвами) в кількісних показниках в такому * ж розрізі, як ведеться аналітичний облік цінностей в бухгалтерії. Це необхідно для самоконтролю в роботі матеріально відповідальної особи та звірки даних бухгалтерського і складського обліку з метою виявлення та виправлення допущених в записах помилок.

10. Зміни в складі господарських засобів і джерел їх формування проходять під впливом здійснених підприємством господарських операцій. Господарська операція — це зміна в складі господарських засобів і джерел їх формування при здійсненні господарсько-фінансової діяльності (одержання грошей в касу, покупка матеріалів, розходування матеріалів і т. д.).

Всі господарські операції повинні бути оформлені відповідними первинними документами для обліку їх і контролю, а також правильного визначення доходів і видатків підприємства. Без документа на господарську операцію не можна здійснювати запис в бухгалтерському обліку.

11. По кожній господарській операції бухгалтер визначає зміни викликані в складі господарських засобів і джерел їх формування і на підставі подвійного зв'язку між синтетичними рахунками вказує запис по дебету і кредиту відповідних рахунків. Визначену кореспонденцію рахунків і суму господарської операції записують, як правило, в правому верхньому кутку первинного документа.

Наприклад:

1. Надійшли гроші в касу з розрахункового рахунку в банку на суму 4000 крб.

По цій господарській операції необхідно зробити запис на рахунках господарських засобів:—

на збільшення (+) по дебету рахунка господарських засобів "Каса";—

на зменшення (-) по кредиту рахунку господарських засобів "Розрахунковий рахунок" — на суму 4000 крб.

Скорочено цей запис робиться так: Дт "Каса" — Кт "Розрахунковий рахунок" — 4000.

2. Надійшли на підприємство матеріали від постачальника на суму 5500