Записи господарських операцій в журнали-ордери здійсню-ють за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одно-часно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Це дає змогу значно скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного ра-хунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.

Як виняток, для посилення контролю за рухом і збережен-ням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточ-ний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.

Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарсь-ких операцій за шаховим принципом.

По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний раху-нок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках. Так, журнал-ордер № 13 призначений для відображення господарських операцій по кре-диту рахунків "Основні засоби", "Знос основних запасів", "Статутний капітал", що дає закінчену характеристику руху ос-новних засобів, їх зносу та пов'язані з ним зміни статутного капіталу.

Для прикладу розглянемо будову і порядок записів у журналі-ордері № 7 по рахунку "Розрахунки з підзвітними особа-ми". Як видно, у цьому журналі-ордері аналітичний і синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами забезпе-чується в єдиній системі записів. Аналітичний облік ведуть за виданими в підзвіт коштами і здійснюють записи позиційним (лінійним) способом. Кожній підзвітній особі в журналі відведе-но окремий рядок, у якому записують суму виданого авансу, суму витрат, списаних на підставі авансового звіту, а також за-лишок невикористаного авансу. Узагальнені (синтетичні) дані по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" одержують шляхом підведення підсумків по аналітичних рахунках у жур-налі-ордері.

Отже, важливою особливістю будови окремих журналів-ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.

По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку — на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.

Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додат-кових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.

Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є при-стосованість облікових регістрів для складання звітності.

Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійсню-ють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацю-вання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в поряд-ку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного до-кумента. Журнали-ордери можуть складатися також за допо-могою використання обчислювальної техніки.

Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з доку-ментами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпе-чує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відо-мості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що скла-дали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правиль-ності облікових записів і складання балансу. Для кожного син-тетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за ко-респондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебето-вого обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту корес-понденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Го-ловної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгал-терський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгал-терського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотри-манням хронологічної послідовності.

Діалогово-автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерсь-кого обліку грунтується на комплексному використанні швид-кодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес зби-рання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою про-грамного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первин-них документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожно-го синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нор-мативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: до-сить ввести змінну інформацію один раз, тобто