Працівники, які без відповідних повноважень підписали документ, несуть відповідальність згідно із законодавством України.

Для забезпечення пожежного контролю за операціями має бути визначено перелік операцій, що підлягають додатковому контролю, а також посади працівників, яким подане право виконувати контрольні функції.

Надання права контрольного підпису тій чи іншій особі не позбавляє її права виконувати функції відповідального виконавця за визначеними операціями. У такому разі відповідальний виконавець здійснює контроль за операціями, що проводяться іншими виконавцями.

На одну особу не може бути покладено виконання функції щодо проведення операції, починаючи з її оцінювання до відображення в балансі банку, окрім операцій із встановленим механізмом контролю з використанням відповідного програмного забезпечення.

Керівник банку визначає посадову особу, яка має забезпечувати наявність зразків підписів посадових осіб банку, яким надано право підписання документів та внесення в них потрібних змін у разі звільнення (приймання) працівників банку або зміни їх функціональних обов’язків. Якщо використовуються електронні цифрові підписи, то адміністратор захисту інформації має забезпечити посадових осіб банку, яким надано право підписання документів, відповідними програмно-апаратними засобами, ключовою інформацією тощо.

Робочі місця відповідальних виконавців мають бути організовані таким чином, щоб сторонні особи не мали доступу до екранів ЕОМ, програмно-апаратних засобів ключової інформації, паролів, печаток, штампів, документів і бланків банку.

Операційна діяльність банку має бути організована таким чином, щоб забезпечити:

належне документування всіх операцій. Якщо документування операцій здійснюється з використанням інформаційних технологій, то відповідне програмне забезпечення має забезпечити ведення протоколу про всі операції та дії відповідальних працівників у захищенні від модифікації формі;

своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у реєстрах Бухгалтерського обліку.

Операції банку здійснюються протягом операційного дня, який складається з операційного часу та часу завершення технологічного оброблення облікової інформації з обов’язковим формуванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використанням відповідного програмного забезпечення.