13.11. При ліквідації чи реорганізації документи Банку в обов’язковому порядку передаються ліквідатором на зберігання до архіву управління Національного банку України у Львівській області відповідно до «Переліку документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України» із зазначенням строків зберігання, номенклатури справ та «Інструкції з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України» затвердженої Постановою Правління Національного банку України № 1 від 04 січня 1998 року.

II Відділ організаційної роботи (надалі по тексту Відділ) є структурним підрозділом ВАТ СКБ "Дністер" і у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується заступнику Голови Правління Банку – Директору Організаційно-аналітичного департаменту.

Відділ очолює начальник відділу, який призначається, переміщається і звільняється із займаної посади наказом Голови Правління ВАТ СКБ “Дністер” за поданням заступника Голови Правління-Директора організаційно-аналітичного департаменту в установленому чинним законодавством порядку.

У своїй діяльності Відділ керується Законами України, нормативними актами Національного банку України, Статутом ВАТ СКБ "Дністер", рішеннями Ради та Правління Банку, наказами і розпорядженнями Голови Правління Банку, розпорядженнями заступника Голови Правління – Директора організаційно-аналітичного департаменту, нормативними документами ВАТ СКБ "Дністер", цим Положенням та:

Лінійно-функціональною структурою управління, яка полягає в спеціалізації управлінського процесу залежно від обов’язків, покладених на заступників Голови Правління – директорів департаментів, Головного бухгалтера, начальників структурних підрозділів Головного офісу.

Лінійним принципом функціональних відносин, який полягає в керівництві та контролі з боку заступників Голови Правління - директорів департаментів, Головного бухгалтера, начальників структурних підрозділів Головного офісу за діяльністю філій та відділень по лінії своїх функціональних обов’язків.

Основною метою діяльності Відділу є забезпечення процесу ефективного управління банком та його персоналом, документування прийнятих управліньських рішень та контролю їх виконання, інформаційного забезпечення між підрозділами, оптимізації перебігу бізнес-процесів, кадрового забезпечення та обліку.

Структура та чисельність Відділу визначається штатним розписом.

Працівники Відділу призначаються, переміщаються і звільняються із займаних посад наказом Голови Правління ВАТ СКБ “Дністер” за поданням начальника відділу та погодженням з заступником Голови Правління – Директором організаційно-аналітичного департаменту, у встановленому чинним законодавством порядку.

Розподіл обов’язків між працівниками здійснює начальник відділу. Розподіл посадових обов’язків працівників Відділу визначається посадовими інструкціями.

Рис. 1.1 Організаційно-виробнича структура ІФФ ВАТ СКБ «Дністер»

Завданнями відділу:

- документування, підготовка та контроль за виконанням рішень Спостережної Ради та Правління Банку.

- забезпечення документування діяльності комітетів Банку: КУАП, тарифного, кредитного, ін.

- забезпечення документообігу та інформаційного обміну між підрозділами Банку.

- супровід роботи приймальної членів Правління Банку.

- забезпечення бізнес-процесів щодо організації та управління діяльністю, забезпечення їх оптимальності.

- створення сприятливого мотиваційного середовища, удосконалення організації та нормування праці, розробки та вдосконалення форм і систем заробітної плати, матеріального та морального стимулювання працівників Банку.

- забезпечення оптимальної чисельності та складу працівників Банку.

- забезпечення Банку кваліфікованим персоналом.

- забезпечення розвитку, підвищення кваліфікації та кар’єрного зростання персоналу Банку.

- здійснення методичного керівництва діяльністю відокремлених структурних підрозділів по лінії функціональних обов’язків Відділу.

Головними функціями відділу є:

1. В частині документування, підготовки та контролю за виконанням прийнятих рішень:

- Приймає участь в складанні планів роботи Спостережної Ради, Правління, комітетів, тощо.

- Організаційний супровід засідань Спостережної Ради, Правління та комітетів:

підготовка матеріалів для розгляду;

ведення протоколів засідань;

оформлення протоколів та витягів;

доведення інформації про прийняті рішення до відповідних виконавців Банку.

- Підготовка розпорядчих документів на виконання рішень Загальних зборів Акціонерів, Спостережної Ради та Правління Банку:

- Підготовка наказів, розпоряджень на виконання прийнятих рішень;

доведення прийнятих рішень до виконавців та контроль їх виконання.

Організація системи контролю за виконанням прийнятих рішень:

ведення електронного реєстру розпорядчих документів та доручень, які перебувають на контролі;

здійснення систематичного аналізу реєстру документів щодо дотримання термінів виконання;

забезпечення дотримання термінів виконання організаційно-розпорядчої документації, яка перебуває на контролі.

Подання інформації згідно чинного законодавства щодо змін організаційної структури Банку та у керівному складі в контролюючі органи.

2. В частині організації інформаційного забезпечення підрозділів Банку:

Організація надання інформації на запити Спостережної Ради, Радників Голови Спостережної Ради, Голови та членів Правління, Радників Голови Правління Банку при підготовці до засідань та нарад:

формулювання завдань підрозділам про надання певної інформації, відповідно до переліку питань, що розглядатимуться;

- консолідація та групування отриманої від підрозділів інформації;

- надання згрупованої інформації.

Організація внутрішнього паперового та електронного документообігу вхідної та вихідної кореспонденції, групування вхідних документів до підпису та резолюцій:

- організація у Відділі обробки вхідної та вихідної інформації в день отримання або не пізніше наступного робочого дня;

- попередній перегляд вхідної кореспонденції, групування за змістом і типом резолюцій;

- забезпечення вчасного отримання користувачами та виконавцями вхідної завізованої кореспонденції.

Забезпечення відправки пошти банку.

Контроль за актуальністю інформації, розміщеної на внутрішньому сайті Банку:

- організаційної структури;

- наказів та розпоряджень;

- облікового складу та штатного розпису;

- сторінки по роботі з персоналом.

Надання інформації та документів, що знаходяться у архіві, їх облік і зберігання, організація і ведення архіву Головного банку.

Забезпечення підрозділів періодичними виданнями та формування власної бібліотеки Банку.

3. В частині забезпечення оптимальності перебігу бізнес-процесів у Банку:

- Участь у формуванні бізнес-планів розвитку Банку, документів, які регламентують організаційну і фінансову діяльність.

- Організація проведення нарад керівників структурних підрозділів Банку.

Координація співпраці підрозділів Банку при розробці і впровадженні нових програмних продуктів, технологічних операцій, організаційних заходів:

контроль за своєчасним виконанням робіт підрозділами;

контроль за дотриманням технологічної послідовності при впровадженні нових проектів;

забезпечення уніфікації бізнес-процесів та технічних операцій Головного офісу та установ.

Систематичний збір та аналіз пропозицій, отриманих від структурних підрозділів, щодо покращення організаційних процесів у банку. Подання пропозицій на розгляд Правління Банку.

Складання графіків відпусток та контроль за ним.

Надання методичної допомоги (консультацій) та проведення перевірок відокремлених структурних підрозділів по лінії