Не останнє місце в такому переліку посідає і фінансова звітність, відомості про минулі результати діяльності. Інформація минулих років дає змогу порівняти результати діяльності установи та прийняти у зв'язку з цим певне рішення щодо підвищення ефективності її результатів. Наявність усіх цих ресурсів дозволяє вдало використовувати інформаційні технології та підбирати методики інформаційного забезпечення потреб співробітників та клієнтів, надаючи їм інформаційні послуги.

Оскільки інформаційне обслуговування передбачає роботу з інформацією, необхідно здійснювати постійне її збирання із різноманітних джерел. Найбільший об'єм зібраної інформації припадає на відділи, які працюють безпосередньо з клієнтами: операційний відділ, відділ операцій з юридичними особами, відділ операцій з фізичними особами. Частково сюди можна віднести відділ операцій із кредитами. Дані відділи є початковою ланкою, адже їх працівники формують бази даних клієнтів, вносячи у базу відомості про них. Для кращої роботи з клієнтом потрібно отримати від нього повну інформацію.

Отримана інформація в подальшому піддається певній обробці. Це здійснюється для того, щоб керівництво могло отримувати дані про ефективність роботи установи. Часто обробка орієнтується на перетворення якісних показників у кількісні, у результаті чого виникає, наприклад, статистична інформація. Даний вид інформації представляється також і у відносному порівнянні. Обробка, як правило, здійснюється безпосередньо у відділі. До компетенції працівників відділів належить також аналітична робота з інформацією. Результати такої роботи краще допомагають отримати саме ту інформацію, яку керівництво використовує під час прийняття управлінського рішення.

Отримана в результаті опрацювання інформація фіксується способом документування та передається керівництву. Таким чином, виникає внутрішній документообіг. Якість документообігу залежить, в першу чергу, від ефективності роботи внутрішніх інформаційних систем. До поняття „якість" входить таке поняття як „оперативність". Чим вищою є оперативність надходження документів, тим вищою є ефективність роботи організації в цілому. Це дозволяє керівництву швидко отримувати відомості, приймати на їх основі рішення та здійснювати контроль за виконанням доручень підлеглим. За допомогою ефективного зворотного зв'язку можна оцінити результати прийнятого управлінського рішення.

Отже, завдяки використанню наявних в організації інформаційних систем забезпечується збирання інформації, її обробка. Людський фактор при обробці дуже часто мусить бути присутнім, адже цього вимагають ступені точності банківської інформації. У процесі документування вона у готовому вигляді передається керівництву, на основі чого приймаються відповідні управлінські рішення.

2.2 Документно-інформаційні послуги Івано-Франківського відділення №5 ВАТ „ЕлектронБанк", їх характеристика та особливості

Надання документно-інформаційних послуг „Електрон-Банком”, як і усіма банками, не є головною метою його діяльності, а одним із засобів максимального задоволення потреб клієнтів, а також внутрішніх потреб працівників установи у інформації.

Тому, на нашу думку, важливим для розкриття теми дипломної роботи є поділ документно-інформаційних послуг на внутрішні та зовнішні.

До внутрішніх документно-інформаційних послуг належатиме, наприклад, інформація, яку банк отримує у вигляді Службового розпорядження Національного банку України про прийняття ним чи іншими органами рішень, які впливають на господарську діяльність комерційного банку; про курси іноземних валют (Додаток В), а також інформування про чинне законодавство зарубіжних країн у галузі банківської справи, фінансів, валютних ресурсів, оподаткування.

Працюючи із клієнтом, банк надає на його вимогу або з власної ініціативи певну інформацію, яка може бути корисною для нього – у цьому випадку йде мова про зовнішні документно-інформаційні послуги. Це може здійснюватись різноманітними способами. Найчастіше документно-інформаційна послуга є доповненням до широкого спектру послуг, які отримує клієнт від банку.

Документно-інформаційними послугами у цьому відношенні виступає інформація про діяльність банку, про види послуг, а також різноманітна інформація рекламного характеру. Вона є в основному відкритою і публікується в засобах масової інформації або на власному сайті в мережі Інтернет. [45] На сайті такі відомості представлені у вигляді прес-релізів (Додаток А). Також постійно публікуються новини про події, які мають певний вплив на стан банківської справи у державі (Додаток Б).

Практично завжди проводиться усне інформування клієнтів про правила банківського обслуговування. Однак, їх ще не можна назвати повноцінними документно-інформаційними послугами, адже документно-інформаційною послугою є надання документованої інформації, що є зафіксованою на певному носії.

Таку інформацію можна зберігати та використовувати як засіб для підтвердження певних фактів. Як приклад можна навести різноманітні довідки:

довідка про прийнятий платіж, яку видає бухгалтерія,

довідка про заборгованість за різноманітними позиками, яку можна отримати у кредитному відділі банку,

повідомлення про невиконання розрахункового документа чи

повідомлення про помилковий переказ (Додаток Г).

Інформаційні операції виконуються при розрахунково-касовому обслуговуванні. Одночасно із отриманням таких послуг клієнт отримує копії розрахункових документів. Їх надання належить до переліку документно-інформаційних послуг банківської сфери. Здійснення розрахунково-касової операції документується, в результаті чого також виникає документно-інформаційна послуга.

На основі цього документу він встановлює свої власні курси валют, а клієнт може отримати інформацію як про курси валют, встановлені ”ЕлектронБанком”, так і про курси валют НБУ.

Важливе значення має подання інформації про власні курси валют, встановлені на основі Службового розпорядження НБУ, що займає провідне місце в переліку документно-інформаційних послуг, які надає банк. Ці відомості вивішуються на спеціальних стендах на видному для громадян місці. Крім того, на вимогу клієнта банк надає інформацію про курси валют, що були у будь-який день, місяць та рік у