Для здійснення касових операцій застосовуються бланки, виготовлені друкарським способом або на комп'ютері згідно із зразками визначеними "Інструкцією про касові операції в банках України", затвердженою постановою Правління НБУ №337 від 14.08.2003р.

Правила роботи архівного підрозділу ВАТ "Банк Універсальний", розроблені на підставі Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та Правил роботи архівних підрозділів, органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій".

Основними завданнями цих правил є встановлення єдиного для всіх установ банку порядку роботи з документами від їх створення у діловодстві до передання на зберігання до архівів, підвищення ефективності організації архівної справи в установах банку, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

При визначенні термінів зберігання первинних документів, облікових регістрів та звітів, банківська установа повинна керуватися вимогами “Переліку документів НБУ, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних банків та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання", затвердженого постановою Правління НБУ від 23.12.1996р. за №327 (зі змінами), схваленого Експертною комісією НБУ від 06.11.1996р. та Центральною експертно-перевірочною комісією) ЦЕПК Головархіву України від 03.12.1996р.

РОЗДІЛ 2

2.1 Документаційне забезпечення як передумова діяльності банку

Перехід до ринкової економіки обумовлений підвищеною увагою до банківської системи. Як і будь-яке підприємство, банк є самостійним господарюючим суб'єктом, володіє правами юридичної особи, виробляє і реалізує продукт, надає послуги, діє на принципах госпрозрахунку. Банк вирішує питання, пов'язані з задоволенням суспільних потреб в своєму продукті і послугах, реалізацією на основі отриманого прибутку соціальних і економічних інтересів як членів його колективу, так і інтересів власника майна банку. Банк може здійснювати операції, передбачені Законом "Про банки і банківську діяльність", Статутом банку.

Комерційні банки відносяться до особливої категорії ділових підприємств -фінансових посередників. Вони залучають капітали, заощадження населення та інші вільні грошові кошти, які вивільняються у процесі господарської діяльності та надають їх у тимчасове користування іншим економічним агентам, які потребують додатковий капітал. Фінансові посередники виконують, таким чином, важливу народногосподарську функцію, забезпечуючи суспільство механізмом міжгалузевого та міжрегіонального перерозподілу грошового капіталу.

Комерційні банки є багатофункціональними установами, які оперують в різних секторах ринку позичкового капіталу. Крупні комерційні банки представляють клієнтам повний комплекс фінансового обслуговування, включаючи кредити, прийом депозитів, розрахунки та інше. Цим вони відрізняються від спеціалізованих фінансових установ, які володіють обмеженими функціями. Комерційні банки традиційно відіграють роль стрижневої, базової ланки кредитної системи.

Значення комерційних банків в сучасних кредитних системах дуже велике. Сьогодні вони здатні запропонувати клієнту до 500 видів різноманітних банківських продуктів та послуг. Широка диверсифікація операцій банку дозволяє зберігати клієнтів та залишатись рентабельними навіть за неблагосприятливої кон'юнктури. Але далеко не всі банківські операції повсякденно присутні та використовуються в практиці конкретної банківської установи. Проте існує певний базовий "набір", без якого банк не може нормально існувати та функціонувати. До таких констатуючих операцій банка відносяться:

прийом депозитів;

здійснення грошових платежів;

видача грошових кредитів.

Саме на виконанні цих функцій і створюється той фундамент, на якому розвивається робота банку. Систематичне виконання зазначених функцій і створює той фундамент, на якому базується робота банку. І хоч виконання кожного виду операцій сконцентровано в спеціальних відділах банку, вони переплітаються між собою. Так, банки володіють унікальною спроможністю створювати засоби платежу, що використовуються в господарстві для організації товарного обігу і розрахунків. Спроможність комерційних банків збільшувати і зменшувати депозити і грошову масу широко використовується центральним банком, який через систему обов'язкових резервів управляє динамікою кредиту.

Акціонерний комерційний банк “Прикарпаття” є універсальним, він виконує широке коло банківських операцій, охоплюють багато галузей економіки. Основні види операцій та послуг кожний банк затверджує в статуті банку на основі наданих йому ліцензій НБУ.

У зв'язку з цим дедалі більшої актуальності набувають проблеми відповідного документаційного забезпечення діяльності банківської установи.

Основною складовою документаційного забезпечення є документ. З давніх часів дійшли до нас різні види документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з'ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етичні форми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами.

Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Більше того, вважають, що саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

Поняття документ являється центральним, фундаментальним в системі документообігу. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які служать об'єктами практичної діяльності, яка включає створення, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Саме тому, існує декілька визначень документа.

На міжнародному рівні найбільш загальним прийнято визначення документа як записаної, інформації, яка може використовуватись як одиниця в документаційному процесі.

В Україні офіційно прийняті три визначення документа.

За ДСТУ 2392 - 94. документ – це записана інформація, яка може розглядатись як одиниця в процесі здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 2732 - 94. [12] визначає документ як матеріальний об'єкт, що містить закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком та який має згідно з існуючим законодавством правове значення.

ДСТУ 3017 - 95. визначає документ як матеріальний об'єкт з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі. [ ]

Саме це визначення документа вважається найбільш прийнятним.

Документ являє