Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише тому, що вії виконує певні необхідні для суспільства функції.

Функції документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль, задача Документ - це багатофункціональний об'єкт, який виконує ряд взаємопов'язаних, соціальних функцій. Головною, найбільш загальною функцією документа - є зберігання, та передача інформації в часі та просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою поширення документної інформації.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація яка міститься в документі.

Найрізноманітніші дані свідчення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. [ ]

Інформація може бути недокументною - не закріпленою та документною - закріпленою на матеріальному носії, спеціально призначеному для її зберігання і передач в просторі і часі.

Документаційна інформація - це інформація, яка базується на документі, підтверджується документом. Будь-яка сфера людської діяльності так або інакше пов'язана з документною інформацією і не обходиться без неї.

Документ повинен відповідати певним вимогам та бути оформленим з метою його використання і зберігання.

Реквізити документа - це його допоміжний апарат, що допомагає користувачу орієнтуватися в потоці документної інформації, а професіоналу - правильно її відбирати, обробляти, зберігати, рекламувати.

Бланк документу - бланк для занесення даних, які сприймаються як візуально, так і автоматично.

Класифікація документів - це процес упорядкування та розподілення документів за класами з метою відображення відношень між ними та складання класифікаційної системи.

Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду та типу документа, допомагає орієнтуватись у всій різноманітності документної інформації.

За своєю будовою документ може поділятись на простий та складний. Під простим документом розуміється окреме закінчене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом та логікою викладу, зафіксоване на одній одиниці матеріального носія.

Складний документ складається із двох або більше повідомлень, частин та томів, об'єднаних загальною темою або проблемою, метою, зафіксованих на декількох матеріальних носіях.

Існує класифікація за інформаційною складовою документа. Сюди входить: класифікація документів за змістом( ); за рівнем узагальнення інформації ( ); за п призначенням для сприймання інформації
( ); за каналом сприймання ( ); за способом документування ( ).

За рівнем узагальнення інформації документи поділяються на первинні та вторинні.

Первинний документ - це документ, який безпосередньо містить запис результатів вивчення, дослідження, розробки, практичної діяльності.

Вторинний документ - це документ, який являється результатом аналітико-синтетичної обробки одного або декількох первинних документів.

За способом документування виділяють рукописний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний та електронний документи.

Існує класифікація за матеріальною складовою документа. До неї відносять: класифікацію документів за матеріальним носієм інформації та за матеріальною конструкцією або формою носія інформації (паперові, електронні, плівки та ін).

Оригінал – це справжній оригінальний документ.

Копія документа – це документ, що відтворює інформацію іншого документа та всі його зовнішні ознаки або їх частину.

Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди.

Документний потік – це організована кількість документів, що функціонують в соціальному середовищі та утворюють документ ний масив. Документ ний потік визначається як змінна в часі кількість документів, які постійно находяться в русі, динаміці.

Документний масив – це визначена незмінна в часі кількість документів. Це основна частина інформаційного фонду документ них інформаційно-пошукових систем, які зберігають короткі відомості про документи чи самі документи.

Документні ресурси – це відносно впорядкована кількість документів, що служать засобом або об’єктом документообігу або поповнення документного фонду.

Документний фонд – це систематизоване зібрання документів призначених для зберігання і використання, оснащене довідково-пошуковим апаратом. Близьким до поняття “документний фонд” є поняття “документація”.

Документація – це кількість документів, підібраних із спеціальною метою за визначеним предметом.

Інформаційна потреба може включати статистичні дані, дані маркетингових досліджень та нормативну документацію.

Частину інформації можна з інформаційної системи в регламентному режимі і документальному відображенні. Іншу необхідну інформацію можна отримати в необхідний час у вигляді запитів або шляхом прямого діалогу в режимі “ЕОМ – користувач”.

Таким чином, від правильності визначення інформаційної потреби залежить:

вибір технічних засобів збору;

реєстрації даних;

технологічний процес їхнього перетворення;

формування результуючої інформації;

засоби і терміни її використання;

проектування математичного і програмного забезпечення інформаційної системи.

Можна зробити висновок. Що документ є результатом практичної документної діяльності, яка включає в себе і документування, обробку, поширення, зберігання, використання та утилізацію.

Діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій називається діловодством. Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність в цілому.

Документування - це створення документів, тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення. Організація роботи з документами є створенням умов які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг - рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства. Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства, в якій регламентовано порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюється на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до