Кореспонденція, що надсилається засобами електронної пошти
приймається: децентралізовано - адресатами - користувачами поштових
скриньок, засобами факсимільного і телексного зв'язку - відповідними
службами зв'язку або адресатами.

Телефонограми приймають працівники загального відділу, які в разі потреби передають для реєстрації.

Приймати службові документи іншим структурним підрозділам банку та працювати з незареєстрованими документами не дозволяється.

Якщо кореспонденція надійшла безпосередньо до приймальні керівництва банку або його структурних підрозділів, то вона обов'язково передається до загального відділу – сектору діловодства (за винятком листів прямого призначення) для реєстрації забезпечення відповідного її проходження.

Розкриття конвертів з одержаною кореспонденцією здійснює загальний відділ, за винятком тих конвертів, що мають гри "особисто".

У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності
номера на конверті номеру документа, наявності інших порушень або
пошкоджень складається акт у двох примірниках, один з яких разом
з документом надсилається відправнику, другий залишається в експедиції
канцелярії. Якщо документ без додатків термінового характеру, то він
передається на реєстрацію з відповідним записом у картці.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику.

Конверти від одержаних документів знищуються, за винятком листі
громадян, судових справ, позовних заяв, наказів господарських судів,
договірно-фінансових документів та якщо лише за конвертом можна
встановити реквізити відправника.

Кореспонденція, що надійшла до установи Національною банку, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд одержаних документів проводиться з метою їх розподілу на ті, що мають обов'язково розглядатися керівництвом, і ті, що цього не потребують, беручи до уваги їх зміст та на підставі встановленого розподілу обов'язків і функцій.

Без попереднього розгляду, за призначенням передаються документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або службовим особам.

Попередній розгляд кореспонденції у, день її одержання здійснює керівник загального відділу. Документи від органів державної влади та управління, телеграми, телефонограми, факсограми, електронна пошта розглядаються негайно.

Кореспонденція, яка надійшла до загального відділу, розглядається, розподіляється і доставляється:

адресована керівництву банку, без зазначення конкретного адресата або загального характеру, усі звернення від правоохоронних органів (включаючи документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або службовим особам), іншомовна, листи громадян – загального відділу;

адресована структурним підрозділам банку - відповідальним за діловодство безпосередньо у структурних підрозділах (у разі децентралізованої реєстрації).

Кореспонденція, яка надійшла до загального відділу і підлягає централізованій реєстрації, попередньо розглядається і розподіляється таким чином:

усі звернення, що надходять до центрального апарату Національного * ^*У від правоохоронних органів, уключаючи документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або службовим особам - заступникам
Голови банку;

інша кореспонденція (адресована безпосередньо структурним підрозділам, на їх вихідні номери, запити, а також відповіді, доповнення до раніше надісланих документів, прохання дати роз'яснення з того чи іншого питання, оперативна в разі відсутності заступника Голови, листи, які не потребують прийняття рішення на вищому рівні) - керівникам відповідних структурних підрозділів банку. Ця кореспонденція передається відповідальним за діловодство у структурних підрозділах працівникам під
розпис у реєстрі (картці).

Загальний відділ відповідно до наданих їй прав переадресовує з
призначенням або повертає без реєстрації неправильно оформлені, пошкоджені листи. Для цього використовуються погоджені керівництвом супровідні бланки до листів.

Відповідний порядок попереднього розгляду, розподілу, переадресації та
повернення кореспонденції, яка надійшла безпосередньо до структурного
підрозділу, застосовується і в підрозділах банку з дозволу їх керівників.

Кореспонденція з поміткою "Особисто" нерозкритою передається адресатам під розпис після реєстрації пакета, конверта за наявними реквізитами. Якщо вона виявиться службовою, то підлягає обов'язковому поверненню для дореєстрації до загального відділу.

2.3. Класифікація документів в банківській установі.

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманіт-ні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутво-рення, організаційно-розпорядчі та інші.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що засто-совуються у певній сфері діяльності, становить систему до-кументації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоши-реніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх доку-ментів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийнят-тя рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становлять цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.

Завдяки названим властивостям документи широко ви-користовуються при машинній обробці цифрових даних планово-облікового характеру.

Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він пови-нен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Документи класифікуються за способом фіксації, змістом, найменуванням, способом виготовлення, ступенем складності, за місцем складання, терміном виконання, за походженням, ступенем гласності, юридичною силою та за призначенням.

За способом фіксації (відбиття) інформації вони поді-ляються на письмові, графічні, фото-, фоно- та кінодоку-менти.

Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом.

До графічних належать креслення, графіки, карти, ма-люнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю.

Фото-, кінодокументи дають можливість закарбувати ті об'єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засоба-ми важко або неможливо.

Фотодокументи дають можливість робити точний зву-козапис інформації і широко використовуються при про-токолюванні зборів, нарад, засідань і таке ін.

За змістом