За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси і таке ін. Однак класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту. Наприклад, заява про надання від-пустки і заява про відкриття розрахункового рахунку в банку належать до різних систем документації, хоча й мають одну назву "Заява".

За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові пра-вила, інструкції для однорідних підприємств та організацій та ін.). На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми і тексту зразка.

У трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (складається із постійної та змінної інформації). Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість складачам еконо-мити час і полегшує машинну обробку.

Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (наприклад, доповідні та пояснювальні записки, автобіографії).

За ступенем складності можна виділити прості й складні документи. До перших належать такі, що містять одне пи-тання, до других, як правило, – два чи кілька. Перевага за простими документами: їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати.

За місцем складання розрізняють внутрішні і зовнішні документи. До першої групи належать створювані на тому чи іншому підприємстві (в установі, організації), де вони й функціонують; до другої – ті, що надійшли іззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання документи поділяються на термінові і нетермінові. Перші вимагають виконання у стро-ки, встановлені законом, правовим актом, керівником. Цю категорію становлять також ті з них, котрі є терміновими за способом відправлення або вручення (телеграми, фототе-леграми, телефонограми, посвідчення про відрядження і таке ін.), з позначкою "Терміново", "Дуже терміново". Усі останні вважаються нетерміновими, їх виконують у разі не-обхідності у межах строків, установлених керівництвом.

За проходженням документи прийнято розподіляти на службові та офіційно-особисті (іменні). До першої групи входять створені в організаціях, установах, на підприємствах за питаннями їх діяльності, до другої – ті, що стосуються конкретних осіб, тобто іменні (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності документи бувають звичайні, се-кретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому кутику двох останніх видів документів робиться спеціальна позначка "Таємно", "Для службового користу-вання". За втрату чи розголошення їх змісту винні притяга-ються до відповідальності.

За юридичною силою розрізняють справжні та підроб-лені документи. Справжніми вважаються документи, видані в установленому законом порядку з додержанням усіх пра-вил; підробними – реквізити або зміст яких не відповіда-ють істинним.

Справжні, у свою чергу, бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними, як такі, що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору).

Підробними документи можуть вважатися внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчи-стки та ін.Інтелектуальна підробка виражається у складенні і видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і пра-вильного з формального боку.

За призначенням (стадіями створення) документи поділя-ються на оригінали та копії. Оригінал – документ, створе-ний уперше і належним чином оформлений.

Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку "Копія" і завірена у певному порядку.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублі-кат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – дру-гий екземпляр документа, виданий у зв'язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову зі справжнім документом юридичну силу.

За напрямком: вхідні та вхідні

За джерелами виникнення: первинні та вторинні.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв’язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворотного впливу об’єктів управління на функції суб’єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості:

створюють і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма. Зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загально значущості та обов’язковості виконання.

На основі вказаних особливостей управлінську документацію можна вважати письмовим носієм інформації, створюваним установленому правовому порядку і використовуваним у процесі взаємодії суб’єктів та об’єктів управління як один із засобів закріплення і реалізації їх функцій та завдань.