Ради та Правління Банку:
підготовка відповідних наказів, розпоряджень на виконання прийнятих рішень;
доведення прийнятих рішень до виконавців.
Подання інформації згідно чинного законодавства щодо змін організаційної структури Банку в органи контролю.
Організація системи контролю за виконанням прийнятих рішень згідно з Положенням про документообіг у ВАТ СКБ “Дністер”:
ведення електронного реєстру розпорядчих документів та доручень, які перебувають на контролі, а також електронного реєстру інших чинних наказів, зареєстрованих розпоряджень, доручень;
здійснення систематичного аналізу реєстру документів, які перебувають на контролі, з точки зору дотримання термінів виконання.
В частині організації інформаційного обміну між структурними підрозділами Банку:
Організація надання інформації на запити Спостережної Ради, Радника Голови Спостережної Ради, Голови та членів Правління Банку при підготовці до засідань та нарад:
формулювання завдань підрозділам про надання певної інформації, відповідно до переліку питань, що розглядатимуться;
консолідація та групування отриманої від підрозділів інформації;
надання згрупованої інформації.
Організація внутрішнього паперового та електронного документообігу вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі аналіз і групування вхідних документів до підпису та резолюцій.
організація централізованої в організаційному відділі обробки вхідної та вихідної інформації в день отримання або не пізніше наступного робочого дня;
попередній перегляд вхідної кореспонденції, групування за змістом і типом резолюцій;
забезпечення вчасного отримання користувачами вхідної завізованої кореспонденції.
Забезпечення вчасної відправки пошти банку, доставка документів кур’єром за місцем призначення.
Ведення у Головному офісі Банку бібліотеки друкованих видань. Організація їх придбання на потребу підрозділів банку.
Організація проведення нарад керівників структурних підрозділів Банку.
Контроль за актуальністю інформації, розміщеної на внутрішньому сайті Банку (база наказів та розпоряджень).
Збір та систематизація пропозицій щодо вдосконалення Положення про документообіг у ВАТ СКБ “Дністер”, ініціювання внесення змін до нього.
В частині забезпечення оптимальності перебігу бізнес-процесів у Банку:
Участь у формуванні бізнес-планів розвитку Банку, документів, які регламентують його організаційну і фінансову діяльність.
Організація процесу роботи Правління Банку.
організація телефонних переговорів членів Правління;
організація прийому відвідувачів;
прийом-відправка факсової кореспонденції;
копіювання документів та інше.
Організація проведення нарад керівників структурних підрозділів Банку.
Контроль за актуальністю інформації, розміщеної на внутрішньому сайті Банку (база наказів та розпоряджень).
Збір та систематизація пропозицій щодо вдосконалення Положення про документообіг у ВАТ СКБ “Дністер”, ініціювання внесення змін до нього.
В частині забезпечення оптимальності перебігу бізнес-процесів у Банку:
Участь у формуванні бізнес-планів розвитку Банку, документів, які регламентують його організаційну і фінансову діяльність.
Організація процесу роботи Правління Банку.
організація телефонних переговорів членів Правління;
організація прийому відвідувачів;
прийом-відправка факсової кореспонденції;
копіювання документів та інше.
Координація співпраці підрозділів Банку при розробці і впровадженні нових програмних продуктів, технологічних операцій, організаційних заходів.
контроль за своєчасним виконанням кожним підрозділом своєї частини роботи;
контроль за дотриманням технологічної послідовності при впровадженні нових проектів;
вирішення непередбачених питань, що виникають в процесі роботи.
Систематичний збір та аналіз пропозицій, отриманих від структурних підрозділів, щодо покращення технологічних процесів у банку. Подання пропозицій на розгляд Правління Банку.
Підготовка огляду електронної преси для Правління.
Відображення в управлінському обліку доходів і витрат установ банку для корекції їх фінансових результатів.
Розподіл посадових обов’язків працівників Відділу визначається посадовими інструкціями.
Права.
Мати у своєму розпорядженні законодавчу базу, інструктивні матеріали Національного банку України, належним чином обладнані робочі місця, готові пакети документів, необхідні для виконання своїх функціональних обов'язків.
Отримувати у встановленому порядку від інших структурних підрозділів банку документи, довідки та інші матеріали, необхідні для виконання своїх функціональних обов'язків.
Вносити на розгляд Правління пропозиції, що стосуються роботи відділу та пропозиції, щодо вдосконалення діяльності відділу та Банку загалом.
Бути запрошеним (в особі представника відділу) на засідання Правління, Ради Банку, Загальних зборів акціонерів Банку при розгляді питань, що стосуються роботи відділу.
Звертатися до Правління Банку з клопотаннями щодо покращення умов роботи та підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечення оргтехнікою, нормативними документами та спеціальною літературою з питань, що стосуються роботи відділу.
Розробляти Положення та Посадові інструкції працівників відділу, іншу нормативну, розпорядчу і методологічну документацію, з метою реалізації функцій, передбачених даним Положенням.
Взаємовідносини з іншими підрозділами.
Відділ приймає від інших структурних підрозділів документи і матеріали, оформлені згідно вимог корпоративного стилю та Положення про документообіг у ВАТ СКБ “Дністер”, для подальшого їх опрацювання.
Відділ передає в структурні підрозділи внутрішню та зовнішню документацію, відповідно до наявних резолюцій.
Відділ надає консультації, довідки та іншу інформацію, що є необхідною для виконання функцій та завдань, покладених на інші структурні підрозділи Банку.
Відділ залучає, за згодою Правління, керівників структурних підрозділів, а також за згодою керівника структурного підрозділу, відповідних спеціалістів Банку для розробки і здійснення заходів, які проводяться організаційним відділом для виконання завдань, покладених на нього.
Задіяний підрозділ | Організаційний відділ
Отримуються документи | Передаються документи
Всі структурні підрозділи, філії та відділення банку | - службові записки, заяви;
- проекти наказів та розпоряджень;
- опрацьовані контрольно-реєстраційні картки;
- документи на відправку за межі банку;
- фірмові бланки, бланки відряджень | - завізовані службові записки, заяви;
- копії наказів та розпоряджень;
- контрольно-реєстраційні картки
- завізована вхідна документація;
Всі структурні підрозділи, філії та відділення банку | Документи та доповіді на наради, засідання Правління та Спостережної Ради Банку | Витяги з відповідних протоколів
Управління активних операцій, Управління міжбанківських операцій, відділ фондових операцій та інвестицій, | Висновки на розгляд Кредитного комітету | Витяги (копії) протоколів засідань
Управління міжбанківських операцій, відділ фінансового планування та управління ризиками, відділ депозитів фізичних осіб | Заявки на розгляд Комітету з управління активами і пасивами | Витяги (копії) протоколів засідань
Відділ обслуговування юридичних осіб, відділ обслуговування фізичних осіб, відділ платіжних карток, філії та відділення банку | Заявки на розгляд Тарифного комітету | Витяги (копії) протоколів засідань
Юридичний відділ | Проекти наказів та розпоряджень на погодження | Завізовані накази та розпорядження
Відділ по роботі з персоналом