Обов'язковою умовою для початку провадження господарської діяльності з організації іноземного, внутрішнього туризму та екскурсійної діяльності є наявність ліцензії, адже у відповідності зі ст. 13 Закону України "Про туризм" і ст. 4 Закону України "Про підприємництво" від 07.02.91р. №698-ХІІ зі змінами і доповненнями туристична діяльність підлягає ліцензуванню.

Правила отримання ліцензії на провадження господарської діяльності з організації іноземного, внутрішнього, зарубіжного туризму та екскурсійної діяльності визначаються Державною туристичною адміністрацією України.

Порядок видачі ліцензій, умови і правила здійснення туристичної діяльності і контроль за їхнім дотриманням установлює Державна туристична адміністрація України, вона також видає ліцензії на право здійснення туристичної діяльності і веде Державний реєстр суб'єктів туристичної діяльності.

При організації туристської фірми логічно передбачити її структуру, що залежить від специфіки роботи.

Низку зазначених у схемі функцій туристська фірма може делегувати партнерським чи дочірнім підприємствам, ряд функцій за специфікою того чи іншого виду туризму може . Однак основними для усіх видів фірм-туроператорів є функції під індексами 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 11, для фірм-турагентів відповідно 2, 3,4, 6, 7, 9,10.

У технічному плані необхідний розподіл сфер діяльності у фірмі між її працівниками. Це відображається в її організаційній структурі.

Крім того, у психологічному плані також важливе делегування довіри керівників персоналу в реалізації попередньо розглянутих завдань, коли їм дається (у рамках плану) ініціатива щодо засобів і методів досягнення результатів. Це допомагає грамотному і чіткому управлінню людськими ресурсами на підприємстві.

Схема організаційної структури підприємства (туроператора) наведена на рис.. 1.4. Така схема застосовна до туристських фірм-туроператорів [ 24].

Рис. 1.4. Схема організаційної структури фгрми-туроператора

Конкретна структура фірми залежить від того, наскільки коло проблем фірми охоплює вищевикладені моменти діяльності.

Турагентствам часто властиві функції з надання рекламних послугпартнерам, забезпечення їх сувенірною, значковою, представницькою продукцією, надання послуг зі створення відеофільмів і т п., що додає в схему додаткові напрямки діяльності і безпосередньо впливає на структуру фірми.

Та найбільш поширеними в Україні є турагентства без додаткових функцій (рис. 1.5).

Рисунок 1.5 . Схема організаційної структури турагентської фірми

На практиці, як правило, туристські фірми поєднують у своїй діяльності функції турагентів і туроператорів, а також мають власні екскурсійні підрозділи. У такому випадку їхня структура може мати комбінований характер.

Крім того, переважна більшість туристських організацій як у світі, так і в Україні належить до малих і середніх підприємств. Через свій обмежений штат таким фірмам набагато складніше, ніж великим підприємствам, створити стабільну, чітку структуру. Тому вони використовують гнучкі структури, такі, де старший менеджер повинен контактувати з клієнтом, постачальником послуг, брати участь у процесі підготовки турів і в їхньому контролі: секретарка повинна уміти відповісти на технологічні питання, бухгалтер повинен знати виробничо-технологічний ланцюжок обслуговування і володіти тонкощами зниження цін, знижок і пільг по тарифу, встановленому комерційним відділом. Це сприяє організації діяльності фірми і взаємодії між секторами.

Практичний етап організації туристичного підприємства починається з офісного приміщення.

Вимоги щодо офісного приміщення чітко не сформовані у жодному із законодавчих актів України.

У Ліцезійних умовах визначено загальні вимоги до службового приміщення для провадження господарської діяльності з організації іноземного, внутрішнього, зарубіжного туризму, екскурсійної діяльності.

Службове приміщення (офіс), що відповідає таким вимогам, повинно мати зовнішню рекламу із зазначенням найменування (логотипу) згідно з установчими документами суб'єкта туристичної діяльності (крім фізичних осіб). Обов'язковим є і розміщення при вході в приміщення інформації про режим його роботи. Від місця розташування офісу багато в чому залежить ефективність майбутньої діяльності. Світова практика роботи туристичних фірм свідчить про те, що як для фірми- туроператора, так і для турагента необхідно мати приміщення для роботи з клієнтами у центральній діловій частині міста.

Обов'язковою передумовою для успішної діяльності є створення найбільш зручних та комфортних умов для відвідувачів. Шкіряні фотелі, дорогі килимові покриття, сучасні меблі, професійний дизайн інтер'єру -не данина моді і не викинуті на вітер гроші. Перше враження потенційного клієнта про фірму складається на основі побаченого зовнішнього та внутрішнього оформлення офісу і є багато в чому визначальним при прийнятті рішення про придбання того чи іншого туру. Адже специфіка купівлі-продажу турпродукту полягає в тому, що гроші турист платить сьогодні, а враження від подорожі — тільки після її завершення. Тому цілком зрозумілим є те, що кожна людина, кредитуючи своїми грошима виробників та реалізаторів турпослуг, хоче бути впевненою, що її не ошукають.

Сучасний туристський бізнес вимагає використання сучасних технічних засобів комунікацій та обробки інформації. Для організації роботи туристичної фірми важливими є телефонний зв'язок. Специфіка роботи турфірми вимагає забезпечення щонайменше двома окремими телефонними лініями. Одну з них, як правило, виділяють для факс-апарата та електронної пошти. Другу використовують для відпо-віді на дзвінки клієнтів. На даний час проявляється тенденція до необхід-ності забезпечення навіть найдрібнішої туристської фірми трьома окреми-ми телефонними лініями, одна з яких повністю відведена під Інтернет.

Туристична індустрія вже давно перейшла на роботу із застосуванням сучасних комп'ютерних технологій. Розробка і бронювання турів, облік їх реалізації, бронювання квитків та місць у готелях — все це проводиться із застосуванням комп'ютерної техніки.

Предметом першої необхідності у комп'ютерній фірмі є фотокопіювальний апарат для офісної роботи.

Однією з найважливіших умов успішної діяльності туристського підприємства є наявність