Можуть створюватись також самостійні інформаційні засоби і вироби для конкретного користувача.

Ефективне функціонування інформаційної системи об'єкта можливе лише при відповідній організації інформаційної бази - сукупності впорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІC і поділяється на зовнішньо - і внутрішньомашинну (машинну) бази (ГОСТ 34.003-90).

Зовнішньомашинна інформаційна база - частина інформаційної бази, яка являє собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

Внутрішньомашинна інформаційна база - частина інформаційної бази, що використовується в ІC на носіях даних.

Така зовнішньомашинна ІБ має багато модифікацій від подання у вигляді повідомлень на паперовому носії, запитів на екрані дисплея, мовного спілкування з ЕОМ та ін.

Внутрішньомашинна ІБ пройшла три етапи еволюції.

Перший етап характеризується роз'єднаним фондом даних:

1)програми розв'язання кожної окремої задачі становили одне ціле з масивами, які оброблялися;

2)використання будь-якого масиву для іншої задачі забезпечувалось індивідуально пристосуванням до форм подання даних, структур елементів масивів і. т. ін. ;

3)опис даних не потрібний, оскільки структура раніше була відома;

4)коригування масивів виконувалось індивідуальними засобами;

5)задача розв'язувалася в пакетному режимі, користувач отримував результати винятково у вигляді машинограм і виробничих документів через групу підготовки і оформлення даних.

Дані розглядаємо на трьох рівнях, і є пряма залежність логічного рівня програм, фізичного та логічного рівня збереження.

Другий етап централізований фонд даних.

1.Дані відокремлені від процедур їх обробки і організовані в бібліотеці масивів загального користування. Подання інформації, формати елементів даних і структура масивів уніфіковані і не залежать від конфігурації пам'яті та організації .

2.Опис даних відокремлено як від програм, так і від самих даних, тому дані і програми їх обробки стають значною мірою незалежними. Це полегшує зміну структур даних і програм. Але реорганізація бібліотеки і її окремих груп компонентів потребує зміни програми обробки.

Залишаються залежні логічні рівні програми і збереження.

Третій етап - організація баз даних характеризується:

1)об'єднанням не лише інформації, а й апаратно програмних засобів її поповнення, коригування і видачі користувачеві;

2)повним відокремленням функцій нагромадження, ведення і реорганізації даних від функцій їх обробки. Дані коригуються поза рівнем програм користувача за допомогою власного апарату бази даних;

3)появою логічного буферу, системи управління базою даних, розв'язки між програмами користувача і базою даних;

4)можливістю оперативної реалізації довільних запитів у режимі безпосереднього зв'язку з ЕОМ;

5)високим ступенем централізації загальносистемних масивів, яка передбачає спільне використання загальних даних;

6)різноманітністю даних і поєднанням в довільні логічні структури;

7)наявністю потужного програмного забезпечення і мовних засобів.

Усі рівні незалежні.

Нині існують другий і третій етапи. Основною задачею є визначення потрібної кількості баз даних і оптимального розподілу інформації між ними з урахуванням того, що економічний об'єкт - це динамічна система, яка перебуває в постійному розвитку. Використовуючи пріоритет виробничих функцій, необхідно побудувати таку базу даних. Так , навколо поняття "Модель виробу" формуються дві оболонки: внутрішня являє конструкторську документацію, зовнішня - технологічну і управлінську інформацію (мал. 3.1).

Однак виникла така проблема: визначити, чи потрібна одна база даних, чи кілька локальних, або взаємозв'язана розподілена база даних, локальні файли чи їх комбінації і т.п. При цьому враховується інформація, що використовується для реалізації багатьох функцій, особливо в оперативному режимі, активна інформація, тобто така, що використовується багаторазово.

Описуючи організацію інформаційної бази (РД 50-34, 698-90), потрібно дати опис логічної і структурної бази даних.

Документ складається з двох частин:

1)опис внутрішньомашинної інформаційної бази;

2)опис зовнішньомашинної інформаційної бази.

Кожна частина складається з таких розділів:

1)логічна структура;

2)фізична структура (для зовнішньомашинної інформаційної бази);

3)організація ведення інформаційної бази.

У розділі "Логічна структура" наводять опис складу даних, їх формати і взаємозв'язки між даними.

У розділі "Фізична структура" наводять опис вибраного варіанта розміщення даних на конкретних машинних носіях даних.

Рис. 3.1 Структура бази даних "Модель виробу" 

При описі структури внутрішньомашинної інформаційної бази наводять перелік баз даних і масивів та логічні зв'язки між ними. Для масиву інформації вказують логічну структуру масиву чи дають посилання на документ "Опис масиву інформації".

Описуючи структуру зовнішньомашинної інформаційної бази, наводять перелік документів та інших інформаційних повідомлень, використання яких передбачено в системі, із зазначенням автоматизованих функцій, при реалізації яких формується чи використовується цей документ.

Якщо цю інформацію наведено у документах "Перелік вхідних сигналів і даних" і "Перелік вихідних сигналів", можна посилатися на ці документи.

У розділі "Організація ведення інформаційної бази", описуючи внутрішньомашинну базу, наводять послідовність процедур при створенні і обслуговуванні бази із зазначенням в разі потреби регламенту виконання процедур і засобів захисту бази від руйнування і несанкціонованого доступу, а також зв'язків між масивами баз даних і масивами вхідної інформації.

Описуючи зовнішньомашинну інформаційну базу потрібно навести послідовність процедур по маршруту руху груп документів до передачі їх на обробку, а також описати маршрут руху вихідних документів. 

Види інформаційних масивів

При організації раціонального варіанту внутрішньомашинної інформаційної бази даних, яка найбільш повно відбиває специфіку об'єкта управління, перед розробниками постають вимоги до організації масивів, які можуть бути суперечливими. До них належать:

1)повнота подання даних;

2)мінімальний склад даних;

3)мінімізація часу вибірки даних;

4)незалежність структури масивів від програмних засобів їх організації;

5)динамічність структури інформаційної бази.

Останнім часом склалися такі основні підходи до побудови внутрішньомашинної інформаційної бази:

1)проектування масиву як відображання змісту окремого документа;

2)проектування масивів для окремих процесів управління;

3)проектування масивів для комплексів процесів управління, які реалізуються;

4)проектування бази даних;

5)проектування кількох баз даних.

Кожний з цих підходів має свої переваги і недоліки, а вибір залежить від обчислювальної техніки,