Залучення документів з фондів міністерств Української Держави 1918 р. обов'язково, оскільки в них відклався великий комплекс джерел, які стосуються доби Центральної Ради. Це зумовлено тим, що внаслідок державного перевороту в центральних органах виконавчої влади були змінені переважно ключові фігури, а канцелярії відомств продовжували працювати у режимі, налагодженому у березні 1918 р. після відновлення їх діяльності. Тому справи цих фондів дуже часто розпочинаються з документів, які відносяться до березня-квітня 1918 р. і важливі для розуміння політики уряду УНР щодо створення галузевих органів державного управління.

У цих фондах зберігаються циркулярні листи центральних відомств до підпорядкованих їм установ, листування офіційного характеру між відомствами, штатні розклади, звіти, довідки, фінансові документи, протоколи засідань рад міністерств та міжвідомчих комісій тощо. Зокрема, зазначені протоколи дають можливість простежити процес прийняття відповідного рішення, відтворюють принципові моменти дискусії між представниками керівництва міністерством та різних державних установ і громадських організацій. Серед документів є також інформаційні бюлетені, які окремі українські міністерства видавали у вигляді машинописних примірників ("Бюлетень народного міністерства праці", "Вісті краєвої преси", "Вісті закордонної преси" та ін.).

Не всі документи є оригіналами. Частину з них складають копії, відпуски (копії, які залишаються у відправника), є також підготовчі матеріали до створення документів (чернетки, різні редакції, проекти). Значення останніх посилюється тим, що стислий виклад ходу засідання уряду у протоколах утруднює розуміння мотивів прийняття ним певної ухвали щодо створення або реформування органів виконавчої влади в УНР.

Особливо слід звернути увагу на довідкові матеріали, які супроводжували обговорення відповідного питання на засіданні уряду. Насамперед, це пояснювальні записки окремих міністерств до пропонованих ними проектів законів і постанов, в яких викладена позиція центрального відомства стосовно поставленої проблеми, показано становище місцевих державних установ, подана додаткова інформація статистичного характеру. Найповніше ці матеріали сконцентровані у ф. 2581, оп. 1, спр. 20, 21 та у ф. 2209, оп. 1, спр. 4.

Матеріали, які окремі міністерства готували до засідань Ради Народних Міністрів, а також протоколи цих засідань уможливили відтворення процесу підготовки урядом УНР навесні 1918 р. широкомасштабної адміністративної реформи, яку українська влада внаслідок державного перевороту не встигла оформити у вигляді законів. В протоколах зафіксовані факти прийняття Радою Народних Міністрів рішень щодо організації або реорганізації органів виконавчої влади, а зміст цих рішень можна зрозуміти за допомогою пояснювальних записок відповідних міністерств.

Слід зазначити, що діловодство в українських центральних органах виконавчої влади в цей час знаходилось на етапі становлення, тому у фондах генеральних секретарств іноді зустрічаються документи, не оформлені належним чином: відсутні підпис посадової особи або дата створення. Деякі з цих джерел мають велике значення для досліджуваної теми. Наприклад, для розуміння політики Генерального Секретаріату щодо місцевої адміністрації не можна обійтись без проекту "Тимчасової постанови про урядування на місцях". На підставі цієї постанови уряд передбачав створити при губернських та повітових комісарах так звані "урядові ради", що мали замінити собою громадські виконавчі комітети, які діяли у 1917 р. при комісарах Тимчасового уряду.

Щоб мати можливість використати документ при дослідженні політики українського уряду щодо місцевої адміністрації, необхідно було довести, що саме він був предметом обговорення на засіданні уряду 12 грудня 1917 р.. В результаті пошуків, здійснених у архіві, було виявлено три примірники згаданої постанови у ф. 1115, оп. 1, спр. 27 та у ф. 2209, оп. 1, спр. 4, 7. Один з примірників засвідчений реєстраційним штампом канцелярії генерального секретарства судових справ від 30 грудня 1917 р. Достовірність вказаних документів встановлювалась із застосовуванням методу джерелознавчої критики, зокрема її основного виду - фактичної критики, що передбачає зіставлення інформації джерела з інформацією, яку містять інші документи, достовірність яких встановлена. Відтак автор дійшов висновку, що примірник, засвідчений штампом, є першим варіантом проекту постанови, винесеної на розгляд уряду. Два інших примірника - це виправлені варіанти, в яких враховані зауваження Генерального Секретаріату, зафіксовані протоколом його засідання. Крім цього, один з примірників відклався серед документів Комісії законодавчих внесень Центральної Ради і є додатком до оригіналу запрошення члена комісії Д. Ісаєвича на її чергове засідання.

Іноді неправильне оформлення документу, що цілком зрозуміло, зважаючи на зародковий стан українського діловодства, дає підстави сучасним дослідникам для невірних висновків. Наприклад через те, що певних даних про початок діяльності Генерального Секретаріату не збереглося, історики висловлюють різні думки з приводу дати його створення. В українській історіографії прийнято цим днем вважати дату 15 червня 1917 р. (ст. ст.), яка зазначена в повідомленні, надрукованому "Народною волею". О. Галенко та Д. Яневський вважають, що Генеральний Секретаріат створено 23 червня, коли його склад було затверджено четвертою сесією Центральної Ради. В свою чергу, дослідниця О. Гомотюк висловила думку, що новий орган розпочав роботу не пізніше 7 червня, тобто ще до проголошення першого Універсалу.

На наш погляд, у протоколі засідання Генерального Секретаріату, на який спирається О. Гомотюк, допущена помилка у датуванні (зазначено 8 червня замість 8 липня). На користь цього говорить той факт, що в кінці протоколу датою наступних зборів визначено ранок 9 липня. Серед прізвищ генеральних секретарів, присутніх на засіданні, зустрічається прізвище О. Шульгина, а не С. Єфремова. Порядковий номер протоколу (№ 16) вказує, що до цього вже відбулась значна кількість засідань. Головне ж те, що питання, які обговорювались, до