ВСТУП……………………………………………………………………..5

1 ТЕОРІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ НА ПІДПРИЄМСТВАХ………………………………………………………7

1.1 ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТООБІГ» …………………………………..7

1.2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ ……………………..9

1.3 РОБОТА КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ………………………..14

2 ОСОБЛИВОСТІ РОБОТИ КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ НА ПРИВАТНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ «ВІКТОРІЯ»……………………16

2.1 УПРАВЛІНСЬКА ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ЇЇ ОСОБЛИВОСТІ……..16

2.2 ОСНОВНІ ЕТАПИ РОБОТИ КЕРІВНИКА З ДОКУМЕНТАМИ

НА ПП «ВІКТОРІЯ»………………………………………………………20

2.2.1 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВХІДНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ………20

2.2.2 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВНУТРІШНЬОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ..22

2.2.3 РОБОТА КЕРІВНИКА З ВИХІДНОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ……..23

2.2.4 ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ………………………………....24

2.3 РОБОТА КЕРІВНИКА З КАДРОВОЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ

НА ПП «ВІКТОРІЯ»………………………………………………………..25

2.4 АРХІВ КЕРІВНИКА…………………………………………………….27

ВИСНОВОК…………………………………………………………………30

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………...32

ДОДАТКИ

ВСТУП

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання і відправлення.

Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями. Документ є також візитною карткою, додатковою рекламою, складовою частиною іміджу підприємства, організації, фірми тощо.

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Керівник реалізується в культурі мислення, прийняття рішень, культурі поведінки ділового мовлення, культурі своєї управлінської діяльності взагалі. Сьогодні культура і ділове мовлення виявилися об’єднаними в царині духовних вартостей кожного управлінця, кожної людини і всього суспільства. Ніхто не стане заперечувати, що в низькій культурі мови проявляються виразні ознаки бездуховності.

Мовна неграмотність, невміння написати документ самі по собі говорять про рівень управлінської культури .

Основою культури ділового мовлення є грамотність, тобто дотримання загальноприйнятих норм користування різними засобами мови.

Ділове мовлення повинно бути не тільки правильним, а й лексично багатим, допомагати управлінцеві переконувати людей, примушувати їх виконувати потрібну справу.

Керівник повинен уміти правильно, відповідно до чинних правил і норм складати ділову документацію, бути взірцем щодо ведення документів, шукати найкращі і найдоцільніші варіанти письмового висловлювання своїх задумів.

Тема моєї курсової роботи «Робота керівника з документами». Об’єктом мого дослідження є організація роботи керівника на приватному підприємстві «Вікторія».

Предметом дослідження є робота керівника з документами.

Мета – досягнення більшої ефективності в роботі з документами .

Завдання курсової роботи:

вивчення специфіки і структури документообігу на даному підприємстві;

висвітлення змісту роботи з документами, що надходять на підприємство;

пошук ефективних заходів вдосконалення роботи з документами;

розробка спеціальних програм і баз даних з метою зменшення кількості документів, що надходять до керівника від підзвітних підрозділів;

визначення особливостей роботи з документами власного архіву керівника.

Курсова робота складається з двох розділів. В першому розділі розглянуто організацію роботи з документами. В другому розділі показано і проаналізовано роботу керівника з документами на приватному підприємстві «Вікторія».

1 ТЕОРІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

1.1 ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТООБІГ»

Документообіг - це рух документів із моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи відправлення здачі в справу.

Розрізняють три основних потоки документації:

- документи, що надходять з інших організацій (вхідні);

- документи, що відправляються в інші організації (вихідні);

- документи, створювані в організації і використовувані працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).

Рух вхідних документів включає:

- первинну обробку;

- попередній розгляд;

- реєстрацію;

- розгляд;

- передачу на виконання;

- виконання;

- контроль за виконанням;

- списання виконаного документа в справу.

В установі відбувається розподіл обсягу вхідних документів на потоки, які направляються:

- керівникам;

- у структурні підрозділи;

- окремим виконавцям.

У підрозділах формуються потоки, які на виході з установи утворюють потік документів, які відправляють. Крім того, в установі циркулюють документи, створені у ній і які не виходять за її межі, це потоки внутрішньої документації.

Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в установі забезпечується дотриманням основних принципів:

- прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи, яка працюватиме з даним документом);

- пропорційність (однакове документаційне навантаження на певні структури діловоного процесу);

- паралельність (одночасна функціональна робота над одним документом кількох виробничих підрозділів);

- безперервність (відсутність тривалих пауз – „простоїв” під час роботи з документами);

- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці їх діяльності. Наприклад: відділ кадрів займається документами, які відображають трудову діяльність);

- одноразовість (перебування документа в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).

Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відбраження в реєстраційному журналі або реєстраційних карточках.

Для ефективного функціонування будь-якої установи необхідно забезпечити належний документообіг. Однак управлінська практика дає можливість констатувати, що створення ефективної, надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості - одна із найскладніших проблем в установі [2; 28].

Для побудови ефективної організації документообігу обов'язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачають оперативне проходження документів найкоротшим шляхом з мінімальними затратами часу та праці. Але виходячи з потреб сучасного суспільства, слід зазначити, що:

- рівень обгрунтованості, оперативності управлінських рішень залежить від вдосконалення документообігу та раціональної організації діловодства;

- використання ПК, телетайпів, Іnternet, електронної пошти, інших сучасних інформаційних засобів суттєво впливає на процес формування ефективної комунікаційної мережі.

Таким чином оптимізація інформаційних потоків в управлінні виробництвом не є одноразовою акцією: її здійснення є початком систематичної роботи з вдосконалення інформаційної діяльності апарату управління установи, чим повинен займатись спеціальний підрозділ установи.

1.2 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

В кожній організації відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більший об’єм документів, опрацьованих за календарний робочий рік, тим більшим і складнішим є процес їх руху – документообігу.

Документообіг складається з двох основних